Come utilizzare le regole per gestire l'e-mail di Outlook.com

Se sei un utente di Outlook.com, potresti essere interessato a sapere che l'impostazione delle regole per gestire le e-mail in entrata e in uscita può semplificarti la vita.

Quali sono le regole?

Nella loro forma più semplice, le regole di Outlook sono azioni che il tuo account di posta elettronica eseguirà automaticamente in base alle linee guida che hai specificato. Esistono due categorie principali di regole che è possibile creare. Queste sono regole organizzative e regole basate sulla notifica. Queste regole non saranno retroattive, il che significa che si applicheranno solo ai messaggi non letti.

1. Organizza le tue e-mail - Queste regole si concentrano sull'archiviazione e l'organizzazione di messaggi basati su mittenti, parole chiave per argomenti e cartelle nel tuo account Outlook. Questi sono utili per mettere e-mail in cartelle o categorie rilevanti.
2. Mantieni la corrente: queste regole ti invieranno notifiche basate sui tuoi messaggi in arrivo. Questi sono utili se vuoi ricevere notifiche di nuove e-mail sui tuoi dispositivi mobili.

Creazione di nuove regole in Outlook.com

Una volta effettuato l'accesso all'account email di Outlook.com, fai clic sul pulsante "Impostazioni", quindi sull'opzione "Gestisci regole" per creare una nuova regola.

Ora, fai clic sul pulsante "Nuovo" per creare la tua prima regola. Come puoi vedere, ci sono due sezioni principali. A sinistra, si assegnerà una condizione o più condizioni per identificare le e-mail a cui si applicherà la nuova regola. Il lato destro è dove definirai quale azione prenderà Outlook con le tue e-mail.

Per questo esempio, sceglieremo due delle nove condizioni che l'email deve soddisfare, così come due delle otto azioni.

AZIONI DI CONDIZIONI

Faremo prima clic sul collegamento delle condizioni per aggiungere una seconda condizione. Diciamo che qualsiasi e-mail da "[email protected]" che contiene la parola "mela" nella riga dell'oggetto deve essere inviata a una cartella denominata "E-mail Apple" e deve essere classificata come "IMPORTANTE !!!"

Fallo modificando la regola finché le due sezioni non assomigliano alle immagini sottostanti.

Infine, fai clic su "Crea regola" e applicalo. D'ora in poi, qualsiasi e-mail di [email protected] contenente la parola mela in essi sarà classificata come importante e spostata nella cartella "E-mail Apple".

Se desideri modificare una delle regole create in precedenza, tutto ciò che devi fare è fare clic sulla regola e modificarla nella finestra che si apre. Per eliminare una regola, fai semplicemente clic sul piccolo cestino accanto alla regola.

Crea regole dai messaggi e-mail

La pagina "Gestisci regole" non è l'unico modo per creare regole per le tue e-mail. In alternativa, se desideri creare una regola basata su un'email che hai ricevuto, devi semplicemente trovarla nella Posta in arrivo e fare clic con il tasto destro del mouse su di essa. Quindi, seleziona l'opzione "Crea regola".

In alternativa, puoi fare clic sull'e-mail per aprirla e creare una regola selezionando l'opzione dal "Menu esteso".

Una volta fatto ciò, vedrai una finestra popup come mostrato di seguito, in cui puoi personalizzare la regola secondo necessità.

Organizzazione delle regole

È importante ricordare che Outlook.com selezionerà automaticamente le regole che definisci e le implementerà in base all'ordine in cui appaiono nel tuo elenco di regole. Questo è il motivo per cui è importante organizzare le regole in base al loro ordine di importanza. Basta fare clic sulle frecce su e giù accanto alle regole per metterle in ordine secondo necessità.

Limiti della regola

Ora che sai come creare e organizzare le tue regole, devi sapere che ci sono anche alcune limitazioni alle regole nell'app Web di Outlook.com. C'è un limite al numero di regole che puoi creare. Per qualche motivo, ti vengono assegnati solo 64 KB per le tue regole di Outlook.com. Non esiste una risposta definitiva su quante regole è possibile creare in quanto la dimensione delle regole varierà in base alla lunghezza della regola e al numero di condizioni e azioni definite. Una volta raggiunto il limite, Outlook.com ti informerà che non puoi creare altre regole. Questo è il momento in cui sarà necessario consolidare le regole o eliminare le vecchie regole che non sono più necessarie.

Oltre al limite sulla quantità di regole che è possibile creare, se si utilizza l'applicazione desktop Microsoft Outlook con le regole, è possibile che venga visualizzato un avviso che le regole sono in conflitto con quelle sull'app desktop. Dovrai ricontrollare per essere sicuro di poter disabilitare le regole in conflitto o eliminarle se necessario.

Complimenti, ora conosci praticamente tutto ciò che devi sapere sulla creazione, la manipolazione e l'utilizzo delle regole nell'app Web di Microsoft Outlook. Divertiti a gestire le tue comunicazioni digitali con facilità su Outlook.com.