Sposta automaticamente le email in cartelle in Outlook usando le regole

In questo post, daremo un'occhiata a come è possibile gestire meglio l'e-mail di Outlook facendo in modo che la posta in arrivo venga spostata automaticamente in cartelle separate. Se ricevi molte email ogni giorno, puoi risparmiare un sacco di tempo.

Piuttosto che dover passare un'ora alla settimana a spostare le email dalla Posta in arrivo alle cartelle categorizzate, le regole di posta elettronica aiuteranno ad automatizzare la tua organizzazione di posta in arrivo. Questo è molto simile all'utilizzo di etichette e filtri in Gmail.

Le regole per le e-mail possono sembrare complicate e possono esserlo se si desidera eseguire un ordinamento sofisticato, ma se si desidera semplicemente spostare automaticamente le e-mail di lavoro nella cartella Lavoro, è un gioco da ragazzi.

Affinché le regole siano utili, devi prima creare alcune cartelle sotto la Posta in arrivo per classificare le tue email, come Progetti, Lavoro, Famiglia, ecc..

È possibile creare cartelle facendo clic con il tasto destro del mouse su Posta in arrivo o qualsiasi cartella e selezionando Nuova cartella. La seguente procedura funziona su Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 e Office 365.

Imposta le regole di Outlook

Ora per iniziare, apri Outlook, fai clic su File scheda e vedrai il Gestisci regole e avvisi pulsante verso il basso.

Apparirà la finestra principale Regole e avvisi e, per impostazione predefinita, potresti vedere una regola già creata a seconda della versione di Outlook.

Da qui fai clic sul Nuova regola pulsante per iniziare con la prima regola di posta elettronica di Outlook. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Creazione guidata regole che mostrerà alcuni modelli di regole comuni.

Questi sono i più comuni e probabilmente tutto ciò di cui avrai mai bisogno. La regola più comune è la prima elencata, "Sposta i messaggi da qualcuno a una cartella“. Vai avanti e selezionalo, quindi fai clic Il prossimo.

Noterai che la casella di riepilogo in fondo chiamata "Passo 2:" rimane in fondo con un testo sottolineato. In realtà, tutto ciò che dovete fare per impostare la regola è fare clic sui collegamenti ipertestuali per persone o gruppo pubblico e specificato per scegliere l'indirizzo e-mail e dove si desidera che le e-mail vadano.

Quindi puoi fare clic finire e hai finito. Tuttavia, se si desidera rendere la regola più complicata, fare clic su Il prossimo ti darà molte più opzioni:

Mentre controlli su condizioni diverse nella casella di elenco in alto, anche la descrizione della regola nella parte inferiore verrà popolata con altri collegamenti ipertestuali. È anche possibile creare regole che cercano parole specifiche nel corpo dell'e-mail e quindi eseguire azioni su tali e-mail.

Il prossimo compito è fare clic su ciascun collegamento ipertestuale e scegliere i valori associati come indirizzi e-mail, cartelle, ecc. Nel nostro esempio sopra, ti consigliamo di fare clic su persone o gruppo pubblico e scegli un indirizzo email.

Quindi fare clic sulla parola specificato e vai alla cartella in cui desideri spostare l'email o fare clic Nuovo e una nuova cartella verrà creata sotto la cartella attualmente evidenziata.

Ora vedrai la parte inferiore aggiornata con i valori attuali della tua regola.

Quando fai clic su Avanti, puoi impostare più azioni per la regola. Normalmente puoi lasciarlo da solo se è una regola semplice, ma se vuoi anche eseguire altre azioni come riprodurre un suono, inoltrare l'e-mail, crearne una copia, stampare l'e-mail, avviare un altro programma, eseguire uno script, ecc. , quindi puoi fare tutto ciò su questo schermo.

Clic Il prossimo quando hai finito e verrai portato al eccezioni finestra di dialogo, dove è possibile scegliere per quali condizioni non si desidera che questa regola venga elaborata. A meno che tu non abbia alcuni casi unici, puoi lasciarlo vuoto, che è l'impostazione predefinita.

Fare clic su Avanti e abbiamo finalmente raggiunto la fine della procedura guidata regola! Dare alla regola un nome come "Sposta email amici" in modo che tu sappia cosa fa quando lo guardi più avanti.

Quindi se nella tua Posta in arrivo hai già email che corrispondono alla tua nuova regola, seleziona la casella su "Esegui questa regola sui messaggi già in Posta in arrivo“. Puoi lasciare tutto il resto come predefinito e fare clic finire!

Ora è possibile creare regole per persone, newsletter, estratti conto bancari / carte di credito e qualsiasi altra cosa si possa pensare per iniziare a gestire la posta elettronica di Outlook in modo più efficiente! Godere!