Utilizzo dei modelli per garantire layout e formattazione comuni

Microsoft Word è un ottimo strumento per lavorare sui documenti in un ambiente di squadra. Esistono molte funzionalità che supportano la collaborazione semplice, inclusi modelli, modifica e tracciamento delle revisioni, commenti, restrizione e protezione dei documenti e confronto e fusione dei documenti.

NAVIGAZIONE SCOLASTICA

1. Utilizzo dei modelli per garantire layout e formattazione comuni
2. Tenere traccia delle modifiche apportate a un documento
3. Utilizzo dei commenti per indicare le modifiche in un documento
4. Limitazione e protezione di documenti e modelli
5. Controllo delle versioni, confronto e combinazione di documenti

Gli strumenti di collaborazione di Word ti permettono di realizzare cose che anche solo 20 anni fa avrebbero richiesto di stampare tutto, trasmetterlo a un revisore o recensore, dove poi avrebbero marcato tutto in inchiostro e poi te lo avrebbero restituito . Dovresti quindi apportare le modifiche, stamparle di nuovo e restituirle per un altro giro di recensioni. Ciò richiede tempo e sprechi.

Con Word, tuttavia, puoi semplicemente inserire commenti e correzioni nel documento mentre tieni traccia di ogni modifica, in modo che chiunque collabori possa vedere dove sta andando e come si sta formando. Non è necessario stampare o consegnarlo. Puoi semplicemente salvare il tuo lavoro in una cartella condivisa o inviarlo via e-mail risparmiando un sacco di tempo prezioso!

Lo scopo di questa serie è di introdurre e familiarizzare con le funzionalità di collaborazione in Microsoft Word 2013, sebbene gran parte di ciò che discuteremo dovrebbe essere disponibile anche nelle versioni precedenti. Ciò sarà utile se sei semplicemente uno studente universitario che consegna la tua carta a qualcun altro per rileggere o modificare una grande pubblicazione, che passerà attraverso diverse revisioni e revisori.

Modelli e documenti

Quando si collabora in un ambiente di squadra, è necessario avere tutti una formattazione coerente. Puoi facilmente farlo usando i modelli.

Ad esempio, è possibile definire tutti gli stili e la formattazione in un modello, allegare il modello al documento e distribuirlo a tutti quelli che lavorano al documento. Un modello è essenzialmente la guida di Word per come dovrebbero apparire il tuo documento e il tuo ambiente di lavoro.

Ogni documento in Word è basato su un modello. Ogni volta che crei un nuovo documento in Word, un modello viene allegato automaticamente, anche quando crei un nuovo "documento vuoto".

Il nuovo documento basato sul modello contiene tutti gli stili e la formattazione necessari. Può anche includere testo standard, testo standard, stili, intestazioni, piè di pagina, barre degli strumenti speciali e qualsiasi altra informazione comune necessaria per documenti simili basati sul modello. Puoi anche allegare un modello a un documento esistente, se hai creato il modello dopo aver iniziato a lavorare sul documento.

NOTA: quando si collega un modello a un documento esistente, le informazioni di impostazione della pagina, come l'orientamento della pagina e i margini, non vengono applicate al documento. Questo perché le informazioni sulla configurazione della pagina sono diverse per ogni sezione del documento, se si divide il documento in sezioni. Word non sa quale sezione applicare le informazioni di impostazione della pagina.

Per questo motivo, ti consigliamo di pianificare in anticipo quando lavori su un documento in un'impostazione collaborativa e creare un modello per il documento che puoi applicare al nuovo documento prima di iniziare a lavorarci.

Il modello normale e i modelli personali personalizzati

Le installazioni di Word con un modello normale e altri modelli sono disponibili su Office.com. Puoi anche creare il maggior numero di modelli personali personalizzati che desideri. Se non si sceglie un modello incorporato o personalizzato, Word assegna automaticamente il modello "normal.dotm" al proprio documento.

Sono disponibili due estensioni per i file modello, DOTX e DOTM. DOTX viene utilizzato per i modelli che non utilizzano macro e DOTM è utilizzato per i modelli che lo fanno.

Il modello Normal si trova nella cartella "C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates", insieme ai modelli che è possibile scaricare da Office.com. Fare riferimento alla nostra guida How-To Geek School to Word 2013 Formatting per ulteriori informazioni.

NOTA: in questa serie, ci si potrebbe chiedere perché le immagini mostrino le schede in Word in maiuscolo e minuscolo (o in maiuscolo) piuttosto che in maiuscolo come potrebbe essere sul proprio computer. C'è un trucco per cambiare le lettere maiuscole nelle schede che spieghiamo nel nostro articolo, Come cambiare la capitalizzazione della barra multifunzione di Office 2013.

Modifica la posizione dei modelli personali

I modelli personali personalizzati sono archiviati in una posizione diversa dal modello Normal e dai modelli scaricati da Office.com. Word memorizza i modelli personali in "C: \ Users \\ Documents \ Custom Office Templates" per impostazione predefinita.

Tuttavia, questa posizione può essere modificata. Per fare ciò, fare clic sulla scheda "File".

Fai clic su "Opzioni" nell'elenco di elementi sul lato sinistro della schermata "Informazioni".

Nella finestra di dialogo "Opzioni di Word", fai clic su "Avanzate" nell'elenco di elementi a sinistra.

Nella sezione "Generale", fai clic su "Percorsi file".

Nella finestra di dialogo "Posizioni dei file", selezionare "Modelli utente" nell'elenco dei tipi di file e posizioni e fare clic su "Modifica".

Nella finestra di dialogo "Modifica posizione", accedere alla cartella in cui si desidera memorizzare i propri modelli personali, selezionarla e fare clic su "OK".

Il nuovo percorso viene visualizzato nella finestra di dialogo "Posizioni dei file". Fai clic su "OK".

Fai clic su "OK" per chiudere la finestra di dialogo "Opzioni di Word".

Devi anche specificare la posizione predefinita per i modelli personali, così avrai accesso ai tuoi modelli personali sulla schermata "Nuovo" quando crei un nuovo documento. Per fare ciò, fare clic sulla scheda "File" e selezionare "Opzioni". Questa volta, nella finestra di dialogo "Opzioni", fare clic su "Salva" nell'elenco a sinistra.

Nella sezione "Salva documenti", inserisci lo stesso percorso specificato nella finestra di dialogo "Posizioni dei file" nella casella di modifica "Posizione dei modelli personali predefiniti" e fai clic su "OK".