Il semplice sistema di buste per conservare i registri finanziari

Foto di ollily

Non preoccuparti di non avere il tempo di inserire noiosamente tutte le tue transazioni finanziarie in un foglio di calcolo o un programma complicato. Il sistema di buste per conservare i registri finanziari è a bassa manutenzione, conveniente e facile da implementare in poco tempo. Tutto ciò di cui hai bisogno sono alcune buste, un elastico, una penna, un temperino, un evidenziatore, una scatola di immagazzinaggio, un'ora alla fine del mese e tutte le ricevute del mese.

Il sistema di buste è un modo semplice e divertente per salvare, organizzare e archiviare le ricevute e conservare registrazioni finanziarie affidabili.

Passaggio 1: Salva tutte le ricevute durante il mese

Per tutto il mese, ricevi una ricevuta per ogni acquisto effettuato. Se un cassiere non ti dà la ricevuta, non dimenticare di chiedere. Quando effettui acquisti online, assicurati di stampare immediatamente le ricevute. Se è possibile, stampali su carta sottile e formattali in modo che siano simili per forma e dimensioni alle ricevute normali.

Conserva le ricevute nel portafogli fino a quando non iniziano a traboccare, quindi gettale in una busta designata a casa. Assicurati di etichettare la busta come "Current Receipts" e conservarla in un luogo sicuro e di facile accesso.

Passo 2: Organizza le tue ricevute alla fine del mese

Prima di poter archiviare i tuoi record in modo ordinato, devi organizzare le ricevute. E prima che tu possa organizzarli, devi finalizzare ogni ricevuta individualmente.

Passa attraverso ognuno di essi e evidenzia:

• L'appuntamento
• L'importo totale speso (o rimborsato)
• Il tipo di transazione (ad esempio contanti, debito, assegno, buono regalo)

Assicurati di utilizzare un evidenziatore di colore chiaro in modo che l'inchiostro proveniente dalla ricevuta continui a essere visibile. Alcune ricevute hanno un inchiostro molto chiaro che si attenua una volta evidenziato sopra. In tal caso è sufficiente evidenziare al di sotto delle informazioni in linea retta, in modo che non contenga le informazioni.

Dopo l'evidenziazione, annotare le note direttamente sulle ricevute, se necessario:

• Prendi nota delle spese deducibili dalle tasse che possono essere correlate al lavoro o per beneficenza
• Restituzioni delle note, perché sono state fatte, quanti soldi sono stati rimborsati e i nuovi totali netti
• Etichettare eventuali ricevute in cui non è immediatamente evidente dove è stato effettuato l'acquisto, a chi è stato realizzato o perché è stato realizzato
• Annota tutte le note varie che ti aiuteranno a conservare i record migliori, eventualmente a ottenere rendimenti futuri, il budget in futuro e ad essere un consumatore migliore (ad esempio, notare come l'utilizzo di un determinato coupon ti ha salvato a metà, quando si è verificata una grande vendita, ecc. )

Se si scopre che non c'è abbastanza spazio su una particolare ricevuta per prendere queste note, quindi scriverle su un piccolo pezzo di carta e pinzarle sul retro della ricevuta corrispondente. Assicurati di scrivere un promemoria sulla ricevuta stessa per fare riferimento alle note aggiuntive nella pagina successiva.

Ecco come dovrebbe apparire una ricevuta finalizzata (si noti che è il punto di riferimento per altre entrate al di sotto di essa):

Una volta che hai finito di prendere appunti, organizza il batch in ordine cronologico e pinzalo. In alternativa, puoi usare una graffetta. Non importa se utilizzi invece l'ordine cronologico inverso (con le ricevute più recenti in alto), ma qualsiasi cosa tu scelga - tienilo coerente. In caso contrario, sarà difficile trovare individualmente le singole ricevute in un secondo momento, quando è necessario passare da un sistema di ordinazione all'altro.

Passaggio 3: Archivia le ricevute utilizzando buste e scatole

Una volta preparata la serie mensile di ricevute, inserirla in una busta. Potrebbe essere necessario piegare alcune ricevute in modo che il batch si adatti. Prendi in considerazione la codifica a colori di una busta per la stagione o il mese, se questo ti aiuta a rimanere organizzato.

Quindi piegare la busta chiusa (senza sigillarla) e capovolgerla. Utilizzare un pennarello nero o scuro per etichettare la busta. Segui l'esempio di seguito, con il mese e l'anno in alto a sinistra o l'etichetta in un modo che è più facile con cui lavorare.

Dopo aver raccolto più di un mese, raggruppa le buste in ordine cronologico (tienilo coerente con l'ordine che hai per le ricevute effettive). Metti un elastico attorno al fascio.

Alla fine dell'anno, avrai tutti i tuoi documenti finanziari raggruppati in dodici buste. Nel corso di più anni, raccoglierai più pacchetti.

Conserva i tuoi pacchi busta in una scatola. Mantieni la scatola in un posto sicuro e facilmente accessibile. Nel tempo potresti accumulare più scatole, che saranno facili da impilare e conservare. E ogni volta che devi fare riferimento ai tuoi registri finanziari, saranno facili da trovare e accedere.

È ideale utilizzare una scatola visivamente accattivante che rappresenti i tuoi obiettivi finanziari. La casella nell'esempio seguente mostra comode sedie in una scena rilassante sulla spiaggia, poiché più tempo di vacanza è una misura del successo finanziario.

Con il sistema di buste facile da implementare, puoi tenere tutti i tuoi record finanziari in un unico posto senza problemi. E puoi mantenerlo divertente usando penne colorate, evidenziatori e buste e una scatola visivamente accattivante che ti tiene concentrato sul successo finanziario!