Come ridurre la dimensione del file di dati di Outlook
I file di dati di Outlook possono diventare molto grandi nel tempo, specialmente se si ricevono molti allegati. Anche se elimini vecchi messaggi, la dimensione del tuo file di dati di Outlook non viene ridotta di conseguenza.
I file di dati di Outlook (file .pst e .ost) includono tutte le e-mail (in tutte le cartelle, incluse le e-mail inviate), i contatti, gli appuntamenti del calendario, le attività e le note, nonché i relativi allegati associati. Man mano che invii e ricevi più e-mail e allegati, aggiungi altri appuntamenti al tuo calendario e crei più attività e note, i tuoi file di dati di Outlook possono facilmente raggiungere dimensioni di diversi gigabyte. Il mio è un gigabyte, ma è ancora abbastanza grande.
Anche se si svuota la cartella Posta eliminata o si svuota automaticamente quando si esce da Outlook, lo spazio occupato nel file di dati non viene rilasciato. Tuttavia, puoi recuperare lo spazio di compattazione il tuo file di dati di Outlook. Ecco come farlo.
Fase uno: esamina i tuoi account ed elimina ciò che non ti serve
Prima di passare al processo di compattazione, dovrai passare da Outlook e cancellare tutto ciò che non ti serve. Ti consigliamo di verificare la grandezza delle tue varie cartelle, in modo da sapere quali elementi libereranno più spazio. Ricorda, puoi anche eliminare le voci di calendario, attività e note oltre alle e-mail. Per controllare le dimensioni delle cartelle, seleziona Posta in arrivo (o qualsiasi altra cartella) nell'account (file di dati di Outlook) che desideri compattare e fai clic sulla scheda "File".
Nella schermata del backstage, fai clic su "Strumenti" e seleziona "Pulizia Mailbox" dal menu a discesa.
Nella finestra di dialogo Pulizia mailbox, fai clic su "Visualizza dimensioni mailbox".
La finestra di dialogo Dimensione cartella mostra la dimensione di ciascuna cartella nell'account attualmente selezionato. Scorri e vedi quali cartelle sono più grandi, dove potresti voler eliminare elementi. Fai clic su "Chiudi" quando hai finito.
Per vedere la dimensione della cartella Posta eliminata, fai clic su "Visualizza dimensioni voci eliminate".
La nostra cartella Posta eliminata non è enorme, ma dovremmo svuotarla comunque prima di compattare il nostro file di dati. Clicca "Chiudi".
Si torna alla finestra di dialogo Pulitura mailbox. Se desideri eliminare più elementi dal tuo account, fai clic su "Chiudi" per tornare al tuo account. Seleziona le email, il calendario, le attività e le note che non vuoi e premi Elimina. Puoi anche premere Maiusc + Canc per eliminare definitivamente gli elementi selezionati, ignorando la cartella Posta eliminata.
Passaggio 2: svuota la cartella Posta eliminata
Dovrai anche svuotare il cestino o la cartella "Posta eliminata", prima di continuare. Se ci sono ancora elementi nella cartella Posta eliminata, ci sono due modi per svuotare la cartella. Un modo è fare clic su "Svuota" nella finestra di dialogo Pulitura mailbox, se è ancora aperta.
Viene visualizzata una finestra di dialogo di conferma per assicurarsi di voler eliminare in modo permanente gli elementi nella cartella Posta eliminata. Clicca "Si".
Se la finestra di dialogo Pulizia cassette postali non è aperta, puoi anche svuotare la cartella Posta eliminata direttamente nel tuo account nel riquadro Posta. Per fare ciò, assicurati innanzitutto che il pannello Mail sia attivo. Premi Ctrl + 1 per aprire il pannello Posta, se non lo è. Quindi, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Posta eliminata nell'account che si desidera compattare e selezionare "Cartella vuota" dal menu popup. Viene visualizzata la stessa finestra di dialogo di conferma mostrata sopra.
Fase tre: compatta il tuo file di dati di Outlook
Ora che hai eliminato gli elementi che non vuoi e hai svuotato la cartella Posta eliminata, è tempo di compattare il tuo file di dati di Outlook. Nella finestra principale di Outlook, fai nuovamente clic sulla scheda "File". Quindi, assicurarsi che la schermata Informazioni account sia attiva. In caso contrario, fai clic su "Informazioni" nell'elenco di elementi a sinistra. Fai clic su "Impostazioni account" e quindi seleziona "Impostazioni account" dal menu a discesa.
Nella finestra di dialogo Impostazioni account, fare clic sulla scheda "File di dati".
Selezionare il file di dati di Outlook che si desidera compattare nell'elenco e quindi fare clic su "Impostazioni".
Se l'account attualmente selezionato è un account POP3 (file .pst), viene visualizzata la seguente finestra di dialogo. Fai clic su "Compatta ora".
Altrimenti, se l'account selezionato è un account IMAP (file ost), verrà visualizzata la seguente finestra di dialogo. Fai clic su "Compatta ora".
La seguente finestra di dialogo viene visualizzata mentre il file di dati di Outlook viene compattato.
Al termine del processo di compattazione, si torna alla finestra di dialogo File di dati di Outlook (o Impostazioni file di dati di Outlook). Fai clic su "OK" o "Annulla" per chiuderlo.
Fai clic su "Chiudi" nella finestra di dialogo Impostazioni account.
Il nostro file di dati di Outlook è passato da circa 951 MB a circa 845 MB, quindi abbiamo recuperato poco più di 100 MB di spazio su disco. Più grande è il tuo file di dati, più spazio avrai probabilmente indietro.
La compattazione dei file di dati di Outlook non solo aiuta a risparmiare spazio su disco, ma può anche migliorare le prestazioni di Outlook. Un grande file di dati di Outlook può far sì che Outlook impieghi più tempo per avviarsi, lavorare e spegnersi. Quindi, compattare periodicamente il file di dati di Outlook è una cosa intelligente da fare.
