Risparmia tempo con le cartelle di ricerca personalizzate in Microsoft Outlook
La ricerca in Outlook è piuttosto semplice, ma perché preoccuparsi di digitare ripetutamente le stesse ricerche se le si esegue regolarmente? Le cartelle di ricerca personalizzate consentono di salvare quelle ricerche personalizzate in modo da poterle tornare con un solo clic o due.
E mentre si è tentati di pensare a cartelle di ricerca personalizzate come una ricerca salvata, in realtà sono più interessanti di così. Dal momento che vengono aggiornati automaticamente, in realtà funzionano più come cartelle virtuali, simili alla funzione Etichette in Gmail, eccetto che più potenti. Vuoi una cartella che mostri solo messaggi non letti da una certa persona e che abbiano uno o più allegati? Nessun problema.
Diamo un'occhiata a come impostarli.
Creare una cartella di ricerca predefinita in Outlook
Outlook ha già un numero di cartelle di ricerca predefinite che puoi utilizzare. Non è possibile personalizzare ulteriormente nessuno di questi, ma vale la pena dare un'occhiata in primo luogo nel caso in cui coprono le vostre esigenze.
Per iniziare, troverai le cartelle di ricerca nella parte inferiore dell'elenco di cartelle nel file di dati di Outlook sul lato sinistro della finestra. Ogni file di dati ha la propria cartella di ricerca, quindi se usi Outlook per controllare più di un account, puoi impostare diverse cartelle di ricerca per ognuna di esse.
Non potrai nemmeno selezionare la cartella "Cartelle di ricerca", fino a quando non avrai creato la tua prima cartella di ricerca. Per creare una cartella di ricerca, passare alla scheda "Cartella" sulla barra multifunzione, quindi fare clic sul pulsante "Nuova cartella di ricerca".
Questo apre la finestra Nuova cartella di ricerca. Vedrai un gruppo di cartelle di ricerca predefinite organizzate in categorie come Reading Mail, Mail From People ed Elenchi e Organizzazione posta. La maggior parte delle cartelle è piuttosto auto-esplicativa, quindi non le tratteremo in dettaglio: puoi semplicemente sfogliarle.
Qui, stiamo creando una nuova cartella di ricerca che mostra la posta non letta. È una super comoda cartella di ricerca da avere in giro perché mostra tutta la tua posta non letta, indipendentemente dalla cartella in cui è memorizzata. Fai semplicemente clic sulla cartella di ricerca che desideri creare, quindi premi il pulsante "OK".
Abbastanza semplice, vero? Ora, diamo un'occhiata alla creazione di cartelle di ricerca personalizzate, che sono molto più potenti.
Creare una cartella di ricerca personalizzata in Outlook
Le cartelle di ricerca personalizzate ti consentono di definire criteri aggiuntivi che le cartelle di ricerca predefinite non includono: puoi praticamente cercare tra i campi contenuti in un messaggio di Outlook. Ancora più importante, è possibile creare una cartella di ricerca personalizzata che utilizza più criteri per selezionare i messaggi. Ad esempio, potresti avere un solo messaggio di visualizzazione da alcune persone e che hanno parole specifiche nella riga dell'oggetto.
Per creare una cartella di ricerca, passare alla scheda "Cartella" sulla barra multifunzione, quindi fare clic sul pulsante "Nuova cartella di ricerca".
Nella finestra Nuova cartella di ricerca, scorri fino alla fine dell'elenco, seleziona l'opzione "Crea una cartella di ricerca personalizzata", quindi fai clic sul pulsante "Scegli" che viene visualizzato.
Nella finestra della cartella di ricerca personalizzata, inserisci un nome per la tua cartella.
Successivamente, imposterai i criteri per la ricerca, quindi premi il pulsante "Criteri".
La finestra Criteri della cartella di ricerca ti consente di personalizzare davvero la ricerca e puoi selezionare tutti i criteri disponibili che desideri.
La scheda "Messaggi" contiene i criteri di base che consentono di cercare parole specifiche nell'oggetto o nel corpo del messaggio, mittenti e destinatari. Puoi anche limitare la ricerca ai messaggi in cui sei l'unica persona sulla linea "A" o sulla linea "A" o "Cc" con altre persone.
E puoi anche specificare un intervallo di tempo per i messaggi in base a quando sono stati ricevuti, inviati, modificati e così via. Ad esempio, potresti mostrare solo i messaggi ricevuti negli ultimi sette giorni.
La scheda "Altre scelte" fornisce ancora più criteri per restringere la ricerca. Puoi cercare per messaggi in categorie specifiche, quelli che non sono letti o con allegati, dall'importanza del messaggio, da quelli che sono contrassegnati o meno, e anche dalla dimensione effettiva del messaggio. Quest'ultimo può essere utile per trovare e cancellare allegati di grandi dimensioni, a proposito.
La scheda "Avanzate" consente di aggiungere criteri basati su tutti i campi che un oggetto Outlook può memorizzare. Ce ne sono molti, quindi non li copriremo qui. Ma se hai bisogno di cercare per qualcosa che non hai trovato nelle altre schede, è probabile che lo troverai facendo clic sul pulsante "Campo" e sfogliando i menu.
Una volta terminato di impostare tutti i criteri desiderati in queste tre schede, andare avanti e fare clic sul pulsante "OK" per tornare alla finestra Cartella di ricerca personalizzata. C'è ancora una cosa che potresti voler configurare qui prima che tu abbia finito.
Per impostazione predefinita, la ricerca personalizzata creata verrà estratta da tutte le cartelle nel file di dati di Outlook. Se vuoi limitarlo solo a certe cartelle, fai clic sul pulsante "Sfoglia".
Nella finestra Seleziona cartelle, selezionare le cartelle che si desidera includere nella ricerca, quindi fare clic sul pulsante "OK".
E poi di nuovo nella finestra principale Personalizza, vai avanti e clicca di nuovo su "OK".
Outlook crea la cartella di ricerca personalizzata e la aggiunge alla vista della cartella.
Una volta che hai imparato a usarlo, la funzione Cartella di ricerca personalizzata è piuttosto potente. Ecco alcuni esempi di cose che potresti utilizzare per le cartelle di ricerca:
- Messaggi da e verso il tuo capo
- Messaggi con flag di followup non risolti per categoria (ad esempio, puoi cercare solo gli articoli non risolti nella categoria personale)
- Messaggi con grande importanza
- Messaggi da e verso un cliente (puoi persino utilizzare il loro dominio completo nella casella di ricerca e scegliere di cercare in tutti i campi)
- Messaggi con allegati e di dimensioni superiori (ideali per eliminare allegati di grandi dimensioni e ridurre le dimensioni del file di dati)
E questo si limita a graffiare la superficie. Quindi, quali tipi di cartelle di ricerca crei? Fateci sapere nei commenti!
