Come collaborare ai documenti in tempo reale in Office 2016
Microsoft Office 2016 ha migliorato le funzionalità di collaborazione in modo che più autori possano lavorare su un documento in tempo reale. Puoi condividere un documento in OneDrive e vedere chi ci sta lavorando, e persino ottenere un link per inviarne altri per un facile accesso al documento.
Useremo Word in questo articolo per illustrare come collaborare ai documenti; tuttavia, questa funzionalità di collaborazione in tempo reale è disponibile anche in Excel e PowerPoint.
Per iniziare, apri il documento che vuoi condividere e fai clic sul pulsante "Condividi" sulla barra multifunzione nell'angolo in alto a destra della finestra di Word.
NOTA: prima di impostare il documento da condividere, è necessario assicurarsi di disporre di una cartella condivisa nel proprio account OneDrive. In alternativa, puoi utilizzare la cartella "Pubblica" esistente nel tuo account per impostazione predefinita.
Viene visualizzato il riquadro "Condividi". Per salvare il documento nella cartella che hai condiviso nel tuo account OneDrive, fai clic su "Salva in Cloud".
Nella schermata del backstage "Salva con nome", seleziona la posizione condivisa in cui desideri salvare il documento oppure fai clic sul pulsante "Sfoglia" per selezionare una posizione nel tuo account OneDrive non nell'elenco recente.
Se necessario, accedere alla cartella condivisa nella finestra di dialogo "Salva con nome". Se si desidera modificare il nome del file, inserire un nuovo nome nella casella di modifica "Nome file". Fai clic su "Salva".
Si ritorna al documento e il riquadro "Condividi" si connette e consente di invitare le persone a visualizzare o modificare il file o semplicemente a visualizzarlo. Per invitare qualcuno a collaborare al documento, inserisci l'indirizzo e-mail dell'utente nella casella di modifica "Invita persone". Selezionare se "Può modificare" o "Può visualizzare" dall'elenco a discesa. Se si desidera inviare un messaggio personalizzato, inserirlo nella casella "Includi un messaggio". Per condividere il documento, fai clic su "Condividi".
L'utente viene aggiunto all'elenco delle persone con cui hai condiviso il documento.
Puoi anche specificare se "Sempre" o "Mai" condividere le modifiche automaticamente o se ti viene chiesto ("Chiedimi") ogni volta che viene apportata una modifica selezionando un'opzione dall'elenco a discesa "Condividi automaticamente le modifiche".
L'utente con cui hai condiviso il documento riceve un'email simile all'immagine seguente. Fanno clic su "Visualizza in OneDrive" per accedere al documento.
NOTA: è possibile ottenere facilmente un collegamento al documento condiviso in modo da poterlo inviare via email agli utenti facendo clic su "Ottieni un collegamento di condivisione" nella parte inferiore del riquadro "Condividi".
Due pulsanti vengono visualizzati nel riquadro "Condividi". Se si desidera inviare un collegamento che consente a un utente di visualizzare e modificare il documento, fare clic sul pulsante "Crea un collegamento di modifica". Per inviare un collegamento che consente solo a un utente di visualizzare il documento e non modificarlo, fai clic sul pulsante "Crea un collegamento di sola visualizzazione".
Viene visualizzata la finestra "Modifica link" contenente l'URL per accedere al documento con le autorizzazioni appropriate. Fare clic sul pulsante "Copia" a destra della casella per copiare l'URL in modo da poter condividere il link in e-mail, ad esempio.
Facendo clic sul link che l'utente riceve tramite posta elettronica, il documento viene aperto nella versione online dell'app Office 2016 appropriata.
Quando l'utente inizia a modificare il documento, viene visualizzato un popup che indica che "Ospite sta modificando questo documento".
Le modifiche apportate dall'altra persona vengono visualizzate come testo evidenziato nell'istanza del documento.
Se hai permesso a un utente di modificare un documento e poi hai cambiato idea, puoi facilmente modificare le autorizzazioni per quell'utente. Fare clic con il tasto destro del mouse sul nome dell'utente nell'elenco e selezionare "Modifica autorizzazione su: Può visualizzare". Puoi anche andare nella direzione opposta, dando all'utente il permesso di modificare il documento dopo aver solo permesso loro di vederlo.
Se hai finito di condividere il documento con un utente, puoi smettere di consentire all'utente di visualizzare o modificare il documento. Fare clic con il tasto destro del mouse sul nome dell'utente nell'elenco e selezionare "Rimuovi utente" dal menu popup.
Per chiudere il riquadro "Condividi", fai clic sulla "X" nell'angolo in alto a destra del riquadro.
Sia che tu stia lavorando su un progetto grande o piccolo, questa nuova funzionalità di collaborazione in Office 2016 con editing in tempo reale e integrazione con il cloud con OneDrive è potente.
