Controllo delle versioni, confronto e combinazione di documenti

Per l'ultima lezione di questa serie di Geek School, parleremo di come tenere traccia delle versioni in Word e di confrontare e combinare i documenti.

NAVIGAZIONE SCOLASTICA

1. Utilizzo dei modelli per garantire layout e formattazione comuni
2. Tenere traccia delle modifiche apportate a un documento
3. Utilizzo dei commenti per indicare le modifiche in un documento
4. Limitazione e protezione di documenti e modelli
5. Controllo delle versioni, confronto e combinazione di documenti

La versione di versioni in Word è stata rimossa nelle versioni recenti di Word. In Word 2013, l'unico modo per accedere alle versioni precedenti di un documento in Word è aprire le versioni precedenti salvate automaticamente (salvate automaticamente) del documento. Puoi anche aprire i documenti non salvati recenti. Tuttavia, non esiste alcuna funzionalità di controllo delle versioni in Word. Ti mostreremo un'alternativa che puoi facilmente aggiungere a Word gratuitamente che fornirà questa funzionalità.

Se più persone hanno lavorato su copie diverse dello stesso file, invece di utilizzare la funzionalità Revisioni su una copia del file, puoi confrontare le due versioni del file per vedere le differenze. Word contiene uno strumento di confronto che consente di confrontare due file, purché abbiano nomi di file diversi. Ti mostreremo come utilizzare questa funzione e come leggere i risultati del confronto.

Oltre a confrontare i documenti, puoi combinare i documenti dopo averli confrontati. Ti mostreremo come unire due versioni dello stesso documento e anche come unire facilmente due documenti diversi, nel caso in cui più autori abbiano lavorato su parti separate di un documento.

Una volta apportate tutte le modifiche, i confronti necessari e la combinazione dei documenti, è possibile condividere facilmente il documento utilizzando Microsoft OneDrive. È inoltre possibile utilizzare OneDrive in qualsiasi punto del processo di collaborazione per fornire accesso al documento per altri revisori.

Tieni traccia delle versioni di un documento

Word aveva una funzionalità di controllo delle versioni che permetteva di salvare diverse versioni di un documento all'interno del documento stesso. Questa funzione è scomparsa e l'unico modo per recuperare le versioni precedenti di un documento è tramite la funzione di salvataggio automatico o l'accesso ai documenti non salvati, se disponibili.

Per impostazione predefinita, Word salva automaticamente il documento a determinati intervalli. Questa è la funzione di salvataggio automatico. Per tornare a una copia salvata in precedenza del tuo documento, fai clic sulla scheda "File" e seleziona una voce "(salvataggio automatico)" nell'elenco sotto "Versioni".

È inoltre possibile aumentare o diminuire l'intervallo per la funzionalità di salvataggio automatico in Word.

Se il documento è stato chiuso per errore senza salvare, o si è perso il potere e il computer si è spento inaspettatamente, è possibile recuperare i documenti non salvati. Per fare ciò, fare clic sulla scheda "File" e fare clic sul pulsante "Gestisci versioni" nella schermata "Informazioni". Seleziona "Recupera documenti non salvati" dal menu a discesa.

Se fossero disponibili file non salvati, sarebbero elencati nella finestra di dialogo "Apri" visualizzata.

Alternative per salvare le versioni di un documento di Word

Esistono alternative per aggiungere un sistema di controllo delle versioni a Word. Uno è un componente aggiuntivo per Word, chiamato Save Versions, e un altro è un plugin che funziona con un programma di controllo della versione esterno chiamato Perforce.

Il componente aggiuntivo Salva versioni consente di salvare facilmente le versioni numerate di un documento di Word all'interno del file.

Perforce è un programma di controllo della versione che è disponibile gratuitamente per un massimo di 20 utenti. Forniscono un plug-in per Microsoft Office che consente ai file Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Project di essere facilmente archiviati e gestiti in Perforce dall'interno dei programmi.

Confronta due versioni dello stesso documento

Se un revisore ha dimenticato di utilizzare la funzione "Revisioni traccia" e non l'ha bloccato nel documento, è comunque possibile confrontare le due versioni del documento e accettare e rifiutare le modifiche in base al confronto. Tutto ciò di cui hai bisogno è il tuo documento originale e il documento revisionato. Ogni file deve avere un nome diverso.

Le funzioni "Confronta" e "Combina" sono simili, ma ognuna ha lo scopo. Se hai solo due documenti che vuoi confrontare, e nessuno dei due contiene modifiche tracciate, usa la funzione "Confronta". Se hai due o più documenti che contengono modifiche tracciate, e devi tenere traccia di chi ha cambiato cosa e quando, usa la funzione "Combina", descritta più avanti in questa lezione.

Per confrontare le versioni originali e riviste di un documento, fai clic su "Confronta" nella sezione "Confronta" della scheda "Revisione" e seleziona "Confronta" dal menu a discesa.

NOTA: non è possibile confrontare due documenti se uno di essi è protetto per le modifiche tracciate o se è applicato un qualsiasi tipo di protezione del documento. Rimuovere la protezione del documento per continuare a confrontare i documenti. Vedere la lezione 2 per informazioni su come sbloccare la funzionalità di modifiche tracciate e la Lezione 4 per informazioni su come rimuovere le restrizioni di formattazione e modifica da un documento e una password assegnata a un documento per aprirlo..

Nella finestra di dialogo "Confronta documenti", selezionare "Documento originale" dall'elenco a discesa.

Selezionare il "Documento revisionato" dall'elenco a discesa. Sotto il "Documento revisionato", specifica un'etichetta da applicare alle modifiche in modo da sapere chi le ha inserite nella casella di modifica "Etichetta cambia con". Può essere il nome di un utente o qualsiasi cosa tu voglia.

Fai clic su "Altro" per accedere a più opzioni.

Nella sezione "Impostazioni di confronto", seleziona gli elementi che desideri confrontare nei due documenti. Per impostazione predefinita, tutti gli elementi sono selezionati.

NOTA: l'elemento "Inserimenti e eliminazioni" è sempre disattivato e sempre selezionato. Quando si utilizza "Confronta" o "Combina", gli inserimenti e le eliminazioni verranno sempre confrontati.

Nella sezione "Mostra modifiche in", scegli di confrontare carattere per carattere ("Livello carattere") o parola per parola ("Livello parola"). "Livello personaggio" consente di vedere le esatte modifiche apportate. Ad esempio, se il documento originale ha la parola "a" e il documento revisionato ha la parola "too", a cui è stata aggiunta una "o", l'impostazione "Word level" ti mostrerà che "to" è stato sostituito con " troppo. "Tuttavia, l'impostazione" Livello personaggio "mostrerebbe il fatto che è stata aggiunta una" o ".

Per impostazione predefinita, la funzione "Confronta" inserisce le modifiche in un nuovo documento, come mostrato nella sezione "Mostra modifiche in". Tuttavia, puoi scegliere di inserire le modifiche nel "Documento originale" o nel "Documento revisionato".

Fai clic su "OK" dopo aver effettuato le selezioni.

Il confronto tra i due documenti viene effettuato e le modifiche vengono visualizzate nel documento specificato. Nel nostro esempio, abbiamo scelto di accettare il valore predefinito di mostrare le modifiche in un nuovo documento. Il "documento originale" e il "documento rivisto" vengono entrambi visualizzati in un riquadro a destra del "documento confrontato" da utilizzare come riferimento. Non possono essere modificati.

Se non vedi il riquadro contenente i documenti originali e rivisti, fai clic su "Confronta" nella sezione "Confronta" della scheda "Revisione". Quindi, seleziona "Mostra documento sorgente" e quindi "Mostra entrambi". Puoi anche scegliere "Mostra originale" o "Mostra rivisto", se non vuoi visualizzare entrambi.

Il "riquadro di revisione", trattato brevemente nella Lezione 2 e in maggior dettaglio nella Lezione 3, viene visualizzato anche a sinistra del "Documento confrontato".

Nel "Documento confrontato" puoi passare attraverso le modifiche tracciate, come discusso nella Lezione 2, accettando o rifiutando ogni cambiamento.

Quindi, salva il documento confrontato con un nome diverso e avrai un documento contenente le modifiche da entrambi i documenti originali e rivisti.