Come gestire gli allegati in Outlook 2013

Arriva un momento, una ricerca di lavoro o la condivisione di foto con familiari più anziani, dove potrebbe essere necessario inviare roba alla vecchia maniera - come allegato di posta elettronica. Se invii email al lavoro, potrebbe far parte del tuo repertorio di email.

La cosa sugli allegati è che c'è una sorta di codice non scritto per quanto riguarda l'invio di questi. Ad esempio, mentre è possibile inviare un file enorme in una e-mail (dipende da quanto il servizio o l'ISP che si sta utilizzando consentirà), non è necessariamente efficiente. Allo stesso modo, l'invio di più file di solito è meglio compresso in un file contenitore.

Naturalmente, a seconda del tipo di file che è, può o non può arrivare a destinazione. File come quelli che terminano in .EXE, .BAT e altri tipi eseguibili, spesso (di solito) vengono bloccati o eliminati a causa della loro associazione con malware. Se vuoi inviare un file come questo, probabilmente dovrai includerlo in un archivio .ZIP.

Comporre un messaggio di posta elettronica e gestire i contatti in Outlook è piuttosto semplice, e mentre aggiungere e gestire gli allegati dovrebbe essere ormai una seconda natura, molti utenti potrebbero non rendersi conto che potrebbero farlo meglio.

Aggiungere un allegato

Per aggiungere un allegato, puoi trascinare un file o file su un messaggio e-mail vuoto e questo verrà incollato come allegato. Oppure, fare clic sul pulsante "Allega file" sulla barra multifunzione, nella sezione Includi.

Dovrai cercare nel percorso in cui si trova il file che desideri allegare, quindi selezionare il file o i file che desideri includere nel messaggio, quindi fare clic su "Inserisci". In alternativa, fai clic sulla piccola freccia e seleziona "Inserisci come Testo "e il tuo allegato verrà inserito in linea, il che significa che verrà visualizzato nel tuo messaggio anziché come file separato.

Una volta collegato, sarai in grado di vederlo nel campo Attached sotto la riga dell'oggetto.

Infine, diciamo che hai allegato il tuo allegato e ti rendi conto che è sbagliato. Nessun problema, puoi semplicemente selezionare l'allegato premendo il pulsante "Elimina" sulla tastiera, oppure puoi fare clic con il tasto destro e selezionare "Rimuovi".

I file non sono l'unica cosa che puoi allegare al messaggio, ma puoi anche allegare elementi e firme.

Allegare altre cose

Gli articoli possono includere biglietti da visita (file .VCF, discussi in precedenza), calendari e elementi di Outlook, che possono essere note, attività, contatti e altri elementi che vengono aperti in Outlook.

I calendari sono un'altra cosa che potresti voler condividere di volta in volta, e se fai clic sul pulsante "Allega elemento", vedrai che è facile farlo. Condividere il tuo calendario non significa che devi condividere ogni singolo elemento ogni singolo giorno. Puoi semplicemente condividere alcuni giorni o una settimana, ad esempio per una vacanza in famiglia o per un itinerario di vacanza in famiglia.

La condivisione di un calendario ti darà le opzioni per scegliere il calendario attuale, l'intervallo di date, i dettagli e altre opzioni avanzate.

Quando fai clic su "OK", vedrai che il calendario sarà allegato al messaggio e-mail in modo che possa essere aperto e visualizzato, ma verrà anche incollato nel messaggio effettivo in modo che i destinatari possano visualizzarlo comodamente a colpo d'occhio.

Gli elementi di Outlook sono praticamente tutto ciò che è possibile creare in Outlook, che può quindi essere allegato e inviato ad altri utenti di Outlook. Nella seguente schermata, puoi vedere come funziona. Scegli la fonte e poi da lì, scegli l'oggetto o gli elementi (puoi sceglierne più di uno) che vuoi allegare.

Nota, puoi decidere se vuoi che l'oggetto arrivi come allegato fisico effettivo o in linea come solo testo. Questo è lo stesso che abbiamo discusso in precedenza dove è possibile "Inserisci come testo" e apparirà come parte del messaggio fisico.

I biglietti da visita possono o meno essere una di quelle cose che usi o di cui hai bisogno, ma è un modo davvero conveniente per condividere i tuoi dettagli immediati in un pacchetto semplice e conveniente. Se vuoi condividere il tuo biglietto da visita (o di chiunque altro), puoi semplicemente selezionarlo dal menu Allega elemento e i tuoi contatti appariranno

Scegli la carta o le carte che vuoi allegare e fai clic su "OK" e le schede appariranno come testo e saranno anche allegate come file .VCF, il che significa che può essere importato in qualsiasi rubrica che supporti tali file.

Condividere i contatti come biglietti da visita è un modo molto veloce e conveniente per fornire a qualcun altro informazioni di contatto o per importare le informazioni di contatto da qualcun altro senza doverle digitare manualmente nella tua rubrica.

Gestione degli allegati

Ovviamente, con la posta elettronica, c'è sempre l'opportunità di ricevere e dare. Quindi, cosa fai quando un messaggio con allegati arriva nella tua casella di posta? Di solito è piuttosto semplice, come nell'immagine seguente. Vedi il nostro messaggio di prova è arrivato con un'immagine allegata.

Se si fa semplicemente clic sull'allegato, si vede che le opzioni appaiono nella barra multifunzione chiamata Strumenti allegati. Da qui puoi agire su di esso. Si noti inoltre che se si ricevono più file, è possibile salvare tutti gli allegati in una volta e se non si è sicuri se è saggio aprire l'allegato, è possibile rimuoverlo, anche se è probabilmente più saggio cancellare semplicemente il messaggio se hai dei dubbi.

Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi allegato in un messaggio e puoi utilizzare il menu a discesa visualizzato per eseguire le stesse azioni trovate sulla barra multifunzione.

Quando si gestiscono allegati, i caveat abbondano. Gli allegati possono essere pericolosi come può attestare chiunque abbia usato la posta elettronica negli ultimi vent'anni. In conclusione, non aprire nulla che non sia di qualcuno che non conosci o di cui ti fidi e utilizza sempre uno scanner di virus / malware sul tuo computer.

Gestione di più file o file di grandi dimensioni come allegati

Abbiamo parlato un po 'di come gestire uno o forse alcuni allegati, ma cosa succede se si desidera collegare dozzine o anche centinaia di file? Oppure, cosa succede se si desidera allegare un file di grandi dimensioni?

L'invio di allegati di grandi dimensioni è un po 'insolito, soprattutto se qualcuno riceve un sacco di email nel processo. Il problema con l'invio di file di grandi dimensioni via email non è tanto se il server di posta consentirà o meno gli allegati di determinate dimensioni. Per la maggior parte, probabilmente non invierai un file molto più grande di un megabyte o due, o almeno non dovresti.

Tuttavia, ci saranno quelle volte in cui è necessario inviare qualcosa che è un po 'ingombrante. Se utilizzi un servizio di webmail come Yahoo, Gmail o Microsoft, allora avranno limiti di dimensione (25 Mb, 25 Mb, 20 Mb rispettivamente), proprio come il tuo ISP, ad es. Anche Comcast, Time Warner, AT & T, ecc. (Di solito circa 10 Mb).

Nella maggior parte dei casi, quando i file sono eccessivamente grandi o numerosi, ci rimandiamo all'utilizzo di un servizio cloud, che è abbondante e offre abbastanza spazio per inviare la maggior parte dei file. Molto spesso, semplicemente caricando i file su un'unità cloud e condividendoli, è più veloce e più affidabile della posta elettronica. Abbiamo una guida pratica che spiega esattamente come inviare file di grandi dimensioni tramite e-mail nel caso in cui volessi saperne di più.

Per quanto riguarda l'invio di più file, non dovresti avere un problema a patto che siano pochi ma una volta che inizi ad allegare dozzine di immagini o documenti, le cose possono diventare un po 'imbarazzanti. Ancora una volta, si consideri l'utilizzo di un servizio cloud. Indipendentemente da ciò, ti consigliamo di comprimere più file prima di inviarli. Windows ha il supporto nativo per i file zip, quindi non devi preoccuparti che il tuo destinatario non sia in grado di aprirlo.

Si prega di consultare questo articolo, che spiega tutto ciò che è necessario sapere sui file zippati.

Questo sembra un buon posto per terminare la nostra discussione sugli allegati. Non sono un argomento complicato, ma indipendentemente dal fatto che utilizzi Outlook, Gmail o qualsiasi altra e-mail, l'invio di file potrebbe richiedere alcuni passaggi extra oltre alla semplice allegazione.

Per quanto riguarda ora, abbiamo trattato le parti più elementari dei poteri di posta elettronica di Outlook: contatti, indirizzamento, composizione - tutto ciò è molto semplice. Ora con gli allegati, hai una conoscenza abbastanza completa delle cose semplici.

Ora è il momento di intensificare il nostro gioco. Mentre utilizzi Outlook e accumuli email, dovrai imparare come gestirlo utilizzando strumenti come Quick Steps e regole, di cui parleremo in una prossima funzione. Nel frattempo, e come sempre, ti incoraggiamo a darci il tuo feedback nel nostro forum di discussione.