Come gestire l'archiviazione automatica in Outlook 2010
Se si desidera mantenere pulito ed eseguire più rapidamente Outlook 2010, un metodo consiste nell'impostare la funzionalità di archiviazione automatica. Oggi vi mostriamo come configurare e gestire la funzionalità in Outlook 2010.
L'uso di Archiviazione automatica consente di gestire lo spazio nella propria casella di posta o sul server di posta elettronica spostando gli elementi precedenti in un'altra posizione sul disco rigido.
Abilita e configura l'archiviazione automatica
In Outlook 2010, l'archiviazione automatica non è abilitata per impostazione predefinita. Per attivarlo, fare clic sulla scheda File per accedere alla visualizzazione Backstage, quindi fare clic su Opzioni.
Viene visualizzata la finestra Opzioni di Outlook, quindi fare clic su Avanzate, quindi sul pulsante Impostazioni di archiviazione automatica.
La finestra AutoArchive si apre e noterai che tutto è disattivato. Seleziona la casella accanto a Esegui AutoArchive ogni ...
Nota: se si seleziona l'opzione Elimina definitivamente gli elementi precedenti, i messaggi non verranno archiviati.
Ora puoi scegliere le impostazioni per come vuoi gestire la funzione di Archiviazione automatica. Selezionare la frequenza con cui si desidera eseguirla, richiedere prima dell'esecuzione della funzione, dove spostare gli elementi e altre azioni che si desidera eseguire durante il processo. Dopo aver effettuato le selezioni, fai clic su OK.
Configura manualmente le singole cartelle
Per un maggiore controllo sulle singole cartelle archiviate, fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e fare clic su Proprietà.
Fai clic sulla scheda Archiviazione automatica e scegli le impostazioni che desideri modificare per quella cartella. Ad esempio potresti non voler archiviare una determinata cartella o spostare i dati archiviati in una cartella specifica.
Se si desidera archiviare manualmente e fare il backup di un elemento, fare clic sulla scheda File, Strumenti di pulizia, quindi su Archivia.
Fai clic sul pulsante di opzione accanto a Archivia questa cartella e tutte le sottocartelle. Seleziona la cartella che vuoi archiviare. In questo esempio vogliamo archiviare questa cartella in una posizione specifica.
I file .pst vengono salvati nella cartella dei documenti e, se è necessario accedervi in un secondo momento, è possibile.
Dopo aver impostato l'archiviazione automatica, è possibile trovare gli elementi nei file archiviati. Nel riquadro di spostamento espandere la cartella Archivi nell'elenco. Puoi quindi visualizzare e accedere ai tuoi messaggi.
È anche possibile accedervi facendo clic sulla scheda File \ Apri, quindi Apri file di dati di Outlook.
Quindi è possibile cercare il file archiviato che si desidera aprire.
Archiviare vecchie email è un buon modo per mantenere una bella casella di posta pulita, velocizzare l'esperienza di Outlook e risparmiare spazio sul server di posta elettronica. L'altra cosa buona è che puoi configurare i tuoi archivi di posta elettronica e cartelle specifiche per soddisfare le tue esigenze di posta elettronica.
