Come ridurre la dimensione di un documento di Microsoft Word
I documenti di Word possono ottenere enormi, insolitamente lunghi, documenti complessi con un sacco di immagini incorporate, tipi di carattere e altri oggetti. Ma sembra anche che i documenti possano crescere di mano per apparentemente senza motivo. Se hai a che fare con un documento enorme, ecco alcune cose che puoi provare a ridurre le dimensioni del file.
Quando hai un documento Word troppo grande, la prima cosa che proverai è comprimere le immagini al suo interno. Ciò è in parte dovuto al fatto che siti come How-To Geek hanno scritto articoli esaurienti che spiegano come farlo, e in parte perché, beh, le immagini sembrano sempre aumentare le dimensioni di un documento di Word oltre la ragione. Dovresti comunque andare avanti e seguire i suggerimenti che abbiamo scritto in quell'articolo, perché se hai immagini, ti aiuteranno.
Ma se non hai le immagini, o hai seguito questi suggerimenti e hai bisogno di ridurre di più le dimensioni del file, ti abbiamo coperto. Abbiamo molti consigli da condividere, quindi li abbiamo suddivisi in elementi che sicuramente aiuteranno a ridurre le dimensioni di un documento di Word, cose che potrebbero aiutare e alcuni suggerimenti comunemente suggeriti con cui non dovresti preoccuparti.
Iniziamo.
Suggerimenti che aiuteranno sicuramente a ridurre le dimensioni di un documento
Non tutti i suggerimenti che trovi ti saranno utili. A volte questo è dovuto al fatto che non si applicano alla tua situazione (se non hai immagini quindi i suggerimenti sulla compressione delle immagini non saranno utili) ma a volte i suggerimenti sono semplicemente sbagliati. Abbiamo testato tutti i suggerimenti in questa sezione, quindi sappiamo che funzionano.
Converti il tuo documento nel formato DOCX
Microsoft ha rilasciato il formato DOCX in Office 2007, quindi se si sta ancora utilizzando il formato .doc, è il momento di convertire. Il nuovo tipo di file .docx funziona essenzialmente come un file ZIP comprimendo il contenuto del documento, quindi la semplice conversione di un file .doc nel formato .docx renderà il documento più piccolo. (Questo vale anche per altri formati di Office come Excel (.xls in .xslx), PowerPoint (.ppt in .pptx) e Visio (.vsd in .vsdx)).
Per convertire il file .doc, aprilo in Word e fai clic su File> Informazioni> Converti.
Fai clic su "OK" sul prompt visualizzato, fai clic sul pulsante "Salva" e Word converte il documento in .docx. Word esegue questa conversione creando una nuova versione del documento nel nuovo formato, quindi avrai ancora la tua vecchia versione .doc disponibile.
Abbiamo testato questo con un file .doc di 20 pagine di esempio che conteneva sei immagini, varie tabelle e segni di formattazione. Il file .doc originale era 6,001 KB, ma il file .docx convertito pesava solo 721 KB. Questo è il 12% della dimensione originale. Nient'altro che suggeriamo di seguito farà di più per ridurre le dimensioni del tuo file, quindi se hai file .doc che puoi convertire in .docx, il tuo lavoro potrebbe essere fatto.
Inserisci le tue immagini invece di copiarle e incollarle
Quando si copia e incolla un'immagine nel documento, Word formula alcune ipotesi su come gestirlo. Uno di questi presupposti è che si desidera che l'immagine incollata sia un formato BMP, che è un tipo di file di grandi dimensioni o, a volte, PNG, che è ancora abbastanza grande. Una semplice alternativa è quella di incollare l'immagine in un programma di editing, salvarla come un formato più piccolo come JPG e quindi usare Inserisci> Immagine per inserire l'immagine nel documento.
Incollare la piccola schermata qui sotto direttamente in un documento Word altrimenti vuoto ha reso la dimensione di quel documento passare da 22 KB a 548 KB.
Incollare lo screenshot in Paint, salvarlo come JPG e quindi inserire quel JPG in un documento vuoto ha causato il passaggio del documento a solo 331 KB. Questo è poco più del 40% più piccolo. Ancora meglio, l'utilizzo del formato GIF ha portato a un documento più piccolo del 60%. In scala, questa è la differenza tra un documento da 10 MB e un documento da 4 MB.
Certo, non puoi sempre farla franca. A volte, avrai bisogno della migliore qualità dell'immagine che i formati come BMP e PNG possono offrire. Ma se si tratta di una piccola immagine o se non hai bisogno di una qualità super alta, l'utilizzo di un formato più leggero e l'inserimento dell'immagine possono aiutarti.
Mentre stai salvando la tua immagine, fai il tuo editing
Quando modifichi un'immagine in Word, memorizza tutte le modifiche dell'immagine come parte del documento. Il mezzo se si ritaglia un'immagine nel documento, Word conserva ancora l'immagine originale completa. Modifica un'immagine in bianco e nero e Word conserva ancora l'immagine a colori originale.
Ciò aumenta le dimensioni del documento inutilmente, quindi quando hai apportato modifiche alle tue immagini e sei sicuro di non doverle ripristinare, puoi fare in modo che Word scarti i dati di modifica.
Ma è meglio che rimuovere i dati non necessari dal tuo documento non abbia in primo luogo quei dati non necessari nel tuo documento. Qualsiasi modifica che puoi apportare, anche semplici come il ritaglio o l'aggiunta di una freccia, è meglio fare in un editor di immagini prima di inserire l'immagine nel documento.
Comprimi tutte le tue immagini in un'unica operazione
Sì, all'inizio abbiamo detto che questo articolo parlava altro modi per ridurre le dimensioni del file, ma la maggior parte degli articoli su questo argomento ti dice come comprimere le immagini una alla volta (incluso il nostro articolo), e qui su How-To Geek stiamo cercando modi migliori per fare le cose.
Fare clic su File> Salva con nome> Altre opzioni. (Puoi avere "Salva una copia" piuttosto che "Salva con nome" se hai OneDrive con AutoSave attivato).
Si apre la finestra di dialogo "Salva con nome", in cui si accede ad alcune opzioni aggiuntive. Fai clic su Strumenti> Comprimi immagini.
Si apre il pannello "Comprimi immagini", in cui puoi decidere quale compressione applicare a tutte le tue immagini contemporaneamente.
L'opzione "Applica solo a questa immagine" è disattivata perché si tratta di uno strumento tutto o niente: tutte le immagini avranno queste opzioni applicate quando si salva il documento o nessuna di esse lo farà. Quindi se vuoi scegliere diverse opzioni per immagini diverse, questo non funzionerà per te. Ma se stai cercando di comprimere tutte le tue immagini in una volta sola, questa è l'opzione da usare.
Seleziona le tue scelte, fai clic su "OK", quindi salva la nuova versione del documento con tutte le immagini compresse.
Interrompi l'incorporamento dei caratteri nel documento
A meno che tu non stia utilizzando un font insolito da una galassia molto, molto lontano, è quasi certo che chiunque con cui condividi il tuo documento sarà in grado di leggerlo usando la loro copia di Word (o un'alternativa gratuita come Libre Office). Quindi, perché vorresti sprecare spazio nel tuo file incorporando i caratteri? Arresta il problema andando su File> Opzioni> Salva e disattivando l'opzione "Incorpora caratteri nel file".
Potresti pensare che questo non farebbe molta differenza, ma ti sbaglieresti. Se l'incorporamento dei caratteri è attivato e l'opzione "Non incorporare i tipi di carattere comuni" è disattivata, la differenza nella dimensione del file è di quasi 2 MB. Anche con "Non incorporare i font di sistema comuni" attivati (il che significa che non sono inclusi font come Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman e così via), il file è ancora quasi 1,3 MB più grande.
Quindi sì, smetti di incorporare i caratteri nel tuo documento.
Smetti di incorporare altri file se puoi
Di recente ti abbiamo mostrato come incorporare o collegare un foglio di calcolo Excel in un documento di Word (e puoi farlo anche con altri file, come presentazioni di PowerPoint o diagrammi di Visio). Se riesci a collegarti al foglio di calcolo invece di incorporarlo, risparmierai la maggior parte delle dimensioni del file Excel. Non lo salvi tutti, perché il foglio di lavoro collegato aggiungerà ancora alcune dimensioni, ma il tuo documento sarà molto più piccolo con un link rispetto a un embed completo. Naturalmente, ci sono degli svantaggi nel collegamento e dei vantaggi, quindi assicurati di leggere l'articolo per comprenderli prima di farlo.
Interrompere la memorizzazione di una miniatura per il documento
Nel passato, Word ti consente di memorizzare un'immagine in miniatura del documento in modo che Windows possa mostrarti un'anteprima in File Explorer. In questi giorni, File Explorer può farlo da solo e non ha bisogno dell'aiuto di Word, ma l'opzione è ancora presente nel documento. Nel nostro documento di test 721 KB, l'attivazione di questa opzione ha aumentato la dimensione del file a 3247 KB. È 4,5 volte la dimensione del file originale, per niente. Troverai questa impostazione in File> Informazioni> Proprietà> Proprietà avanzate.
Disattiva la casella di controllo "Salva le anteprime per tutti i documenti di Word" e fai clic su "OK".
Il nome di questa opzione è un po 'fuorviante perché lo spegni qui riguarda solo il documento che hai aperto, anche se dice "tutti i documenti di Word". Se questo è attivato di default quando crei un documento, allora Dovrai spegnerlo nel modello Normal.dotx e Microsoft ha fornito eccellenti istruzioni per farlo se non sei sicuro di come.
Puoi anche disattivare questa impostazione nella finestra di dialogo "Salva con nome", dove viene chiamata la leggermente più corretta "Salva miniatura".
Rimuovi le informazioni personali e nascoste dal tuo documento
Non solo le informazioni personali si aggiungono alle dimensioni del tuo documento, ma è anche potenzialmente in grado di fornire ai tuoi lettori le informazioni che non vuoi che abbiano. Potrebbero esserci anche informazioni che sono state formattate come nascoste, e se non hai bisogno di questo testo nascosto nel documento, perché non liberartene?
Rimuovi queste informazioni non necessarie dal tuo documento andando su File> Informazioni> Verifica la presenza di problemi e quindi facendo clic sul pulsante "Controlla documento".
Accertati che "Proprietà documento e informazioni personali" sia attivato, quindi fai clic su "Ispeziona". Al termine dell'esecuzione, fai clic su "Rimuovi tutto" nella sezione "Proprietà del documento e informazioni personali".
Questa azione ha ridotto le dimensioni del nostro file di test di 7 KB, quindi non una quantità enorme. Tuttavia, è buona pratica rimuovere le informazioni personali dai tuoi file, quindi dovresti farlo comunque. Tieni presente che non è possibile ripristinare questi dati dopo averli rimossi, quindi assicurati di essere contento che ciò avvenga prima di rimuoverlo. Puoi fare la stessa cosa per le opzioni "Contenuto invisibile" e "Testo nascosto", ma questo renderà più piccolo il tuo file se hai dei contenuti nascosti.
Disattiva AutoRecover (se hai il coraggio)
Una delle grandi funzionalità di Word, infatti, una delle grandi funzionalità di ogni app di Office, è l'AutoRecover. Questa funzione esegue backup regolari del tuo file mentre lavori, quindi se Word si arresta in modo anomalo o il computer si riavvia inaspettatamente (ad esempio quando Windows esegue un aggiornamento di sistema durante la notte), all'avvio successivo verranno visualizzate automaticamente le versioni recuperate dei documenti aperti Parola. Naturalmente, tutte queste versioni si aggiungono alla dimensione del file, quindi se si disattiva AutoRecover, il file sarà più piccolo.
Vai su File> Opzioni> Salva e disattiva l'opzione "Salva informazioni AutoRecover ogni [x minuti]".
Ciò non farà una differenza immediata, ma interromperà l'aggiunta di nuove versioni di AutoRecover al file mentre ci lavori.
Ricorda che non avrai più versioni di AutoRecover, quindi se Word si blocca o si chiude in modo imprevisto, perderai tutto il lavoro dall'ultima volta che lo hai salvato.
Copia tutto in un documento nuovo di zecca
Mentre lavori su un documento, Word salva varie cose in background per aiutarti. Abbiamo mostrato come disattivarli, laddove possibile, e come eliminare i dati raccolti da Word, ma probabilmente nel tuo documento ci sono ancora cose che non ti servono. Se ti trovi soggetto a questo tipo di scorrimento del formato del documento, puoi creare un nuovo documento e quindi copiarne tutto.
Inizia creando un nuovo documento vuoto. Seleziona tutto il contenuto nel documento corrente premendo Ctrl + A. Nel nuovo documento, premi Ctrl + V per incollare tutto. Copia tutto il testo, le sezioni, la formattazione, le opzioni di impaginazione, la numerazione delle pagine, tutto ciò di cui hai bisogno.
Il tuo nuovo documento non avrà nessuno dei precedenti salvataggi di sfondo, informazioni AutoRecover o versioni precedenti, e questo dovrebbe ridurre le dimensioni del file.
Tieni presente che in questo modo verranno copiati tutti i dati di modifica nelle immagini, quindi è consigliabile rimuoverli dal documento originale prima di copiare tutto nel nuovo documento. Se non lo fai, non è un grosso problema. Puoi ancora rimuoverlo dal tuo nuovo documento.
Non possiamo dirvi quanto questo salverà, perché potrebbe essere qualsiasi cosa, da alcuni kilobyte a molti megabyte, ma vale sempre la pena farlo se si desidera eliminare quanto più grasso possibile dal documento.
Come bonus, abbiamo anche visto questa copia / incolla in un nuovo trucco del documento per risolvere strani errori nei documenti di Word che erano difficili da rintracciare altrimenti.
Suggerimenti Potrebbe Aiuta a ridurre le dimensioni di un documento
Alcuni suggerimenti sembrano aiutare, ma non siamo riusciti a ottenere un risultato positivo con loro. Non stiamo dicendo che non aiuteranno a ridurre le dimensioni del tuo file, ma sembra che avrai bisogno di un particolare insieme di circostanze per trarne beneficio. Ti raccomandiamo vivamente di provare prima i suggerimenti della sezione precedente, e poi di dare un'occhiata se necessario.
Disattiva i salvataggi di sfondo
Più un documento è complicato e più tempo è passato da quando lo hai salvato, più tempo è necessario per salvare quando fai clic sul pulsante "Salva". Per evitare questo problema, Word ha un'impostazione in File> Opzioni> Avanzate denominata "Consenti salvataggio in background".
Questa impostazione è abilitata per impostazione predefinita e salva il documento in background mentre ci stai lavorando. L'idea è che quando fai clic su "Salva", ci saranno meno modifiche da salvare e quindi si risparmia molto più velocemente. Questo è in gran parte un ritorno ai tempi in cui Word assorbiva una quantità proporzionalmente maggiore di risorse di sistema, e sui sistemi moderni, probabilmente non è necessario, specialmente se non si stanno modificando documenti troppo lunghi o complicati.
La giuria non fa sapere se questo fa la differenza per le dimensioni del file. Lasciare un documento aperto con questa impostazione non ha fatto alcuna differenza per le dimensioni del nostro documento di test (considerando che AutoRecover è stato attivato fatto aumentare la dimensione del file). Anche apportare modifiche per un periodo di circa 30 minuti non ha determinato la modifica della dimensione del documento in modo apprezzabile, indipendentemente dal fatto che "Consenti salvataggio in background" fosse attivato o disattivato. Nemmeno spegnendolo ha cambiato la velocità con cui il documento è stato salvato.
In breve: questo dipende da voi. Se spegnerlo non riduce le dimensioni del file e lasciarlo attivo, perché qualsiasi cosa che Word fa per salvare automaticamente i tuoi documenti è una buona cosa.
Converti in formato RTF e poi converti in DOCX
RTF è l'acronimo di Rich Text Format ed è uno standard aperto per i documenti che fornisce un po 'più di formattazione rispetto al testo normale, ma non tutti i campanelli e i fischietti di DOCX. L'idea di convertire un DOCX in RTF è che rimuove tutta la formattazione extra e tutti i dati nascosti in modo che quando si salva il file RTF come file DOCX, le dimensioni del file saranno più piccole.
La conversione del nostro documento di test da 7 pagine a 721 KB in formato RTF ha portato la dimensione del file a 19,5 MB (quindi non utilizzare RTF se si desidera un file di piccole dimensioni). La conversione in DOCX ha comportato un file di 714 KB. Questo è un risparmio di 7 KB-meno dell'1% e poiché RTF non è in grado di gestire parte della semplice formattazione della tabella che abbiamo usato, abbiamo dovuto riformattare ... .che ha ridato dimensione a 721 KB.
Questo non sembra che abbia molti vantaggi per il tuo documento, specialmente quando il moderno DOCX ha così tante capacità di formattazione che RTF non può gestire.
Converti in HTML e quindi riconvertire in DOCX
Questa è la stessa idea della conversione in RTF, tranne che l'HTML è un formato web. Il nostro test di conversione ha mostrato risultati quasi identici all'utilizzo di RTF.
Abbiamo provato questo sul nostro file DOCX 721 KB e lo ha convertito in un file HTML 383 KB. La conversione in DOCX ha comportato un file di 714 KB. Questo è un risparmio dell'1%, ma non ha funzionato con la formattazione, specialmente con le intestazioni, e queste dovrebbero essere rifatte.
Decomprimere il documento e comprimerlo
Un documento DOCX è un file compresso, come un archivio creato con 7-Xip o WinRar. Questo significa che puoi aprirlo con uno di questi strumenti e vedere tutti i contenuti. Un suggerimento che potresti vedere è quello di estrarre tutti i file dal tuo DOCX, aggiungerli a un archivio compresso e quindi rinominare quell'archivio in un'estensione di file DOCX. Ehilà, hai un documento di Word che è stato compresso! In teoria, sembra plausibile, ma usando sia 7-Zip che WinRar e vari formati di archivio abbiamo scoperto che ogni volta che provavamo ad aprire il file .docx che avevamo creato, Word ci diceva che il file era corrotto.
Potrebbe esserci qualche merito in questa idea - il nostro file 721 KB è finito a soli 72 KB - ma non lo raccomanderemmo a meno che non vogliate spendere un sacco di tempo a giocarci per cercare di farlo funzionare. Inoltre, il salvataggio potrebbe essere semplicemente dovuto al fatto che il processo di compressione ha rimosso / compresso qualcosa che impedisce a Word di aprire il documento, ma non possiamo essere sicuri.
Suggerimenti comunemente consigliati che probabilmente non faranno alcuna differenza
Ci sono alcuni suggerimenti che galleggiano su Internet suono ragionevole ma non avrà molto effetto. Questo non vuol dire che non dovresti provarli, solo che non dovresti aspettarti un grande impatto sulla dimensione del tuo documento.
Rimuovi versioni precedenti del documento
Word mantiene le versioni precedenti del documento mentre ci lavori. Questa è la funzionalità di salvataggio automatico e alcune persone suggeriscono di eliminarli andando su File> Informazioni> Gestisci documento e rimuovendo eventuali versioni precedenti.
Tuttavia, non ha senso farlo perché quelle vecchie versioni sono memorizzate nel file system di Windows, non nel documento di Word. Cancellarli non renderà il tuo documento più piccolo. Se si desidera rimuovere qualsiasi informazione sulla versione precedente all'interno del documento, copiare il contenuto in un documento nuovo di zecca o fare un File> Salva con nome per salvare in un nuovo documento, come suggerito in precedenza.
Incolla solo il testo, non la formattazione
Quando si desidera copiare e incollare da un documento nel documento corrente, è possibile utilizzare diverse opzioni di incolla.
L'opzione predefinita utilizzata se fai clic sul pulsante "Incolla" (o premi Ctrl + V) è "Mantieni formattazione sorgente". Copia i caratteri non predefiniti e la formattazione come grassetto, corsivo e così via. Ma se si fa clic sull'opzione "Mantieni solo il testo", questa o almeno la teoria va a ridurre le dimensioni del file rimuovendo la formattazione.
L'abbiamo provato con un documento di 20 pagine con varie formattazioni applicate al testo su ogni pagina e la differenza di dimensione media era di poco inferiore ai 2 KB per pagina. Questo potrebbe essere significativo se si dispone di un documento di oltre 250 pagine, con un totale di circa 0,5 MB, ma si avrà davvero un documento Word di 250 pagine senza formattazione? Probabilmente no, perché sarebbe per lo più illeggibile, quindi perdi i tuoi risparmi quando aggiungi nuovamente la formattazione.
Tutti i vantaggi di questo metodo dipendono probabilmente dal suggerimento di cui sopra: copia e incolla l'intero documento in un nuovo documento per rimuovere versioni precedenti, modifiche di modifiche precedenti e così via.
Cambia la dimensione della pagina
Word ti offre la possibilità di modificare le dimensioni della pagina andando su Layout> Dimensioni e cambiando dalla dimensione "Lettera" predefinita. Ci sono suggerimenti che dicono che se si sceglie una dimensione più piccola, ma simile come "A4", gli altri lettori non se ne accorgeranno, e si ottiene un risparmio di dimensioni ridotte.
Abbiamo provato questo con un documento di 20 pagine utilizzando la dimensione "Lettera" che era 721 KB. Abbiamo cambiato le dimensioni in "A4", "A5" (che è la metà delle dimensioni di "A4") e "B5" e il nostro documento è rimasto costante di 721 KB ogni volta. In altre parole, non ha fatto alcuna differenza per le dimensioni del file.
Interrompere l'incorporamento dei dati linguistici
C'è un'impostazione in File> Opzioni> Avanzate denominata "Incorpora dati linguistici" e vedrai suggerimenti in vari punti che ti dicono di disattivarlo. In superficie, sembra ragionevole, i dati linguistici aggiuntivi non aumentano le dimensioni di un documento?
In breve, la risposta è no se stai usando un moderno file .docx. Word gestisce i dati linguistici dietro le quinte e non occupa spazio nel documento.
Disattivare questa opzione può fare una leggera differenza nei vecchi file .doc, ma anche in questo caso solo se hai utilizzato uno strumento di scrittura a mano e Word ha alcune "informazioni sulla correzione del riconoscimento della grafia" da archiviare. Altrimenti, non fa alcuna differenza.
Questo è il nostro elenco abbastanza completo di modi in cui è possibile ridurre i file di Word a dimensioni ridotte, ma siamo sempre alla ricerca di nuovi metodi per provare (o sfatare). Spara via nei commenti se conosci una tecnica che ci è sfuggita e la controlleremo!
