Principiante Come creare, gestire e condividere calendari in Outlook 2013
A meno che tu non stia vivendo una vita senza responsabilità, il sole probabilmente si alza e si fissa sul tuo calendario giornaliero. Se non sai cosa succede ogni giorno, puoi ritrovarti rapidamente perso in un labirinto di appuntamenti mancati e incontri a sorpresa.
Parliamo dei calendari di Outlook perché al di fuori della posta elettronica, (forse ancora di più a volte), l'organizzazione e la produttività dipendono dalla capacità di gestire gli eventi e di fare le cose. Una delle cose che Outlook fa con grande aplomb, forse meglio della maggior parte delle altre applicazioni, è il calendario. Le funzioni di calendario di Outlook non sono seconde quando si tratta di creare, modificare e condividere eventi.
Questo articolo si concentrerà principalmente sulle cose semplici. Ti mostreremo come creare e gestire i tuoi calendari, aggiungere appuntamenti, riunioni e anche condividerli con altri nella tua rubrica per una facile collaborazione. Quando avremo terminato, mostreremo come oltre l'utilizzo di Outlook per le nozioni di base come la posta elettronica o i contatti e le rubriche, puoi incorporare il calendario nella tua vita frenetica e migliorare la tua casa o il tuo piccolo ufficio.
Nozioni di base sul calendario
Ogni volta che usi Outlook, avrai le sue funzionalità di calendario a tua disposizione. Anche se non hai impostato un account email, puoi comunque utilizzare Outlook per il resto delle sue funzionalità. Il calendario funziona meglio, tuttavia, se puoi sfruttare le sue capacità collaborative, quindi l'utilizzo di un account e-mail ti assicura di inviare inviti alle riunioni e ricevere notifiche dei partecipanti.
Indipendentemente da ciò, ecco il tuo calendario giornaliero di base, ovvero il calendario predefinito associato al tuo profilo di Outlook predefinito. Questa è la vista mensile, ma puoi usare le funzioni nella scheda Disponi per cambiare la vista.
Ad esempio, di seguito è riportata la vista della settimana lavorativa (rispetto alla vista dell'intera settimana). È molto semplice, con il tempo (puoi impostarlo nella tua città) e una casella di ricerca. Se hai incontri o appuntamenti, li vedrai qui e puoi saltare alla settimana precedente o successiva facendo clic rispettivamente sui pulsanti "Appuntamento precedente" o "Appuntamento successivo" lungo i bordi del calendario.
Spostiamoci un po 'e concentrati su come modificare la disposizione del tuo calendario per soddisfare meglio le tue esigenze specifiche o particolari.
Flettendo il muscolo del tuo calendario
Puoi fare un bel po 'di tempo per modificare la disposizione e l'aspetto del tuo calendario. Se visualizzi la scheda Visualizza sotto, puoi vedere un intero assortimento di stili che puoi utilizzare per un calendario adatto alle tue esigenze organizzative.
Controlla il seguente calendario. Abbiamo apportato alcune modifiche minori al suo aspetto. Per uno, è possibile modificare il colore, che è un tocco sottile ma piacevole.
La scheda Visualizza ti consente di aggiungere diverse altre visualizzazioni per accentuare la modalità in cui ti trovi. Ad esempio, c'è la barra Da fare, che ti consente di aggiungere calendari, persone e attività alla colonna di destra (vedi sopra). Questa barra To-Do è personalizzabile in base alla modalità in cui ti trovi, quindi anche se hai attivato le attività e il calendario, come nella schermata sopra, se passi alla posta in arrivo, devi riattivare il -Do Bar.
È una buona idea giocare con la scheda Visualizza in ogni modalità perché non saranno tutti esattamente uguali. Ad esempio, il riquadro di lettura non è molto utile nella visualizzazione del calendario, ma è sicuramente una grande aggiunta alla posta in arrivo.
Allo stesso modo, controlla una visualizzazione giornaliera del calendario con la visualizzazione Attività giornaliera abilitata. Puoi vedere qui il tuo calendario giornaliero con le attività che ti spettano di seguito.
Parleremo molto di più sulle attività in un prossimo articolo, ma ora concentriamoci su tutto ciò che potresti voler sapere su appuntamenti e riunioni.
Aggiunta di appuntamenti e riunioni
Diamo un'occhiata all'impostazione di appuntamenti e riunioni. Nell'esempio seguente, stiamo organizzando una pizza party. L'argomento, naturalmente, è la natura dell'appuntamento, e mentre una pizza party non è necessariamente un "appuntamento", si ottiene l'idea. È quindi possibile aggiungere altre specifiche, ad esempio il luogo in cui si svolge la pizza party e i relativi orari di inizio e di fine.
C'è molto spazio (tecnicamente illimitato) per aggiungere note, istruzioni o indicazioni per l'evento. Certo, non è una gran festa se non hai altre persone lì. Quindi dovremo invitare alcuni partecipanti. Dopo aver invitato le persone, non è più considerato un appuntamento. Invece, Outlook lo modifica in una riunione. Nello screenshot seguente, vediamo il nostro nuovo appuntamento trasformato in riunione.
Puoi digitare i nomi manualmente o fare clic sul pulsante "A" per aggiungere partecipanti dalla tua rubrica. Se non hai ancora creato una rubrica, possiamo dirti come aggiungere e gestire i contatti e importare contatti da altre fonti, come Gmail.
È possibile tagliare direttamente all'inseguimento e fare semplicemente clic su "Nuovo meeting" dalla scheda Home della barra multifunzione. Quando inviti i partecipanti, hai la possibilità di richiedere ulteriori opzioni di risposta.
Se richiedi una risposta (piuttosto che limitarti a mettere la parola fuori e lasciarla a quel punto), allora gli invitati avranno la possibilità di rispondere al RSVP. Nota, questo funziona meravigliosamente con un prodotto Microsoft come un account di posta elettronica Outlook.com, in cui ti vengono fornite le opzioni di risposta direttamente nel messaggio.
In Gmail, sarai in grado di agire su un invito più o meno allo stesso modo. Comunque tu risponda, verrà inviato all'organizzatore dell'evento e automaticamente aggiunto alla loro Outlook.
Ora che siamo chiari su appuntamenti e riunioni, passeremo a modificarli e cancellarli perché il cambiamento è inevitabile, ea volte i nostri piani meglio definiti cadono attraverso.
Modifica o annullamento di riunioni e monitoraggio delle risposte
Qualcosa è venuto fuori e abbiamo bisogno di spostare la nostra pizza party a sabato sera. Questo non è un problema per noi, ma per quanto riguarda i nostri partecipanti? Bene, i loro piani dipendono interamente da loro, ma Outlook rende almeno facile avvisarli dei cambiamenti.
Per modificare una riunione e avvisare i partecipanti, devi prima aprire l'evento dal tuo calendario di Outlook e apportare le modifiche necessarie. In questo caso, stiamo solo spostando la riunione un giorno. Si noti che è possibile fare clic su "Invia aggiornamento" e gli invitati verranno aggiornati sulla modifica.
A questo punto, se i partecipanti hanno precedentemente accettato il tuo invito, dovranno accettarlo nuovamente.
Ora potrebbe essere un buon momento per mostrare come monitorare i progressi della tua riunione. Fai clic sul pulsante "Tracciamento" e da qui puoi vedere i progressi della tua riunione. In questo momento, solo un invitato ha accettato, quindi forse questo sabato non è un buon momento.
Uh oh, ancora una volta è appena uscito qualcosa e abbiamo bisogno di cancellare la riunione. Basta fare clic sul pulsante "Annulla riunione". Il tuo invito ora cambierà e otterrai un pulsante "Invia annullamento" per fare clic e inviare le cattive notizie.
È così semplice che i tuoi precedenti invitati riceveranno un'email aggiornata e l'evento verrà rimosso dal tuo calendario di Outlook.
eventi
Con i tuoi appuntamenti trasformati in incontri inseriti e salvati, lo vedrai sul tuo calendario. Quando passi il mouse su di esso, vedrai i dettagli pertinenti. A questo punto, se tutto è buono, puoi lasciarlo e passare ad altre cose.
Se, tuttavia, vuoi cambiarlo o cancellarlo, puoi aprirlo facendo doppio clic su di esso o usando l'azione appropriata sulla barra multifunzione, che qui è il pulsante "Apri".
Puoi anche accedere a molti degli stessi controlli del nastro dal menu contestuale del tasto destro.
Con la riunione o l'appuntamento aperti, prendere nota della scheda Opzioni, che consente di modificare alcune modifiche, ad esempio la modifica dello stato (Occupato, Provvisorio, Fuori sede, ecc.), Impostare un promemoria, modificare il fuso orario e infine impostare il evento come ricorrente.
Gli eventi ricorrenti sono comuni, come un incontro settimanale o un evento di guadagni trimestrali, o semplicemente un pranzo con un amico, quindi è bene sapere come impostarli. Come puoi vedere dallo screenshot, questo dovrebbe essere abbastanza facile da capire. È possibile impostare l'orario dell'appuntamento, il modello e, naturalmente, l'intervallo o la durata della ricorrenza.
Vedete nell'immagine seguente, abbiamo impostato un evento ricorrente per ogni lunedì alle 13:00, che continuerà indefinitamente.
È importante ricordare che, mentre le riunioni e gli appuntamenti presentano diverse differenze chiave, sono ancora visibili e possono essere modificati allo stesso modo, pertanto tutte le opzioni visualizzate per gli appuntamenti saranno le stesse per le riunioni.
Allegare un file o un documento a un elemento del calendario
Immaginiamo di aver preso un appuntamento, come portare il tuo animale dal veterinario, o di cambiare il tuo olio, e in entrambi i casi, hai un documento o un'immagine che vuoi allegare ad esso in modo da non dimenticare.
Nell'esempio seguente, il nostro petrolio è finalmente cambiato e abbiamo un coupon per questo. Potresti stampare il coupon e provare a ricordarlo in anticipo, oppure puoi semplicemente collegarlo all'appuntamento in modo tale che quando Outlook ti ricorda, il coupon è proprio lì così puoi stamparlo mentre ci stai pensando.
Per fare ciò, si desidera fare clic su "Allega file" e quindi cercare la posizione in cui è stato salvato. È possibile inserire il file così com'è, incollarlo in linea come testo o inserire il percorso del file come collegamento ipertestuale. In questo caso, stiamo solo andando ad allegare il PDF così com'è.
Naturalmente, questa sarà una funzione molto utile se è necessario condividere documenti per una riunione di lavoro, inviare materiale di studio agli studenti o ogni volta che la situazione potrebbe richiedere informazioni supplementari.
Gestione e condivisione dei calendari
Gestire i calendari ti consente di realizzare due cose. Puoi aprire calendari da varie fonti ed è possibile creare e salvare gruppi di calendari.
Se fai clic sul pulsante "Apri calendario", puoi creare un calendario da diverse fonti, anche da Internet, oppure puoi creare un calendario vuoto. Un vantaggio di creare un calendario vuoto è che sei in grado di mantenere separati il lavoro e la vita domestica.
Nello screenshot seguente, sono stati creati diversi calendari e abbiamo anche creato un gruppo speciale per il lavoro. Puoi effettivamente trascinare gli eventi da un calendario a un altro; vedi come abbiamo una voce per una riunione settimanale nei due calendari che abbiamo selezionato per mostrare.
Essere in grado di trascinare eventi attraverso calendari significa che se hai speso tempo aggiungendo un appuntamento o una riunione, se in seguito decidi che deve essere su un calendario diverso, non è necessario ricreare gli eventi.
Infine, è possibile condividere calendari, che dovrebbero essere abbastanza auto-esplicativi, di nota però è la possibilità di inviare tramite e-mail un calendario. Abbiamo trattato questo brevemente in un precedente articolo, questo è semplicemente un altro modo per realizzarlo. Qui nella seguente schermata, puoi vedere cosa succede quando usi questa opzione.
Puoi specificare il calendario che condividi, l'intervallo di date (da un singolo giorno a tutto il calendario), il livello di dettagli da condividere (disponibilità semplice, limiti e dettagli completi) e poi ci sono alcune opzioni avanzate che puoi usare.
La condivisione in questo modo significa che puoi divulgare rapidamente le informazioni del tuo calendario con altri utenti di Outlook in modo rapido, semplice e integrato, nonché integrare i calendari inviati a te.
Opzioni del calendario
Ci sono alcune opzioni di calendario da ordinare (anche se non così tante come con l'e-mail). La maggior parte di queste opzioni ha lo scopo di configurare il calendario in modo che funzioni in modo più efficace con le proprie esigenze professionali e personali.
Ad esempio, è possibile modificare le ore di lavoro e la settimana lavorativa, aggiungere festività, modificare il fuso orario, impostare il colore predefinito e persino scegliere tra Fahrenheit e Celsius. Lavora con loro a tuo piacimento e prova ciò che funziona meglio per te.
Le funzionalità del calendario in Outlook sono di prim'ordine e se lavori in un'organizzazione con un server Exchange centrale, probabilmente avrai familiarità con le modalità di collaborazione su calendari condivisi, eventi e molto altro ancora. Tutto ciò funziona perfettamente all'interno della propria installazione Outlook locale per maggiore potenza e praticità.
A casa, è bello avere un calendario con così tante funzioni nello stesso programma. Non è necessario passare da un'app di posta elettronica all'app di calendario, è possibile pianificare eventi e invitare rapidamente i partecipanti con pochi clic del mouse, e molto altro.
Ma basta parlare con noi. Perché non ti sentiamo ora? Fateci sapere i vostri pensieri o prestare i vostri commenti nel nostro forum di discussione.
