Principiante Come creare e gestire attività in Outlook 2013
Se sei una di quelle persone che ha una lavagna o un blocco note con una lista di cose da fare in continua evoluzione, o la tua scrivania e i monitor sono decorati con Post-it® ricordandoti di eventi importanti, allora questo è l'articolo che fa per te.
Outlook ti consente di creare elenchi di attività consistenti in attività, che puoi eseguire ogni sorta di attività, ad esempio l'impostazione di date di scadenza, promemoria, categorie e altro ancora. L'obiettivo è di creare un tipo più attivo di elenco di attività con cui è possibile interagire e che ti manterrà onesto.
Lavorare nella vista Attività
Recentemente abbiamo discusso delle varie complessità di Outlook 2013, quindi, se sei nuovo, ti consigliamo di leggere la nostra introduzione.
Altrimenti, apri Outlook fino alla vista Attività e dai un'occhiata. A prima vista, noterai che è piuttosto vuoto e sterile. Questo perché dobbiamo ancora riempirlo con la moltitudine di cose che dobbiamo fare e le commissioni da eseguire.
Esaminiamo e mostriamo come utilizzare Attività come un professionista e organizzare ulteriormente la tua vita con Outlook. Con un po 'di tempo e di lavoro, avrai una serie completa di compiti, che puoi impostare per ricordarti quando sono dovuti, oppure puoi anche assegnarli a un'altra persona!
Aggiunta di attività
Per iniziare, vuoi aggiungere compiti. Noterai che c'è il pannello delle cartelle familiare sul lato sinistro. È possibile aggiungere nuove cartelle a questa vista, quindi organizzare le attività in categorie. È anche possibile creare un nuovo gruppo di cartelle in modo da poter separare nuovamente le attività tra la propria vita professionale e personale, se necessario.
Per iniziare, noterai che c'è un gruppo di cartelle di attività chiamata Le mie attività e due cartelle di attività secondarie: Elenco attività e attività. Se facciamo clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella più in alto, possiamo creare un "Nuovo gruppo di cartelle" che chiameremo Attività di lavoro.
Puoi aggiungere un'attività rapida facendo clic su "Fai clic qui per aggiungere una nuova attività" oppure puoi fare clic su "Nuova attività" sulla barra multifunzione. Dai un'occhiata alla seguente attività senza titolo, alla quale puoi applicare una serie di opzioni, mostrare l'attività, i suoi dettagli e gestirla.
Completiamo un po 'il nostro compito con alcuni dettagli di base e quindi fare clic su "Salva e chiudi". È possibile scegliere la data di inizio, la data di fine (se applicabile), lo stato, la priorità e la percentuale di completamento. Puoi anche selezionare la casella "Promemoria" e avere Outlook per sapere quando il tuo compito è in scadenza.
Visualizzazione, modifica e aggiornamento delle attività
Dopo aver creato alcune attività, possiamo vederle elencate nella nostra vista Attività. Puoi fare alcuni aggiustamenti di base qui come cambiare la data di scadenza o assegnare una categoria, ma se vuoi davvero visualizzarla e modificarla, devi fare doppio clic per aprirla.
Ecco il nostro compito ancora una volta. Possiamo apportare modifiche ad esso come lo stato o la priorità, oppure possiamo cliccare sul pulsante "Dettagli".
Se ci sono altri dettagli associati all'attività, puoi inserirli qui. Anche se questo potrebbe non essere pertinente per la maggior parte delle persone, se ti occupi di appaltatori o consulenti indipendenti, questo è un ottimo posto per tenere traccia di quanto ti costa approssimativamente.
Ci sono alcune altre cose che possiamo menzionare prima di passare alle recidive. Mentre stai curiosando nell'interfaccia del task, prendi un momento per notare che puoi eliminare o inoltrare l'attività se decidi che non vale la pena di proseguire o che hai bisogno di input da qualcun altro, rispettivamente.
È inoltre possibile gestire l'attività, ad esempio contrassegnarla, assegnarla e inviare un rapporto di stato. Ne parleremo di più a breve. Per ora, esaminiamo brevemente come impostare attività ricorrenti.
Lavorare con attività ricorrenti
La creazione di un'attività ricorrente equivale alla creazione di un appuntamento ricorrente o di una riunione ricorrente. La finestra di dialogo che vedi quando fai clic sul pulsante "Ricorrenza" sarà probabilmente familiare.
Quindi, ecco il nostro compito "parla di lavoro", che si ripete ogni settimana mercoledì, senza fine in vista. Si noti inoltre che, anche se non si completa l'attività nel momento in cui si ripete, verrà comunque generato un altro.
Puoi sovrascriverlo selezionando l'opzione "Rigenera nuova attività", che invece di ricorrere automaticamente in giorni x, non rigenererà l'attività finché quella corrente non sarà contrassegnata come completa.
Assegnare un compito a qualcun altro
Abbiamo il nostro compito "parla di lavoro!" Impostato, ora abbiamo solo bisogno di darlo in pegno a qualcun altro! Fare clic sul pulsante "Assegna attività" nella sezione Gestisci attività della barra multifunzione.
Questo aprirà l'attività come una e-mail, che potrai poi indirizzare ad altri. In questo caso, assegneremo l'attività solo per parlare di materiale di lavoro a qualcun altro, quindi invieremo loro un messaggio di posta elettronica.
Se si desidera digitare l'indirizzo nel campo "A" è possibile, o è possibile strappare il nome fortunato dalla rubrica. Non hai una rubrica impostata? Leggi come creare e gestire i contatti, incluso come importare i tuoi contatti da Gmail direttamente in Outlook.
Il destinatario riceverà quindi un'e-mail con l'opzione "Accetta" o "Rifiuta". Non vogliamo che il capo sia turbato, quindi andremo avanti e accetteremo il compito. Inoltre, parlare di roba di lavoro non è mai una cattiva idea!
Infine, se i poteri-essere vogliono sapere il progresso (o la sua mancanza) nell'attività attualmente assegnata. È possibile inviare loro un rapporto sullo stato.
Nel complesso, l'utente medio di Outlook di casa è più propenso a utilizzare le attività come mezzo per fare commissioni o ticchettare le faccende a casa, ma è utile conoscere l'intera gamma delle capacità di creazione delle attività. Passiamo ora al resto della barra multifunzione Home e parliamo di cosa è possibile fare per gestire l'attività da lì.
Gestione delle attività e ordinamento in base alla vista
Durante la settimana, alcuni compiti verranno completati e altri no. Quelli che completi, puoi contrassegnarli come completi e dimenticarti. Ma quelli che non hai bisogno dovranno essere gestiti in qualche modo o avrai solo una lista crescente di compiti saltati.
Ci sono alcuni modi per gestirli. Diamo un'occhiata a quell'area della barra multifunzione e poi mostriamo come sfruttare al meglio questi strumenti.
Facendo clic sul pulsante "Rimuovi da elenco", questo verrà contrassegnato come completo e rimosso dall'elenco. Se Outlook rileva un problema, ad esempio se l'attività è ricorrente o incompleta, ti chiederà cosa vuoi fare al riguardo.
Puoi anche lavorare direttamente con le attività che vedi nella tua lista delle attività. Guarda lo screenshot seguente per maggiori dettagli. Si vede che è sufficiente fare clic sull'icona della bandiera per contrassegnarla come completa oppure fare clic con il pulsante destro del mouse per visualizzare le opzioni di follow-up.
Vedete qui nel prossimo screenshot, che il nostro compito "sedersi a guardare il calcio con i piedi alzati" è previsto per domani, ma lo abbiamo anche segnato per il follow-up la prossima settimana. La creazione di un'attività di follow-up in pratica la duplica per il tempo che meglio ti conviene per completarlo. In questo caso, potremmo contrassegnare l'attività di domani come completata o rimuoverla, ma quell'attività duplicata sarebbe ancora dovuta la prossima settimana.
Nota, puoi seguire le attività da uno dei cinque intervalli preimpostati, oppure puoi creare un follow-up personalizzato.
Infine, la modifica della visualizzazione può aiutare a tagliare una grande quantità di attività. Se non è mostrato sulla barra multifunzione, puoi fare clic sul pulsante "Cambia vista" e vedrai queste opzioni.
Ecco come potrebbe apparire una semplice lista. La vista non discrimina tra stati di completamento o categorie o qualsiasi altra cosa. Presenta solo tutte le attività passate, presenti e future in un'unica vista.
D'altra parte, se ordiniamo la nostra vista per attività attive, vediamo che per noi le cose si restringono molto.
Ricordarsi sempre di cambiare la visualizzazione delle attività in modo da poterle ordinare o nasconderle rapidamente per il massimo potenziale di produttività!
Opzioni di attività
Infine, facciamo la conoscenza o ci riappropriamo delle opzioni di attività. Le opzioni delle attività ti permetteranno di cambiare le impostazioni e di alterarne il comportamento e l'aspetto. Puoi raggiungerli dal menu File, facendo clic su "Opzioni -> Attività".
È possibile impostare opzioni per i promemoria sulle attività con scadenze, colori attività scaduti e completati, orari di lavoro e altre semplici modifiche. Quindi, se vuoi che le attività scadute siano blu luminose o desideri promemoria predefiniti alla fine della giornata anziché iniziare, puoi apportare le modifiche qui.
Come puoi vedere, Outlook si sta rivelando un'applicazione molto completa e non abbiamo ancora parlato ancora di calendario e note! Ci auguriamo che tu sia in grado di utilizzare Attività per migliorare le tue capacità organizzative di un paio di tacche. Sono davvero facili da impostare e assegnare, ed è bello avere quei promemoria e guardare tutte le cose della tua lista che vengono lentamente controllate.
Nel frattempo, siamo interessati a sentirti. Hai una domanda o un commento che vorresti lasciare con noi? Entra nel nostro forum di discussione e sparagli.
