Perché hai bisogno di formule e funzioni?

Questa classe How-To Geek School è pensata per le persone che usano Excel o cercano di usare Excel, ma sono intimiditi dal concetto di formule e funzioni. Il suo obiettivo è renderti un professionista di Excel o almeno un dilettante competente in poche lezioni.

NAVIGAZIONE SCOLASTICA

1. Perché hai bisogno di formule e funzioni?
2. Definizione e creazione di una formula
3. Riferimento relativo e assoluto della cella e formattazione
4. Funzioni utili da conoscere
5. Ricerche, grafici, statistiche e tabelle pivot

Nota: per chi non lo sapesse, questa è la prima lezione della prima serie di How-To Geek School. Eseguiremo una nuova lezione ogni giorno della settimana, dal lunedì al venerdì, da ora fino a quando non avremo coperto tutti gli argomenti. Quindi rimanete sintonizzati per ulteriori informazioni e faremo un annuncio formale su come funziona la prossima settimana.

Cos'è Excel e perché ne abbiamo bisogno?

Se sei un amministratore di ufficio, probabilmente utilizzi Excel. Idem se sei un venditore. Se sei un analista finanziario, ovviamente, tu bisogno Eccellere. Per queste e molte altre professioni, lavorare con i fogli di calcolo è uno strumento essenziale nella routine quotidiana.

Le persone che sono maghi della matematica probabilmente prenderanno immediatamente in Excel e lo useranno come un'estensione naturale dei loro processi computazionali. La maggior parte di noi ... probabilmente ha bisogno di aiuto in quel dipartimento.

Se non hai prestato attenzione nella classe di algebra del liceo, non preoccuparti! Tutto quello che devi fare è imparare alcune conoscenze di base di formule e funzioni da questa serie How-To Geek School e applicarle al tuo lavoro.

Se non sai se hai bisogno o meno di Microsoft Excel, probabilmente non ti è stato mostrato cosa può fare. Una volta che lo sai, puoi trovare i modi per usarlo nel tuo lavoro per rendere più complicate e noiose le attività.

Microsoft Excel è più di un semplice programma per inserire nomi e numeri. Ad esempio, se si desidera semplicemente elencare i nomi degli studenti nella classe, è sufficiente creare un documento Word. Word va bene per scrivere saggi e fare liste ma per fare calcoli, hai bisogno di formule e funzioni di Excel.

Un breve tour dell'interfaccia di Excel

Prima di immergerci, esaminiamo brevemente l'interfaccia di Excel. Potresti già sapere tutte queste cose, ma non fa mai male recensire.

Quando apri un foglio di calcolo Excel vuoto, è noto come "cartella di lavoro" o "libro" e ogni foglio di lavoro in un libro è noto come "foglio di lavoro" o "foglio".

La parte superiore dell'app è dominata dal "nastro" (grigio), che è suddiviso in "schede" (rosso), che sono ulteriormente suddivise in "sezioni" (blu).

Sotto la barra multifunzione c'è la "casella dei nomi", che ti consente di rinominare le "celle", quindi a destra dell'area che ti consente di creare le tue importantissime "formule". Se passi il mouse su ogni icona, puoi vedere lo scopo di ciascun pulsante, ma quello che ci interessa maggiormente è l'ampia area in cui verranno visualizzate le nostre formule e funzioni.

Infine, il foglio di lavoro è organizzato in "colonne" (indicate da lettere) e "righe" (indicate dai numeri). Ogni posizione è una "cella" e un gruppo di celle è noto come "intervallo". Se si dispone di più fogli in un libro, è possibile sfogliarli rapidamente utilizzando le schede visualizzate sotto il foglio. Sotto di ciò, nella barra di stato grigia, puoi regolare le visualizzazioni di pagina e il livello di zoom.

È tutto, abbastanza semplice, e solo una breve panoramica di alcuni dei termini che incontrerai in questa serie di HTG School.

Che cos'è una funzione?

Una funzione è un calcolo o un'operazione che restituisce un risultato. Gli input in una funzione sono chiamati "argomenti".

Tutte le funzioni iniziano con un segno di uguale [=]. In questo modo, Excel sa di non trattare gli argomenti come testo. Ad esempio, = AVERAGE (2,4) è una funzione ma AVERAGE (2,4) è solo una stringa di testo. Senza un segno di uguale, Excel non calcolerà un risultato. Gli argomenti in questa funzione sono 2 e 4.

Nota, Excel usa lettere maiuscole per elencare le funzioni, ma puoi usare lettere minuscole o maiuscole quando le scrivi.

In Excel, la "Libreria delle funzioni" è disponibile nella scheda "Formule".

Ci sono 13 categorie di funzioni, alcune delle quali sono:

• Matematico: MEDIA () - calcola la media di una serie di numeri.
• Data e ora: DATEVALUE () - converte una stringa di testo come "30 novembre 2013" in un numero in modo da poter utilizzare questo numero in altre funzioni di data e ora. Non puoi fare calcoli con le date a meno che non li converti prima in numeri. Spieghiamo questo in dettaglio nella Lezione 4.
• Testo: LEN () - restituisce la lunghezza di una stringa. Ad esempio = LEN ("Excel") è 5.
• Logico: IF () - la funzione IF () è scritta come = IF (, quindi A, altrimenti B). Quindi, se "test" è vero, il risultato è A; se "test" non è vero, allora B.
• Ricerca e riferimento: questi sono necessari per cercare valori altrove nel foglio di calcolo. Ad esempio, CERCA.VERT cerca in una tabella di valori per trovare una cella.

Come hai potuto usare quest'ultimo? Bene, per ottenere il giorno della settimana nel testo da una funzione di data. Puoi utilizzare VLOOKUP per scansionare una tabella per trasformare questo numero in qualcosa di più facile da capire, come "Mercoledì".

Ci sono anche funzioni speciali per finanziarie, ingegneristiche e statistiche che sono elencate separatamente nel menu "Altre funzioni".

Cos'è una formula?

Una formula è una combinazione di "operatori", "operandi" e "funzioni".

Ad esempio, la funzione = SUM aggiunge un elenco di numeri (è così comunemente usato, che è elencato nel primo menu in Excel, abbreviato dalla lettera greca Sigma (Σ), che è la notazione che i matematici usano per sommare una serie ).

Usi una formula come fare un calcolo a mano. Ad esempio, puoi inserire il budget familiare in una formula come questa:

Cassa rimanente = (4 * stipendio settimanale) - mutuo - cibo - utilità

Gli operatori si moltiplicano [*] e sottraggono [-]. Gli operandi sono i valori "salario settimanale", "mutuo", "cibo" e "utilità". Il risultato è "denaro rimanente".

Nomi e indirizzi

I valori per "cibo" e gli altri operandi sono nomi definiti in Excel. Senza un "nome", dovresti usare "l'indirizzo".

L'indirizzo di una cella è scritto usando la notazione riga-colonna. Le righe sono dati numeri e le colonne, lettere. La prima cella del foglio di calcolo è A1. Quando hai raggiunto la fine dell'alfabeto, le righe sono numerate AA, AB, BA, BB e così via.

Le formule possono essere più complicate rispetto all'esempio del budget familiare. Al liceo hai imparato che l'area di un cerchio è il raggio di tempo pi quadrato o πr².

In Excel, puoi scrivere questo usando la formula = PI () * raggio ^ 2.

Qui, PI () è il funzione che restituisce il numero 3.14 e "raggio" è un "nome" che abbiamo dato a una cella che contiene il raggio; gli "operatori" sono l'esponente (^) e il moltiplicatore (*).

Ordine e Precedenza

Le parentesi sono utilizzate per indicare l'ordine e la precedenza nei calcoli.

L'area di un cerchio può anche scrivere πrr ma non (πr)², quindi è necessario capire l'ordine e la precedenza per ottenere la risposta giusta. Gli esponenti vengono valutati prima della moltiplicazione, quindi le parentesi non sono necessarie in questo caso. La funzione fa quadrare il raggio per primo e poi moltiplica per Pi.

Se volessi eliminare ogni possibile dubbio potresti essere esplicito e scrivere = Pi * (raggio ^ 2).

Esploreremo ulteriormente l'ordine e la precedenza nella Lezione 2.

In arrivo…

Per il resto di questa serie, ci concentreremo su quattro aree chiave:

Lezione 2: definizione e creazione di formule

Per iniziare, il primo elemento da esplorare è come creare formule e comprendere le regole di base:

• Come creare una formula
• Operatori di calcolo
• Ordine e precedenza
• Dimostrare come una funzione viene utilizzata all'interno di una formula

Lezione 3: Riferimento e formattazione delle celle

In questa lezione, discutiamo i tre tipi di riferimento di cella (relativo, assoluto e misto), la formattazione, come spostare o copiare e la formula e i riferimenti circolari.

Supponiamo di avere una formula nella cella B1 che dice = A1 * 2. Se copi quella formula nella cella B2 (una cella a destra), cambia anche il riferimento alla cella.

La nuova formula dice B1 * 2. Puoi usare il simbolo del dollaro ($) per ancorare il riferimento della cella in modo che copiandolo non cambi dove punta (non ti preoccupare, lo copriamo un po ').

Lezione 4: Funzioni utili da conoscere

Questa lezione spiega alcune delle funzioni più comunemente usate e come possiamo applicarle in calcoli utili e come "annidare" le funzioni.

Annidare una funzione significa mettere una funzione all'interno di un'altra. Ad esempio, se vuoi sapere che giorno è oggi, scrivi = WEEKDAY (NOW ()).

NOW () indica la data odierna e WEEKDAY () lo trasforma in un numero compreso tra 1 e 7. NOW () è "annidato" all'interno di WEEKDAY ().

Lezione 5: Funzioni avanzate: Se, Nested-If e Lookup

Se si desidera creare modelli o algoritmi complessi, sarà necessario sapere come combinare le funzioni di logica e di ricerca, comprese le istruzioni IF e IF annidate e le ricerche, tra cui VLOOKUP e HLOOKUP.

Un esempio di funzione di ricerca sarebbe = COLUMN (). Ciò fornisce il numero di colonna di un riferimento di cella, ad esempio A = COLUMN (A1).

Copriremo anche brevemente i tavoli pivot. Una tabella pivot viene utilizzata per estrarre il significato dai dati. Ad esempio, puoi prendere un elenco di vendite e raggrupparle per regione o addetto alle vendite per fornirti i totali per ciascuna.