Come impostare un messaggio a distanza in Outlook
Uscire presto dall'ufficio e aver bisogno di configurare un Fuori dall'ufficio, Lontano o Vacanza messaggio in Outlook? Penseresti che sarebbe super facile, ma sfortunatamente non lo è! Esistono due modi per creare una risposta automatica e dipende dal fatto che Outlook sia autonomo o che utilizzi Microsoft Exchange.
Se sei in un ambiente aziendale e Outlook è connesso a MS Exchange, impostare una risposta fuori sede è in realtà molto semplice. Passiamo prima a tale metodo e poi discuteremo su come farlo se non utilizzi Exchange.
Messaggio fuori sede w Exchange
In Office 2007 e versioni precedenti, andare a Utensili e fare clic su Assistente fuori sede. Si noti che questo dovrebbe essere presente automaticamente in Outlook 2003 e Outlook 2007 quando si utilizza Exchange. Se non vedi l'opzione, non stai utilizzando Exchange.
In Office 2010 e Office 2013, è necessario fare clic su File scheda, quindi Informazioni e vedrai un pulsante chiamato Risposte automatiche (Fuori sede).
In Office 2007 e versioni precedenti, fare clic su Sono attualmente fuori ufficio pulsante di scelta e digitare il messaggio nel Risposta automatica scatola.
Vai avanti e metti la data in cui sarai fuori e inserisci anche le informazioni di contatto in caso di emergenza, ecc. Se fai clic su OK, tutti riceveranno questo messaggio fino a quando non torni in questa finestra di dialogo e la cambi in Sono attualmente in ufficio.
Puoi anche aggiungere regole ai messaggi in arrivo mentre sei fuori ufficio facendo clic su Aggiungi regola. Questo è utile se vuoi eseguire determinate azioni sulle e-mail provenienti da persone diverse. Ad esempio, se ricevi un'email da un cliente, puoi inoltrarlo al telefono o rispondere con un modello di email diverso da quello utilizzato per i dipendenti interni. Se non sai come usare le regole, leggi il mio post precedente su come creare regole di Outlook.
In Outlook 2010 e 2013, è un po 'diverso. Quando si fa clic su Risposte automatiche, otterrai una finestra di pop-up simile a quella mostrata sotto.
Seleziona il Invia risposte automatiche pulsante e quindi controllare il Invia solo durante questo intervallo di tempo casella se si conoscono le date esatte in cui sarai andato. Se la lasci deselezionata, lascerà semplicemente la risposta automatica fino a che non arrivi e selezioni manualmente Non inviare risposte automatiche.
La cosa interessante di questa versione è che puoi avere una configurazione di risposta automatica separata per le persone all'interno e le persone esterne alla tua organizzazione. Di nuovo, come con le versioni precedenti di Office, si fa clic su Regole se si desidera aggiungere eccezioni alla risposta automatica.
Messaggio fuori sede senza scambio
Quindi questo è ottimo se si dispone di Outlook con Exchange, ma cosa succede se non si ha accesso a Assistente fuori sede o Risposte automatiche? Bene, c'è un modo per EMULARE l'assistente fuori sede creando una regola di risposta automatica insieme a un modello fuori sede. Ecco i passaggi qui sotto.
Passo 1: Per prima cosa crea un nuovo messaggio in Outlook come se scrivessi a qualcuno un'email. Non mettere nulla nelle scatole TO o CC. Digita il tuo messaggio e-mail e inserisci anche un argomento.
Fare clic sul pulsante Microsoft Office o sul File scheda nelle versioni più recenti di Office e scegliere Salva come. Nella casella combinata Salva come, selezionare Modello di Outlook. Digita un nome come Risposta fuori sede nel Nome del file box e clicca Salvare.
Passo 2: Ora tutto ciò che dobbiamo fare è creare una regola e dire a Outlook di usare il nuovo modello di email che abbiamo appena creato. Per Office 2007, fare clic su Utensili menu e vai a Regole e avvisi.
In Office 2010 e 2013, fare clic su Casa scheda, quindi fare clic su Regole e quindi fare clic su Gestisci regole e avvisi.
Clicca su Nuova regola sotto Regole email per creare una nuova regola di Outlook.
Sotto la sezione Inizia da una regola vuota, vai avanti e clicca Controlla i messaggi quando arrivano nelle versioni precedenti di Office o Applica la regola sui messaggi che ricevoe nelle versioni più recenti di Office, quindi fare clic Il prossimo.
Successivamente dovrai scegliere le condizioni, se ce ne sono, che vuoi controllare. Per le risposte automatiche fuori ufficio, di solito non controllo nulla poiché desidero che venga applicato a qualsiasi email che ricevo.
Fare clic su Avanti e quindi sotto Azioni, seleziona la casella che dice "Rispondi usando un modello specifico"E poi nella seconda casella di testo in basso, fai clic sul link che dice una temperatura specificain ritardo.
Ora seleziona il modello che hai creato in precedenza dall'elenco di modelli. Se non vedi il tuo modello, clicca su Guarda dentro casella combinata e scegliere Utilizzare i modelli nel file system.
Clic Aperto e quindi fare clic finire. Ora ogni volta che ricevi una nuova email, verrà inviata una risposta automatica usando il tuo modello di risposta automatica. Outlook ricorda chi ha inviato anche i messaggi e lo invierà solo una volta a ciascun indirizzo email.
Per disattivarlo, devi tornare in Regole e Avvisi e deselezionare la casella accanto alla regola. Inoltre, devi assicurarti che Outlook sia aperto sul tuo computer prima di partire per poter inviare le risposte automatiche! Se avete domande, sentitevi liberi di lasciare un commento. Godere!
