Che cos'è l'archiviazione automatica in Outlook e come funziona?
Se hai utilizzato lo strumento di pulizia delle cassette postali, avrai visto il pulsante di archiviazione automatica, ma potresti essere cauto su come funziona e su cosa farà. Ecco cosa fa e come puoi metterlo in pratica.
Facendo clic sul pulsante Archiviazione automatica, un processo passa a tutte le cartelle in Outlook e applica le regole di archiviazione automatica impostate (non preoccuparti, la regola di archiviazione automatica predefinita è di non fare nulla, quindi non puoi fare alcun danno facendo clic sul pulsante). Ma se vuoi spostare i tuoi vecchi oggetti in un archivio in cui sono fuori mano, l'archiviazione automatica è come si automatizza il processo. Passiamo alla configurazione e alla sua esecuzione.
Come attivare l'archiviazione automatica
Per prima cosa, devi attivare l'archiviazione automatica e sceglierne le impostazioni. Vai su File> Opzioni> Avanzate, quindi fai clic sul pulsante "Impostazioni di archiviazione automatica".
Finché l'opzione "Esegui archiviazione automatica ogni" è disattivata (che è l'impostazione predefinita), l'archiviazione automatica non verrà mai eseguita.
Una volta attivata l'opzione "Esegui archiviazione automatica ogni", tutte le opzioni sono ora disponibili.
A differenza di Folder Cleanup, che ha una finestra di impostazioni in Opzioni file e quindi consente di eseguire tali impostazioni su qualsiasi cartella che ti piace come attività manuale, le impostazioni di Archiviazione automatica mostrate qui sono le impostazioni predefinite. Ogni cartella con AutoArchive attivata può utilizzare queste impostazioni predefinite oppure è possibile utilizzare impostazioni diverse per cartelle diverse, se lo si desidera. Vedremo come farlo più avanti, ma per ora guardiamo le impostazioni predefinite.
Come impostare l'archiviazione automatica
La prima cosa da notare è che una volta che AutoArchive è attivato, verrà eseguito ogni 14 giorni. Puoi cambiarlo usando le frecce Su e Giù o digitando un numero, e puoi selezionare qualsiasi valore da 1 a 60 giorni. È possibile digitare qualsiasi numero a due cifre, ma se è più di 60, Outlook visualizzerà un messaggio di errore quando si fa clic su "OK" e sarà necessario modificare il valore prima di poter salvare.
L'opzione successiva, "Richiedi prima di eseguire l'archiviazione automatica", consente all'utente di scegliere se visualizzare un prompt prima che si verifichi l'archiviazione automatica. Questo prompt ti consente di rivedere le impostazioni o annullare questa sessione dell'Archivio automatico, se lo desideri.
Il resto delle impostazioni si riferisce a quali elementi verranno archiviati e cosa succede durante il processo di archiviazione. La prima opzione qui- "Elimina elementi scaduti (solo cartella e-mail)" - si riferisce alle e-mail a cui è stata aggiunta una data di scadenza. Ciò non influirà su attività o eventi, anche se attivi l'Archiviazione automatica per tali cartelle.
Il resto delle impostazioni si applica a tutti gli elementi, non solo alla posta elettronica. Ciò significa eventi del calendario, attività, note e voci del diario.
Supponendo di lasciare "Archivia o elimina vecchi elementi" attivati, le impostazioni predefinite consentono a Outlook di spostare gli elementi più vecchi di 6 mesi in un nuovo file .pst separato denominato Archive (per impostazione predefinita) e renderlo visibile nel riquadro di navigazione in Outlook in modo da poter accedere agli elementi archiviati quando vuoi. Puoi modificare il valore "Elimina elementi più vecchi di" su qualsiasi valore compreso tra 1 giorno e 60 mesi, selezionare un file pst diverso per archiviare gli elementi o scegliere "Elimina definitivamente i vecchi elementi".
Tieni presente che questa eliminazione ignora la cartella Posta eliminata e gli elementi verranno eliminati completamente da Outlook. Potresti essere ancora in grado di accedervi sul tuo server di posta, a seconda delle impostazioni, ma non dovresti fare affidamento su questo. Scegli questa opzione solo se desideri eliminare gli oggetti per sempre.
Quando fai clic su "OK", verrà attivato l'archiviazione automatica. Funzionerà in linea con il valore "Esegui archiviazione automatica ogni" che hai scelto (ogni 14 giorni per impostazione predefinita), a partire da oggi. Quindi una volta acceso, dovresti aspettarti che funzioni abbastanza velocemente. Nei nostri test, ci sono voluti meno di dieci minuti tra l'accensione e la ricezione del prompt che ci diceva che AutoArchive sarebbe stato eseguito. AutoArchive viene eseguito solo per impostazione predefinita su alcune cartelle, quindi se si desidera che venga eseguito su cartelle specifiche o si desideri personalizzare la modalità di esecuzione su cartelle diverse, continuare a leggere.
Come attivare e personalizzare l'archiviazione automatica per cartelle diverse
Quando attivi l'archiviazione automatica, viene eseguito solo per impostazione predefinita rispetto alle seguenti cartelle:
- Oggetti inviati
- Elementi eliminati
- calandra
- Compiti
Se vuoi che venga eseguito su qualsiasi altra cartella, dovrai accenderlo per ogni cartella (o spegnerlo su una di quelle quattro cartelle contro cui non vuoi che funzioni). Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella nel riquadro di spostamento e fai clic su "Proprietà".
È anche possibile accedere alle proprietà della cartella selezionando Cartella> Proprietà cartella nella barra multifunzione. (Per cartelle come Calendar e Attività che non compaiono nel pannello di navigazione, questo è l'unico modo per accedere alle proprietà della cartella.) C'è anche l'opzione per andare direttamente alle impostazioni di archiviazione automatica, che ti risparmiano un passaggio una volta ri all'interno della cartella Proprietà.
Nella finestra Proprietà cartella, fare clic sulla scheda Archiviazione automatica per accedere alle impostazioni per quella cartella.
Per la maggior parte delle cartelle, l'impostazione "Non archiviare elementi in questa cartella" sarà attivata per impostazione predefinita. Ciò significa che quando viene eseguito il processo di archiviazione automatica, la cartella verrà ignorata e nessun elemento verrà archiviato. Se si desidera includere la cartella, attivare l'opzione "Archivia gli elementi in questa cartella utilizzando le impostazioni predefinite".
In alternativa, se si desidera che le impostazioni di Archiviazione automatica per questa cartella siano diverse da quelle predefinite, attivare "Archivia questa cartella utilizzando queste impostazioni" e modificare le impostazioni in base alle proprie preferenze.
Se in qualsiasi momento si desidera ripristinare tutte le cartelle per utilizzare le impostazioni predefinite, è possibile tornare a File> Opzioni> Avanzate> Impostazioni di archiviazione automatica e fare clic sul pulsante "Applica queste impostazioni a tutte le cartelle ora". Ciò cambierà tutte le cartelle che hanno "Archivia questa cartella usando queste impostazioni" acceso per avere "Archiviate gli elementi in questa cartella usando le impostazioni predefinite" attivate.
Una volta che hai le impostazioni predefinite di Archiviazione automatica e le impostazioni per cartella, configurale nel modo desiderato, puoi lasciare il processo in modalità silenziosa in background, liberando spazio per te e impedendo alle cartelle di diventare troppo gonfie.
