Come trovare e sostituire la formattazione in Microsoft Word
La funzionalità Trova e sostituisci di Microsoft Word non è solo per la sostituzione del testo. Puoi anche utilizzare Trova e sostituisci per individuare tipi specifici di formattazione nel documento e persino sostituire la formattazione con qualcos'altro.
Quando è utile trovare e sostituire la formattazione?
Esistono molti modi per utilizzare Trova e sostituisci per la formattazione, ma quando dovresti considerare l'uso di Trova e sostituisci invece di applicare modifiche di formattazione manuale o utilizzare altre opzioni come Copia formato?
A volte, ha senso applicare le modifiche di formattazione manualmente. Ad esempio, se è necessario modificare il colore di tutto il testo o rimuovere tutte le occorrenze di testo in grassetto nel documento, è possibile farlo selezionando tutto (Ctrl + A) e quindi applicando la modifica desiderata. Se hai bisogno di controllare ciò che viene cambiato e ciò che non è più preciso, potresti stare meglio nel tuo documento e apportare queste modifiche a mano.
Tuttavia, ci sono momenti in cui Trova e sostituisci possono aiutarti a risparmiare tempo applicando le modifiche di formattazione più velocemente e più facilmente rispetto alla formattazione manuale. È possibile utilizzare Trova e sostituisci per cercare e modificare la formattazione di caratteri e paragrafi.
Ecco alcuni esempi quando potrebbe essere utile:
- Hai utilizzato un tipo di formattazione dei caratteri nel documento e desideri modificarlo in un altro tipo di formattazione. Ad esempio, supponiamo che tu abbia usato il corsivo per dare enfasi e ora vuoi rimuovere quella formattazione.
- Hai una parola o frase particolare a cui vuoi applicare (o modificare) la formattazione dei caratteri. Ad esempio, dì che ripeti la frase "Cappuccetto rosso" in tutto il tuo documento e ora hai deciso che ti piacerebbe che quella frase usasse un font diverso e un testo rosso.
- Hai utilizzato una particolare formattazione di paragrafo (allineamento, rientro, spaziatura e così via) e vuoi cambiarla. Ad esempio, supponi di aver impostato paragrafi specifici da allineare a sinistra e di avere un particolare rientro, e ora vuoi rimuovere quel rientro e allineare al centro quei paragrafi.
Ora sì, con una certa preveggenza, potresti aver impostato stili di carattere e paragrafo e applicarli rigorosamente a tutto il documento. Ciò renderebbe più semplice modificare alcune di queste cose. Ma quando la lungimiranza si trasforma in senno di poi, Trova e sostituisci può aiutarti a portare a termine il lavoro.
Pronto a vederlo in azione?
Utilizzare Trova e sostituisci per modificare la formattazione dei caratteri
Quando si tratta di trovare e sostituire la formattazione, è possibile creare una ricerca solo per determinati tipi di formattazione, oppure è possibile farlo in combinazione con la ricerca di testo (si può anche essere fantasiosi e combinarli con caratteri jolly per perfezionare ulteriormente le ricerche).
Se si desidera lavorare solo con la formattazione dei caratteri
Se vuoi cercare la formattazione senza testo di accompagnamento, è facile. Prendiamo l'esempio di prima, dove abbiamo deciso di rimuovere le occorrenze del testo in corsivo. Avvia la finestra di dialogo Trova e sostituisci andando a Home> Sostituisci o premendo Ctrl + H.
Nella scheda Sostituisci, fare clic per posizionare il punto di inserimento nella casella "Trova cosa". Successivamente, fai clic sul menu a discesa "Formato" e scegli l'opzione "Carattere".
Nella finestra Trova carattere, fai clic sull'opzione "Corsivo" (o su qualsiasi altra formattazione vuoi cercare), quindi fai clic su "OK".
Di nuovo nella finestra Trova e sostituisci, puoi vedere che la selezione della formattazione è ora elencata nella casella "Trova cosa" per aiutarti a tenere traccia di ciò che stai cercando.
Ora posiziona il tuo punto di inserimento nella casella "Sostituisci con", torna indietro in Formato> Font, e questa volta scegli l'opzione "Regolare". Quando hai finito, vedrai che la formattazione appare sotto la casella "Sostituisci con".
Nota come ciò dice "Not Bold" e "Not Italic". Non puoi usare questa tecnica per passare da un tipo di formattazione a un'altra - solo per aggiungere o rimuovere la formattazione.
Ad ogni modo, ora sei pronto per la ricerca. Premi il pulsante "Trova successivo" per fare in modo che Word localizzi e evidenzi l'occorrenza successiva di qualsiasi cosa tu stia cercando. Qui, abbiamo trovato la nostra prossima parola in corsivo. Fai clic sul pulsante "Sostituisci" per apportare la modifica. Premi "Trova successivo" per trovare l'occorrenza successiva e ripetere. Se ti senti fortunato, puoi anche premere il pulsante "Sostituisci tutto" per far andare avanti Word e sostituire tutto ciò che trova senza doverli controllare, ma ti consigliamo di salvare o fare una copia del documento prima di fare questo.
Se vuoi lavorare con formattazione e testo dei caratteri
Abbastanza facile, ma cosa succede se si desidera lavorare contemporaneamente con la formattazione e il testo? Facciamo un esempio più grande.
Diciamo che hai appena finito di digitare e formattare un rapporto e che per il nome della società, "Lorem Incorporated", hai applicato il grassetto, il corsivo e il colore del carattere blu per dare enfasi. Il tuo documento ha un aspetto simile a questo:
Il tuo manager rivede il tuo rapporto e ti chiede di rimuovere il colore blu, il grassetto e il corsivo. Inoltre, è necessario cambiare "Lorem Incorporated" in "Lorem Inc.". È necessario apportare rapidamente le modifiche, quindi inviare via email il rapporto rivisto al proprio manager il prima possibile. Puoi fare tutto facilmente tramite Trova e Sostituisci.
Avvia la finestra di dialogo Trova e sostituisci andando a Home> Sostituisci o premendo Ctrl + H.
Digita "Lorem Incorporated" nella casella "Trova cosa". Fare clic sul pulsante "Altro" per espandere le opzioni Trova e Sostituisci se non sono già visualizzate.
Successivamente, fai clic sul pulsante "Formato" in basso a sinistra, quindi sull'opzione "Carattere".
Nella finestra Trova carattere, fai clic sullo stile del carattere "Grassetto corsivo". Nel menu a discesa "Colore carattere", scegli il colore blu (che è attualmente applicato al testo). Fai clic su "OK" quando hai finito.
Si noti che le selezioni di formato appena effettuate vengono visualizzate sotto la casella "Trova cosa".
Il prossimo tipo "Lorem Inc." nella casella "Sostituisci con". Fai nuovamente clic sul pulsante "Formato", quindi su "Carattere".
Scegli lo stile di carattere "normale" e nel menu a discesa "Colore carattere", scegli "Automatico" (che di default è nero). Fai clic su "OK" quando hai finito.
Ora, è possibile utilizzare i pulsanti "Trova successivo" e "Sostituisci", a turno, per scorrere ciascuna occorrenza nel documento o fare clic sul pulsante "Sostituisci tutto" per modificare tutte le occorrenze contemporaneamente. Se si utilizza "Sostituisci tutto", si consiglia di salvare o creare prima una copia del documento.
Utilizzare Trova e sostituisci per modificare la formattazione dei paragrafi
Puoi anche utilizzare Trova e Sostituisci per lavorare con la formattazione a livello di paragrafo e funziona più o meno allo stesso modo del lavoro con la formattazione a livello di carattere. Puoi persino usarlo per trovare e sostituire la formattazione di caratteri e paragrafi nello stesso momento, se lo desideri.
Ma prendiamo un esempio più diretto per vedere come funziona. Diciamo che abbiamo copiato e incollato alcuni paragrafi da un altro documento di Word da utilizzare nel nostro documento. Nel nostro documento, stiamo usando l'interlinea standard in cui non c'è spazio aggiunto prima dei paragrafi e la spaziatura 8pt dopo i paragrafi.
Per qualche ragione, il documento su cui stiamo tirando i paragrafi è impostato in modo da utilizzare prima la spaziatura 18pt e dopo i paragrafi. Stiamo incollando il testo con la formattazione perché vogliamo mantenere la formattazione a livello di carattere come il testo in grassetto.
I risultati non sembrano grandi perché il paragrafo che abbiamo copiato e incollato ha molto più spazio prima e dopo rispetto ai nostri altri paragrafi.
Ora, un modo per risolvere il problema sarebbe quello di premere Ctrl + A per selezionare l'intero documento e quindi impostare l'interlinea per tutti i paragrafi nel documento ai valori predefiniti. Ma, se avessimo avuto dei paragrafi in cui avevamo adattato l'interlinea e volevamo mantenere questo?
Hai indovinato: Trova e sostituisci in soccorso. Riaccendilo da Home> Sostituisci o premendo Ctrl + H.
Inserisci il tuo punto di inserimento nella casella "Trova cosa", apri il menu a discesa "Formato" e scegli l'opzione "Paragrafo".
Nella finestra Trova paragrafo, selezionare la formattazione per la quale si desidera effettuare la ricerca. Nel nostro caso, stiamo cercando i paragrafi in cui la spaziatura prima e dopo è di 18 pt. Al momento della configurazione, fai clic su "OK".
Ora vedrai che la formattazione è elencata sotto la casella "Trova cosa".
Ora posiziona il tuo punto di inserimento nella casella "Sostituisci con", apri nuovamente il menu a discesa "Formato" e fai clic su "Paragrafo".
Questa volta, imposta la formattazione che desideri utilizzare come sostituzione. Stiamo andando con l'impostazione predefinita di Word di non spaziatura prima e 8pt dopo, come nel resto del nostro documento. Fai clic su "OK" quando lo hai impostato.
Ora sei pronto per la ricerca. Premi il pulsante "Trova successivo" per fare in modo che Word localizzi e evidenzi l'occorrenza successiva di qualsiasi cosa tu stia cercando. Qui, è trovato il nostro paragrafo stranamente distanziato. Fai clic sul pulsante "Sostituisci" per apportare la modifica. Premi "Trova successivo" per trovare l'occorrenza successiva e ripetere. Puoi anche premere il pulsante "Sostituisci tutto" per far andare avanti Word e sostituire tutto ciò che trova senza doverli controllare, ma ti consigliamo di salvare o fare una copia del documento prima di fare questo.
E dopo aver eseguito la sostituzione, abbiamo ora un paragrafo distanziato proprio come gli altri.
Puoi ottenere molto più sofisticato con le tue ricerche rispetto ai semplici esempi che abbiamo fornito qui. È possibile combinare più tipi diversi di carattere e formattazione di paragrafo in una singola ricerca. Puoi persino utilizzare caratteri jolly e altri caratteri speciali per ottenere più creatività con il testo specifico che trovi. Ma questo dovrebbe essere sufficiente per iniziare!
