Come creare lettere formali in Word

A volte potresti voler creare una lettera che invierai a molte persone diverse, ma ti piacerebbe che alcune parti di essa fossero individualizzate per ogni destinatario: parti come il saluto, il nome, l'indirizzo, ecc. In Word parlance, questo significa che dovresti creare una lettera tipo, che è davvero facile da fare.

Prima di iniziare con le lettere del modulo, assicurati di avere un database già configurato con tutti i campi che desideri includere. Un database può essere semplice come un foglio di calcolo di Excel con colonne per nome, cognome, indirizzo, ecc.

Word può importare dati da Excel, Access e documenti di testo. Se non hai già una configurazione del database, puoi sempre crearla in Word, che ti mostrerò come fare.

Crea lettere modulo in Word

Per iniziare, crea un documento in cui è presente il testo standard come nell'esempio la lettera di Natale qui sotto:

Nota come non ha saluti, indirizzi, ecc. Perché questi verranno aggiunti in seguito come campi nella nostra lettera tipo. La prima cosa che devi fare è cliccare su Seleziona i destinatari sul Lettere tab:

Questo è dove si aggiungono le persone che riceveranno la lettera o importare un elenco da un file di database.

Puoi cliccare su Digitare una nuova lista se vuoi creare l'elenco all'interno di Word stesso. Per importare, fare clic su Usa lista esistente. In questo esempio, inseriremo semplicemente l'elenco.

Nota: quando si va a salvare l'elenco dei destinatari, Word richiederà una posizione sul disco rigido per salvare il file di dati che verrà creato.

Una volta salvato il tuo elenco di destinatari, noterai che molte delle icone presenti sul Lettere il nastro è cliccabile ora.

Per iniziare ad aggiungere campi alla lettera del modulo, fare clic su un punto nel documento per indicare dove si desidera posizionare il campo e quindi fare clic su Blocco di indirizzi.

Questo mostrerà il Inserisci blocco di indirizzi dialogo.

Clic ok per andare con il formato predefinito e dovresti ottenere qualcosa che assomigli a questo:

Quindi, aggiungere un accedere dopo il Blocco di indirizzi per spostare il testo lungo una linea, quindi fare clic su Linea di saluto icona:

Questo mostrerà il Inserisci la linea di saluto dialogo.

Ancora una volta, andiamo con il formato predefinito e basta fare clic sul ok pulsante.

Quindi, evidenzia dove dice, fai clic con il pulsante destro del mouse, scegli Paragrafo e quindi selezionare la casella accanto a Non aggiungere spazio tra i paragrafi dello stesso stile.

Questo farà sì che il blocco indirizzi si blocchi correttamente, invece di avere una linea vuota tra ogni parte di esso.

Quindi, fare clic su Risultati di anteprima icona situata nella scheda Messaggi nella barra multifunzione.

Invece dell'indicatore del campo dell'indirizzo, ora dovresti vedere il contenuto effettivo elencato nel documento di Word.

Al termine dell'anteprima, fai clic su Risultati di anteprima icona per disattivare l'anteprima. Successivamente, per vedere come aggiungere altri campi, fai clic su appena passato nel documento per rendere la tua posizione corrente, quindi fai clic su Inserisci campo unione icona.

Dovresti ottenere qualcosa del genere:

Scegliere Paese o Regione, quindi fare clic su Inserire pulsante.

Prova a fare clic su Risultati di anteprima icona di nuovo per vedere come appare. Ecco il mio esempio qui sotto:

Ora che la lettera è configurata correttamente, puoi fare cose più avanzate come l'impostazione delle regole. Le regole ti permetteranno di mostrare del testo per alcuni destinatari e nasconderlo per gli altri. Per iniziare, fai clic su Regole pulsante.

Vedrai un menu a discesa con diverse opzioni come Ask, Fill-in, ecc.

Per il nostro esempio, scegliamo Se ... Poi ... Altro, che ci porterà alla seguente finestra di dialogo:

Cambiare il Nome del campo: a Paese o Regione, e scrivi Stati Uniti d'America nel Confrontare con: campo. Successivamente, aggiungi del testo alle caselle in cui è indicato Inserisci questo testo e Altrimenti, inserisci questo testo.

In questo esempio, se il destinatario vive negli Stati Uniti, riceveranno il testo buon Natale inserito nella loro lettera, mentre tutti gli altri riceveranno il messaggio Auguri stagionali.

Ecco come apparirà dopo aver cliccato su ok pulsante e poi il Risultati di anteprima pulsante.

Quindi, nota il Risultati di anteprima sezione:

Qui puoi fare clic sui pulsanti freccia (quando Risultati di anteprima è attivato) a sinistra ea destra del numero per scorrere tutte le lettere che verranno inviate. In questo modo puoi essere sicuro che tutte le tue lettere sembreranno a destra prima della stampa o dell'e-mail.

Nota: la scelta del menu dei campi di confronto in Regole è relativa alla corrispondenza dei nomi dei campi in un database con i nomi delle intestazioni nell'elenco dei destinatari.

Inoltre per rendere più facile vedere dove hai inserito i campi nel tuo documento, usa il Evidenziare Unisci campi pulsante.

È un interruttore che puoi attivare e disattivare a tua discrezione. Infine, quando sei soddisfatto della tua lettera, fai clic su Finisci e unisci icona:

Dovresti ottenere questo menu a discesa con tre opzioni.

Scegliere Modifica singoli documenti per far sì che Word unisca tutte le tue lettere insieme in un unico documento che puoi esaminare prima di stamparlo o inviarlo come email.

Come puoi vedere, la creazione di lettere maiuscole con Word non è più il compito che una volta era ed è possibile creare e inviare documenti in modo rapido e semplice. Se avete domande, sentitevi liberi di commentare. Godere!