5 modi efficaci per tenere sotto controllo i tuoi file

Il tuo computer è una giungla digitale. È così facile avere un ambiente di lavoro pulito e ordinato e trasformarlo in un immenso casino. Ci sono troppi file e sono dappertutto. I file di progettazione che ti servono diventano quasi impossibili da trovare. Quindi come fai a mantenere i tuoi file fuori controllo? Bene, sei fortunato, perché c'è 5 modi efficaci per tenere sotto controllo i tuoi file.

Ma prima di tutto: perché i nostri file di computer e design sfuggono al controllo così facilmente? La stessa ragione per cui così tante persone hanno stanze disordinate e armadi disorganizzati e spazi di lavoro fisici. Tranne moltiplicare per 100, dal momento che è così facile creare file di progettazione per computer che non occupano spazio fisico.

Fortunatamente, non è difficile tenere sotto controllo il computer e i file di progettazione. Aggiungi un pizzico di buon senso, mescola con un pizzico di autodisciplina e ripeti, ripeti, ripeti. Non preoccuparti: sembra più lavoro di quanto non sia. Basta equipararlo a lavarsi i denti: una volta che hai preso l'abitudine di fare queste cose, non te ne accorgi nemmeno. Tieni semplicemente sotto controllo i tuoi computer e i tuoi file di progettazione.

Va bene, senza ulteriori indugi, ecco i 5 modi efficaci per tenere sotto controllo i tuoi file.

1. Elimina spietatamente file vecchi e non necessari

(Immagine di Mixy Lorenzo)

Questo potrebbe sembrare ovvio sulla fronte, ma a volte i passaggi più comuni sono trascurati. Dimentica qualsiasi software di produttività e file che ottimizzano i flussi di lavoro e qualsiasi altra sciocchezza di produttività pat-on-the-back: semplicemente cancella file vecchi e non necessari.

È come pulire la tua stanza o organizzare i tuoi file fisici. Passi attraverso le tue cose e, quando guardi un oggetto, decidi: è rilevante per qualcosa di importante? Altrimenti, lo buttate via spietatamente. Quello è come stai organizzato: minimizzando il numero di cose che hai. Nessun trucco o segreto.

Questo metodo non è diverso quando si tratta di file di progettazione del computer. Quando passi attraverso i tuoi file, decidi se ognuno è ancora rilevante per qualcosa di importante. Se non lo è, eliminalo spietatamente - non ne avrai più bisogno, e si tratta solo di ingombrare il tuo posto di lavoro digitale. Di solito questi file sono vecchi file di progetto come precedenti bozze di grafica e design e file di siti Web obsoleti.

Questo è bello e tutto, ma quando dovresti eliminare spietatamente file vecchi e non necessari? Dopotutto, praticamente tutti odiano pulire la propria stanza.

Bene, proprio come il modo in cui puoi minimizzare di dover pianificare la pulizia della tua stanza è prendendoti cura di un oggetto non appena lo incontri, così dovresti decidere se è necessario eliminare un file quando lo incontri. Il che ci porta al # 2 ...

2. Prendi l'azione immediata sui file che incontri

(Immagine di John Britton)

Il modo migliore per evitare di dover programmare l'ordinamento e la pulizia dei file di progettazione del computer è non averlo necessario. Ogni volta che incontri un file, agisci immediatamente.

Ma sei senza dubbio un ragazzo o una ragazza impegnata. Hai cose da fare, posti dove stare. Non puoi abbandonare tutto ciò che stai facendo e occuparti di ogni file che incontri. Quindi come decidi quando agire? Usa la regola dei 5 minuti: se l'azione immediata sul file richiede 5 minuti o meno, prenditi cura di esso non appena lo incontri.

Suona familiare? È perché è così “influenzato” dal famoso libro di David Allen GTD: fare le cose. In esso, dice che puoi evitare di accumulare una lunga lista di cose da fare prendendoti immediatamente cura di un compito che incontri, purché richieda non più di minuti.

Questo vale anche per i file di progettazione del tuo computer:

• Hai trovato un logo semilavorato? Avvolgilo e spediscilo via.
• Quasi finito con un pezzo di codice? Finiscilo.
• Hai un gruppo di file che non sei sicuro di aver più bisogno? Passare attraverso di loro, decidere, ed eliminare se necessario.

Quindi # 1 e # 2 aiutano a mantenere i file sotto controllo. Ma c'è un altro elemento essenziale, che è ...

3. Hanno come Poche cartelle il possibile

(Immagine di Steve Ryan)

Crea solo poche cartelle per il tuo tipo di lavoro e sii il più generale possibile con la categoria. Invece di ottenere nicchia con innumerevoli cartelle in fase di suddivisione (come "vettori" o "photoshop" o qualsiasi altra cosa), basta avere cose come "loghi" e "siti web". Oppure puoi avere cartelle per ogni progetto e qualsiasi tipo di file ad esso correlato va lì.

Perché questo? Due ragioni:

1. Nessuna paralisi indecisione: il file è un logo, materiale del sito Web o parte di un progetto? Basta lanciarlo nella rispettiva cartella e averne fatto.
2. Filtro anti-troppi file: quando vedi la cartella che si riempie di troppi file, sarai più incline a cancellare quelli vecchi e non necessari. È come vedere troppe cose nella tua stanza, piuttosto che nasconderlo nei cassetti e nelle altre stanze.

Evita di diventare troppo specifico con i nomi e le categorie delle cartelle. Più specifichi una cartella, più categorie avrai. E con più categorie, dovrai decidere dove va il nuovo file. È probabile che non si adatti perfettamente a uno solo di essi, quindi ne sceglierai arbitrariamente uno. Poi, quando è il momento di organizzare più file, ripenserai a quale categoria hai scelto con un file simile l'ultima volta. Per non parlare di non sapere chiaramente a quale categoria appartiene ciascun file.

Perché non usare solo un sistema di tagging? Quindi puoi eliminare completamente le cartelle, giusto? Mentre in teoria questo dovrebbe funzionare, in realtà ti incoraggerà a creare e mantenere troppi file.

Ecco cosa accadrà:

1. Tagga i tuoi file iniziali, sentendoti bene che sarai in grado di trovarli facilmente in seguito cercando tramite tag.
2. Diventi liberale con i tag creando troppi tag troppo specifici: ciò è dovuto alla paralisi dell'indecisione, dal momento che non puoi scegliere tra due tag e hai deciso di crearne uno nuovo appositamente per quel file.
3. Finisci per avere troppi tag che diventano travolgenti per trovare cose con.
4. Quel che è peggio è che non sentivi il bisogno di tenere basso il numero dei tuoi file, ora hai più file che se fossero costantemente visibili in una cartella generale che hai guardato dentro.

4. Funzioni di auto-organizzazione del fosso

(Immagine di Mark Sebastian)

Le funzionalità di auto-organizzazione (si pensi alla funzionalità di rinominazione e ordinamento automatico di iTunes ma applicata a tutti i file) sono la nemesi per tenere sotto controllo i file. Incoraggiano la creazione e il salvataggio di file liberali. Mentre all'inizio sembra bello, più file hai, meno saprai dove si trova tutto.

Perché non eliminare semplicemente i file quando sono vecchi o non necessari? La funzione di organizzazione automatica ti incoraggerà a non eliminare. Un po 'come la funzione di ricerca di mai-cancella-basta-Gmail. Ma a differenza delle e-mail, dove hai solo un tipo di contenuto (testo) e quindi facile da cercare, i tuoi file sono difficili da cercare in questo modo. Non esiste un modo semplice per cercare all'interno del contenuto, in particolare per i file visivi e audio. Quindi l'unica cosa con cui dovrai lavorare è il nome del file e forse qualche meta description su di esso. Questa è una ricetta per il sovraccarico di file.

Non utilizzando alcuna funzione di organizzazione automatica, sarai responsabile per ogni file che crei. Lo vedrai e presterai attenzione ad esso almeno una volta, così sarai più consapevole di ogni file sul tuo computer. In questo modo, avrai una migliore percezione di quando i tuoi file stanno per uscire dal controllo e quando devi eliminarli spietatamente.

5. Consolidare i file quando possibile

(Immagine di Aldo Gonzalez)

Questo è semplice. Se puoi in qualche modo consolidare due o più file in uno, avrai naturalmente meno file. E meno file equivale a meno ingombri.

L'altro vantaggio del consolidamento dei file è che diventa più facile trovare ciò che stai cercando. I tuoi file diventano più organizzati. Come? Avrai naturalmente contenuti pertinenti in un unico file, quindi non è necessario cercare più file relativi allo stesso progetto.

Come procedi nel consolidare i tuoi file?

• Per il testo, è sufficiente copiare / incollare contenuto correlato da più file in un unico file di testo principale.
• Per i progetti visivi, è possibile copiare / incollare diversi elementi e variazioni in un unico file grafico principale.

Ogni app grafica principale e secondaria supporta i livelli e l'etichettatura e il raggruppamento di essi, quindi approfittane. Può essere variazioni di un logo o di più aspetti di un design più grande - tutto in un unico file grafico.

Certo, non tutti i tipi di file o contenuti possono essere consolidati. Codice, per esempio. Ecco perché questo è intitolato “quando possibile” - fai il meglio che puoi e qualsiasi importo che aiuti a ridurre il numero di file è un guadagno netto.

Mantenere i file sotto controllo in modo efficace

Speriamo che questi 5 modi non siano solo un po 'di produttività porno: cose da leggere per evitare di fare un lavoro reale che ti porta i risultati desiderati nella tua vita. No, questi sono stati scritti con l'intenzione di essere azioni utilizzabili che puoi iniziare ad applicare ora per impedire al computer e ai file di progettazione di sfuggire al controllo.

Nessuno vuole attivamente organizzare e gestire i propri computer e progettare i file. Quindi questi 5 modi ti aiuteranno a formare abitudini che eviteranno di doverlo fare. E come per qualsiasi abitudine, la cosa più importante è iniziare a farli.

Per riassumere, ecco i 5 modi efficaci per tenere sotto controllo i tuoi file:

1. Elimina in modo spietato i file vecchi e non necessari
2. Agisci immediatamente sui file che incontri
3. Avere il minor numero possibile di cartelle
4. Funzioni di auto-organizzazione di Ditch
5. Consolidare i file quando possibile

Il tuo turno: quali altri modi ti hanno aiutato a mantenere sotto controllo i tuoi computer e i tuoi file di design?

Nota dell'editore: Questo post è scritto da Oleg Mokhov per Hongkiat.com. Oleg Mokhov è il musicista elettronico più mobile del mondo, appassionato di web e visual design, e co-fondatore del negozio di musica premium gratuito con licenza Soundtrackster.