Principiante Come creare, gestire e assegnare categorie in Outlook 2013

Outlook 2013 ti consente di assegnare categorie alle cose e personalizzare tali categorie. L'aspetto delle categorie è che sono universali su Outlook e puoi assegnare ciascuna categoria a una combinazione di tastiere. Pertanto, puoi classificare email, eventi del calendario e note con un paio di tratti rapidi.

Negli ultimi mesi abbiamo parlato molto di Outlook 2013 e delle sue varie parti. Abbiamo parlato della padronanza delle sue funzioni più importanti, come la composizione e l'invio di e-mail, nonché la creazione e la gestione dei contatti e persino l'importazione dei tuoi contatti Gmail. Abbiamo anche trattato le altre cose di Outlook, come il modo in cui puoi creare elenchi di attività per farti stare bene, per compito. E, naturalmente, c'è tutto il calendario importante, che è essenziale per chiunque voglia mantenere un programma efficacemente.

Ciò significa che puoi fare molto per aiutarti a gestire meglio il tuo lavoro e anche la tua vita privata. Prima di chiudere il nostro sguardo su Outlook 2013, tuttavia, abbiamo ritenuto di dover solo brevemente illustrare due aspetti rimanenti che riteniamo meritevoli di essere menzionati: categorie e ricerca.

Informazioni su quelle categorie

Per personalizzare le categorie, fai clic sul pulsante "Categorizza", quindi seleziona "Tutte le categorie ..." dal menu a discesa. Usando questa finestra di dialogo, puoi creare nuove categorie, eliminare quelle vecchie, rinominare, cambiare i colori e assegnare i tasti di scelta rapida.

Nota nello screenshot seguente, come abbiamo assegnato "CTRL + F2" alla categoria blu.

Ora, ad esempio, puoi applicare categorie a tutto ciò che vuoi. Prendi il nostro stupido esempio qui sotto, abbiamo il nostro compito di "vivere la vida loca" e lo abbiamo contrassegnato con le categorie Personale (viola) e Urgente (rosso).

Ricorda questo suggerimento molto utile: una volta che assegni i tasti di scelta rapida alle categorie e hai impegnato le tue categorie in memoria, possono risolvere rapidamente l'organizzazione di posta, appuntamenti e altri elementi di Outlook.

Ad esempio, ecco un'intestazione email da un messaggio nella nostra posta in arrivo, contrassegnata con la categoria Lavoro. D'ora in poi, se avremo bisogno di cercare questo messaggio specifico, possiamo usare le categorie per filtrare i messaggi non correlati.

Si noti inoltre che è possibile contrassegnare rapidamente attività, e-mail e altri elementi di Outlook rapidamente con una categoria predefinita, ad esempio nella seguente schermata. Qui abbiamo contrassegnato diverse attività come URGENT semplicemente facendo clic sulla piccola casella nella colonna CATEGORIES.

È chiaro che le categorie possono essere molto utili e sono una funzionalità in gran parte non definita in Outlook. Impara a usarli in modo efficace e sarai in grado di mantenere tutte le tue cose organizzate nelle relative aree di categoria.

Ricerca semplice in Outlook

Riassumiamo parlando brevemente della ricerca di elementi in Outlook. Intendiamo questo principalmente per la posta, ma la ricerca si estende a tutta l'applicazione. Quando fai clic sul riquadro di ricerca, ad esempio nella Posta in arrivo (o in qualsiasi altra cartella di posta), la barra multifunzione cambierà per darti una miriade di strumenti di ricerca.

Perché tutte queste cose qui? Semplicemente, più modi è possibile cercare un messaggio, maggiori sono le possibilità di trovarlo. Vedi qui nella seguente schermata, facciamo clic sul pulsante "Oggetto" e possiamo riempire lo spazio appropriato con ciò che vogliamo che il soggetto contenga. In questo caso, vogliamo trovare qualsiasi argomento riguardante "Lavoro".

Nota: i risultati che compaiono sono in realtà Attività, a dimostrazione di come Outlook restituisce risultati di ricerca da tutto ciò che memorizza.

Se la massimizzazione delle tue capacità di ricerca in Outlook ti interessa, puoi tagliare rapidamente la confusione prendendo un po 'di tempo e provando le opzioni del nastro di ricerca. Tieni presente che se i risultati sono troppo ampi e vari, puoi sempre perfezionare l'ambito utilizzando gli strumenti Scope con il titolo appropriato.

Infine, se senti il ​​bisogno di potenza e il massimo controllo sulla tua ricerca, prova a utilizzare il modulo Ricerca avanzata trovato facendo clic sul pulsante "Strumenti di ricerca" nella sezione Opzioni.

L'utilizzo del modulo Ricerca avanzata è di gran lunga il modo migliore e senza fronzoli per cercare in Outlook, ma qualunque metodo tu usi, siamo sicuri che scoprirai come trovare le tue cose in pochissimo tempo.

Opzioni di ricerca

Outlook funziona con Windows Search, di cui abbiamo scritto un'intera serie su un po 'di tempo fa. Queste opzioni influenzano il modo in cui gli oggetti vengono ricercati sia in Windows che in Outlook.

Nota, se si fa clic su "Opzioni di indicizzazione ..." si aprirà il pannello di controllo Opzioni di indicizzazione, in cui è possibile regolare come o se Outlook è indicizzato dall'indicizzatore di ricerca di Windows. Il resto di queste opzioni riguarda principalmente i risultati di ricerca, come il modo in cui vengono visualizzati e da dove vengono visualizzati i risultati.

Le categorie e la ricerca sono due caratteristiche senza titolo che puoi aggiungere al tuo repertorio di Outlook, il che renderà la nostra esperienza di Office piuttosto piacevole. Se utilizzi estesamente Outlook e ricevi molte email, crei molti appuntamenti del calendario o generi elenchi di attività lunghi, quindi essere in grado non solo di organizzarli è importante, ma di avere la possibilità di cercare qualsiasi cosa, specialmente se sai quello che stai cercando è inestimabile.