The Beginner's Guide to Microsoft Outlook 2013
Molti di noi bramano organizzazione e produttività. Se utilizzi già Microsoft Office, hai già lo strumento definitivo per saziare quella brama: Outlook 2013.
Outlook è di vitale importanza in molte organizzazioni, non solo per le sue ovvie competenze di posta elettronica, ma anche per il calendario, i compiti e i talenti dei contatti. Una tipica azienda può connettere Outlook a un server Exchange e tutti possono condividere la stessa rubrica e calendari, rendendolo un ottimo strumento per la collaborazione a livello aziendale.
Sfortunatamente, la maggior parte della gente non ha un server Exchange installato in casa e probabilmente non sa nemmeno di cosa si tratta. Ma, va bene, Outlook funziona altrettanto bene sul tuo computer di casa, e continuerà a fornire tutte le funzionalità che lo rendono uno strumento di produttività così potente: e-mail, attività, appuntamenti, rubriche e molto altro!
Lavorare con Outlook - Un primer minuscolo
Outlook non ti stupirà quando lo apri per la prima volta. Per tutti gli effetti, è un'altra applicazione nell'ecosistema di Microsoft Office e, come tale, avrà alcuni elementi familiari.
A differenza di altre popolari app di Office, tuttavia, Outlook è in gran parte costruito attorno alle sue diverse funzioni: Word è principalmente per la creazione di documenti di testo, Excel è tutto basato sui fogli di calcolo, PowerPoint fa presentazioni, ma Outlook è un'app di molti cappelli.
La vista predefinita di Outlook è la Posta in arrivo, nella parte superiore c'è la barra multifunzione, che è nascosta in questa vista per risparmiare spazio sullo schermo.
Amarli o odiarli, i nastri sono ovunque in tutto l'ufficio. Non abbiamo bisogno di dedicare altro tempo ai meriti relativi della loro esistenza, ovviamente sono qui per restare. Detto questo, ricorda sempre, se vuoi nascondere o mostrare rapidamente la barra multifunzione, usa CTRL + F1.
Se fai clic su una qualsiasi delle funzioni di menu in alto, viene visualizzato il nastro e puoi scegliere funzioni e strumenti. Se vuoi che la barra multifunzione persista, puoi utilizzare "CTRL + F1" o fare clic sull'icona a forma di puntina nell'angolo in basso a destra.
La scheda Home sulla barra multifunzione cambia contestualmente in base alla modalità in cui ti trovi. Nello screenshot qui sopra, vediamo le nostre opzioni per Mail.
Sotto, la scheda Home è cambiata per riflettere le opzioni del Calendario. Nota, la barra multifunzione è bloccata in modo che la puntina da disegno sia cambiata in una freccia nel caso in cui desideri comprimerla nuovamente (o utilizzare "CTRL + F1").
Le rimanenti schede del nastro - Invia / Ricevi, Cartella, Visualizza e, ovviamente File - sono tutte ampiamente coerenti per qualsiasi modalità in cui ti trovi. Vedremo più da vicino tutti nella prossima sezione.
Diamo una rapida occhiata a come spostarsi tra le modalità e cambiare la visualizzazione. Lungo il bordo sinistro, vedi il pannello delle cartelle. Nella parte inferiore di questo riquadro sono presenti collegamenti alle modalità di Outlook. In questo esempio, vengono visualizzate le icone di Posta in arrivo, Calendario, Persone, Attività e così via.
Se fai clic sulla freccia nella parte superiore del riquadro di navigazione, si espande il riquadro, che visualizzerà l'albero delle cartelle per il tuo account di posta elettronica.
Allo stesso modo, se si passa alla modalità Calendario, verrà visualizzata la vista applicabile nel riquadro delle cartelle.
Fare clic sui tre punti per accedere a ulteriori modalità di Outlook, ad esempio note, cartelle e collegamenti di Outlook. Scegli "Opzioni di navigazione" e puoi modificare l'ordine di visualizzazione degli elementi di navigazione.
Disattivare la "Navigazione compatta" si rivolge agli utenti con display a risoluzione maggiore. Puoi anche aumentare o ridurre il numero di elementi visualizzati e l'ordine in cui appaiono.
Invia Ricevi
La scheda Invia / Ricevi è orientata in modo specifico verso le funzioni di Inbox ma apparirà anche nelle altre modalità (Calendario, Attività, ecc.), Sebbene non abbiano la stessa funzionalità.
Ad esempio, qui vediamo la scheda Invia / Ricevi del calendario, che evita la sezione Server.
A seconda del tipo di protocollo di posta che stai utilizzando (nel primo screenshot, stiamo lavorando con un account IMAP), potresti non avere la possibilità di scaricare solo le intestazioni, o selezionare / deselezionare i messaggi per il download, ecc..
Le opzioni di invio / ricezione dipendono quindi da come si configurano gli account di posta elettronica, ma per farla breve: consigliamo vivamente IMAP.
Cartella
Nel complesso, la scheda Cartella è abbastanza coerente in tutte le modalità, con l'eccezione notevole del calendario. Di seguito, viene visualizzata la scheda Posta in arrivo, che consente di eseguire tutti i tipi di amministrazione delle cartelle (se non si utilizza un account IMAP, non verrà visualizzata la scheda IMAP).
Il pulsante Impostazioni di archiviazione automatica è un po 'confuso dal momento che non influisce in alcun modo sul modo in cui la posta in arrivo archivia automaticamente la vecchia posta. Se vuoi mantenere il tuo ingombro della posta piccolo e più facile da gestire, dovrai aprire le opzioni e accedere alle impostazioni di archiviazione automatica. Apri le Opzioni e seleziona la categoria "Avanzate".
Una volta individuata l'opzione AutoArchive, fai clic sul pulsante "Impostazioni di archiviazione automatica ..." per aprire una finestra di dialogo molto più utile di quella che ti viene fornita dalla barra multifunzione.
Come accennato, la maggior parte delle schede Cartelle sono abbastanza coerenti in tutto Outlook, ad eccezione del Calendario, che si rivolge a funzioni specifiche del calendario. Ad esempio, non si copiano o si spostano cartelle, si copiano o si spostano calendari e così via.
Per la maggior parte, gestirai molta amministrazione delle cartelle per quanto riguarda la tua casella di posta perché ovviamente la posta elettronica può diventare rapidamente ingombrante e travolgente se non hai una buona struttura e organizzazione delle cartelle.
vista
Le opzioni di visualizzazione contengono le seguenti funzioni essenziali. Questa è la scheda Visualizza vista dalla Posta in arrivo.
Nota il pulsante Finestra dei promemoria, che puoi aprire in qualsiasi momento per controllare i tuoi promemoria, ad esempio se ne hai saltato uno o ne hai licenziato distrattamente un altro. Se hai dei promemoria che mostrano, puoi scegliere di ignorarli, premere il pulsante Snooze o semplicemente eliminare tutto in una volta.
Le altre schede View variano in base alla modalità. Quanto segue è attribuito al Calendario, che aggiunge la possibilità di cambiare la vista corrente, la disposizione, il colore e il layout. Anche in questo caso, la sezione Layout contiene molte delle stesse cose in tutta Outlook, ma è importante notare che non è universale, quindi ciò che viene abilitato nelle modalità Attività, Calendario o Email non verrà replicato nell'intera applicazione.
Inoltre, è importante prestare attenzione alla sezione Arrangiamento. Ecco come appare la sezione Arrangiamento in modalità Attività. Si noti come è possibile ordinare e modificare la visualizzazione Attività per ottenere il massimo impatto.
L'utilizzo della scheda Visualizza per le tue preferenze ti consentirà di tagliare e ordinare rapidamente le informazioni man mano che aumentano e aumentano nel tempo. Il tuo calendario non rimarrà vuoto, i tuoi compiti si moltiplicheranno, la posta si accumulerà, e così usando diversi arrangiamenti e layout puoi aiutarti a essere molto più produttivo invece di agitarti ciecamente.
Nastri funzione
Vediamo ora come cambiano le opzioni da una funzione all'altra. Ecco tutto ciò che è necessario per estrarre un messaggio di posta elettronica di base, aggiungere allegati, tag e formattare il testo. Non c'è nulla di eccessivamente complicato e dovresti essere in grado di produrre un fantastico messaggio di posta elettronica.
Confrontalo con la barra multifunzione, che è accessibile avviando o aprendo un'attività. Prenditi un momento per notare quanto sia diverso dal nastro del messaggio.
Confrontalo alla scheda Inserisci. La scheda Inserisci è statica in tutta Outlook, sarai in grado di influenzare il contenuto del tuo messaggio, attività, evento del calendario, ecc. Utilizzando le stesse opzioni e funzioni.
I messaggi di posta elettronica aggiungono una scheda Opzioni, che ha alcune funzioni utili. Oltre i temi, che potrebbero essere utili o meno, sono disponibili l'opzione BCC (copia nascosta, per quando si desidera nascondere i destinatari dall'intestazione dell'e-mail) e le funzioni di monitoraggio. Nel complesso, qui non c'è nulla di fondamentale importanza, ma se hai mai bisogno di richiedere una consegna o di leggere la ricevuta, la scheda Opzioni è il posto dove andare.
La scheda Formato testo è la stessa indipendentemente dalla funzione in cui sei impegnato e non c'è molto di cui parlare. Questa scheda ha una sorprendente somiglianza con le funzioni di formattazione presenti in Word, quindi se usi Word per scrivere e formattare documenti, questi controlli ti saranno probabilmente familiari.
Infine, la scheda Revisione è la scheda "just-in-case". Puoi utilizzare gli strumenti di correzione di questa scheda per controllare l'ortografia e la grammatica, trovare una parola migliore e scoprire quante parole ci sono nella tua email / attività / riunione.
La scheda Revisione è la stessa in tutta l'applicazione Outlook. Si noti inoltre che contiene funzioni di linguaggio, qui è possibile impostare le preferenze di lingua e le preferenze di correzione. Puoi anche tradurre elementi come se tu fossi in corrispondenza con un partner straniero o qualcuno mandi un po 'di testo in un'altra lingua.
Questo è in larga misura l'ulteriore funzionalità in Outlook. Ovviamente, abbiamo saltato molte specifiche, ma sentiamo che una volta capita la natura del sistema Ribbon. Quando vuoi usare una funzione, sai dove cercarla.
Impostazione del tuo account e-mail automaticamente e manualmente
Parliamo brevemente della configurazione di un account e-mail in modo automatico e manuale. Quando avvii Outlook per la prima volta, ti creerà un bug nel configurare un account.
Hai una scelta, puoi impostare Outlook immediatamente con un account di posta elettronica, oppure puoi saltare questa parte e aggiungere un account più tardi.
Se si sceglie "No", verrà visualizzato un messaggio di avvertimento per indicare sostanzialmente che Outlook è piuttosto zoppo senza almeno un account di posta elettronica. Naturalmente, puoi ancora usarlo per tenere traccia delle attività, note, tenere un calendario e altre cose, ma Outlook è davvero un'esperienza incentrata sulle email.
Con questo in mente, configureremo Outlook con un account di posta elettronica. Puoi inizialmente provare a farlo automaticamente, dove inserirai alcune informazioni sul tuo account e l'applicazione proverà a rilevare automaticamente le impostazioni.
A volte funziona, qualcosa che non funziona. Se lo fa, allora vinci e puoi saltare alla prossima sezione. In caso contrario o se è necessario configurare un tipo di server aggiuntivo, selezionare l'opzione "Impostazione manuale" e fare clic su "Avanti" per continuare.
Per ragioni di opportunità, imposteremo un account preesistente utilizzando il metodo automatico. Descriveremo i metodi manuali in un po '. Se hai bisogno di configurare un account manualmente, ti suggeriamo di saltare a quella sezione. Nel frattempo, abbiamo semplicemente utilizzato un account Outlook.com, fornito la nostra password e il risultato è il seguente.
L'utilizzo di un Outlook.com è una sorta di facile via d'uscita, se si desidera configurare una posta non Microsoft, probabilmente sarà necessario configurarla manualmente. Se non sai come farlo, ti consigliamo di cercare come impostare Outlook con la tua email specifica.
Detto questo, nel nostro semplice esempio, facciamo clic su "Fine" e Outlook si apre alla nostra nuova e in arrivo.
Impostazione account manuale
Ora che hai una buona conoscenza delle funzionalità di base di Outlook, torniamo a discutere di come configurare altri account di posta elettronica. Ci sono buone probabilità che tu sia come molte altre persone e hai due o più account di posta elettronica. Per fortuna, puoi impostare Outlook in modo che funzioni con molti account e-mail diversi, tra cui POP e IMAP, e puoi avere tanti account quanti ne puoi gestire personalmente.
POP e IMAP?
Quindi, cosa intendiamo parlare di POP e IMAP?
Il protocollo POP o Post Office è in circolazione da sempre, e se hai mai utilizzato e inviato un client di posta elettronica per connetterti alla tua email fornita dal provider di servizi Internet, o se hai recuperato la posta da un servizio di webmail, potresti avere la possibilità di connetterti tramite POP. POP è ottimo per scaricare i tuoi messaggi.
Se imposti il tuo account per funzionare con IMAP, Outlook copierà la tua struttura di cartelle online e tipicamente sincronizzerà solo poche settimane di email alla volta. La tua email non verrà rimossa dal server e potrai scegliere di scaricare solo le intestazioni dei messaggi, il che è fantastico se hai 1000 di messaggi nelle tue cartelle.
Quindi hai POP, che è obsoleto e qualcosa come prendere un machete alla tua email, e poi c'è IMAP, che è più raffinato, moderno e più adatto se vuoi mantenere la stessa casella di posta online e offline.
Come abbiamo detto, riteniamo che IMAP sia il metodo di gran lunga superiore.
Aggiunta e gestione di più account di posta elettronica
Aggiungere e gestire più account di posta elettronica in Outlook è molto semplice. Se si desidera aggiungere un nuovo account e-mail, fare clic sulla scheda "File" sulla barra multifunzione e fare clic su "Aggiungi account". Viene visualizzata la schermata Configurazione account automatico. Se vuoi (o hai bisogno) di configurare manualmente il tuo account, seleziona "Configurazione manuale" e fai clic su "Avanti".
Come accennato in precedenza, la tua scelta tra i tipi di account sarà probabilmente POP o IMAP e l'impostazione del tuo account come uno o l'altro verrà solitamente descritta dal tuo provider di posta elettronica. Vale a dire, se usi Gmail o Yahoo !, o anche l'email che ti fornisce il tuo fornitore di servizi Internet, dovresti consultarli o Internet per istruzioni e impostazioni specifiche che dovrai utilizzare con Outlook.
D'altra parte, se si utilizza Outlook.com o un altro servizio di tipo Exchange ActiveSync, le informazioni saranno piuttosto semplici da fornire.
Una volta aggiunti gli account, se è necessario gestirli, è possibile scegliere l'account che si desidera gestire dal menu a discesa nella parte superiore della pagina Informazioni sull'account disponibile nella scheda File.
Fai di nuovo clic su "Impostazioni account" e "Impostazioni account". Dalla finestra risultante, puoi creare un nuovo account, riparare quello attuale, rimuoverlo, impostarlo come predefinito (se ne hai più di uno) e, naturalmente, modificare le impostazioni se necessario.
Qui vediamo le impostazioni per un account Outlook.com. Non c'è molto che possiamo fare, anche se di recente hai cambiato la tua password, potresti correggerla rapidamente qui.
Di seguito è riportata una configurazione IMAP, configurata a mano in base alle impostazioni fornite da Google.
Whoa, c'è molto di più in corso lì, e dobbiamo anche scavare in "Altre impostazioni ..." per armeggiare con le porte del server.
Ricorda, devi solo fare questo genere di cose una volta, e poi dimenticarlo. A meno che non cambi in seguito una password, o desideri aggiungere / rimuovere un account, il tuo lavoro con le impostazioni dell'account e-mail è effettivamente finito.
Se vuoi saperne di più sull'aggiunta degli account IMAP di Gmail a Outlook, abbiamo una piccola guida pratica che ti aiuterà in questo.
Pronto, Imposta, E-mail!
Mentre potresti essere soddisfatto usando solo Gmail o solo Yahoo! Mail per uso quotidiano, se si utilizzano diversi account di posta elettronica, come un account personale, professionale e / o di lavoro, quindi avere un client di posta come Outlook può eliminare il passaggio da un account all'altro, collegare gli appuntamenti al calendario o gestire le attività.
È una soluzione reale, praticabile, all-in-one-produttività e, data la rinnovata attenzione di Microsoft sulla suite Office, rimane una parte importante delle routine quotidiane di molti utenti.
Una volta che i tuoi account e-mail sono impostati e pronti, puoi iniziare a utilizzare Outlook ed esplorare tutte le sue funzioni. Probabilmente lo troverai abbastanza facile da usare, e c'è molto di più che How-to Geek può aiutarti con gli articoli precedenti o semplicemente chiedendo nel nostro forum di discussione.
