Come proteggere documenti e file PDF con il proprietario e le password utente in LibreOffice
Esistono due modi per proteggere un file PDF: una password del proprietario e una password dell'utente. Spiegheremo lo scopo di ciascuno e ti mostreremo come applicarli ai tuoi file PDF.
La password Proprietario o Autorizzazioni consente di applicare le autorizzazioni a un file PDF. Ad esempio, se non si desidera consentire la stampa di un file PDF o l'estrazione di pagine, è possibile scegliere ciò che si desidera consentire e non consentire e applicare una password del proprietario al file PDF. La password del proprietario può anche essere chiamata la password principale. È ciò che ti permette di cambiare queste autorizzazioni.
La password Utente o Apri consente all'utente di inserire una password per visualizzare anche il PDF. Se non inseriscono la password corretta, il file PDF non si aprirà.
Esistono diversi servizi online per proteggere i file PDF, come PDFProtect, ma se si desidera aggiungere una password a un documento sensibile, probabilmente non è comodo caricarlo su un servizio che non si conosce. Pertanto, ci concentreremo sulla migliore opzione offline in questa guida.
Abbiamo spiegato come creare un file PDF protetto da password in Microsoft Word, ma che aggiunge solo una password utente. Non è possibile aggiungere una password del proprietario. Abbiamo fatto qualche ricerca e abbiamo trovato che l'opzione migliore per proteggere i file PDF offline è LibreOffice, la suite per ufficio gratuita. Ti mostreremo come proteggere un documento Microsoft Word o LibreOffice Writer con una password e come creare un file PDF protetto da password da un documento.
NOTA: nel nostro esempio utilizziamo un file di Word, ma puoi fare la stessa cosa con i documenti di LibreOffice Writer (file .odt). È anche possibile aprire file PDF in LibreOffice. Si aprono in LibreOffice Draw, anche se si è in Writer, Calc o Impress, ma la procedura per la protezione delle password in Draw è la stessa degli altri programmi di LibreOffice ed è descritta in "Come convertire un documento in un File PDF protetto da password "nella sezione sottostante. Dovresti convertire un file PDF non protetto in uno protetto da password.
Come aggiungere password aperte e autorizzazioni a un documento
Prima di iniziare, scarica LibreOffice e installalo, oppure puoi scaricare la versione portatile se preferisci non installare LibreOffice. Aprire LibreOffice Writer e quindi aprire un file Word. Fai clic sulla freccia giù sul pulsante "Salva" sulla barra degli strumenti e seleziona "Salva con nome" dal menu a discesa.
Nella finestra di dialogo Salva con nome, accedere a dove si desidera salvare il documento protetto. Per il nostro esempio, sostituiremo il documento originale. Se si desidera salvare il documento protetto come nuovo file, immettere un nome diverso per il file nella casella "Nome file". Per proteggere con password il documento, selezionare la casella "Salva con password". Quindi, fai clic su "Salva".
Se stai sostituendo il file originale, viene visualizzata la finestra di dialogo Conferma Salva con nome. Fai clic su "Sì" per sostituire il file.
Nella finestra di dialogo Imposta password, è possibile specificare due tipi di password, proprio come le password utente e proprietario per i file PDF. Per richiedere all'utente di inserire una password per visualizzare il documento (come la password dell'utente), digitare una password nella casella "Inserisci password da aprire" e la casella "Conferma password" in "Password crittografia file". Se vuoi anche proteggere il documento dalla modifica (come la password del proprietario), fai clic su "Opzioni" nel mezzo della finestra di dialogo e digita una password nella casella "Inserisci password per consentire la modifica" e nella casella "Conferma password" sotto Password di condivisione file.
NOTA: la password di condivisione file funziona solo con i documenti LibreOffice Writer e non con quelli di Word. Se si desidera utilizzare la password di condivisione file, salvare il documento come file .odt, che è la prima opzione nell'elenco a discesa "Salva come" nella finestra di dialogo Salva con nome sopra.
L'immissione di una password per consentire la modifica automatica determina l'apertura del documento in modalità di sola lettura. Se si desidera aprire il file in modalità di sola lettura per impostazione predefinita senza password, selezionare la casella "Apri file di sola lettura" e lasciare le caselle della password in Condivisione file Password vuota.
Fai clic su "OK".
Se hai applicato una password aperta al documento, la prossima volta che apri il file, ti verrà chiesto di inserire la password aperta.
Se il file è un documento di LibreOffice Writer (.odt) e ad esso è stata assegnata una password di condivisione file, il documento verrà aperto in modalità di sola lettura. Per modificare il documento, fare clic sul pulsante "Modifica documento" nella barra gialla.
Ti verrà chiesto di inserire la password di condivisione dei file per poter modificare il file.
Come convertire un documento in un file PDF protetto da password
È anche possibile convertire un documento Word o un documento di LibreOffice in un file PDF protetto da password e applicarvi le password dell'utente e del proprietario. Per fare ciò, apri il documento e seleziona "Esporta come PDF" dal menu File.
Nella finestra di dialogo Opzioni PDF, fare clic sulla scheda "Protezione".
Sotto File Encryption and Permission, vi è inizialmente "Nessuna password aperta impostata" (password utente) e "Nessuna password impostata" (password del proprietario). Per impostare queste password, fai clic su "Imposta password".
Nella finestra di dialogo Imposta password, in Imposta password aperta, immettere la password dell'utente due volte necessaria per visualizzare il file PDF. In Imposta password autorizzazione, immettere la password del proprietario che impedirà la stampa, la modifica o la rimozione del contenuto del file PDF. Fai clic su "OK".
NOTA: non è necessario utilizzare entrambe le password, ma è consigliabile farlo per maggiore sicurezza. Un file PDF con solo una delle due password applicate (una delle due) non è sicuro come una con entrambe le password applicate. Planet PDF spiega perché due password sono meglio di una quando si proteggono i file PDF.
Si ritorna alla finestra di dialogo Opzioni PDF e lo stato della password (o delle password) che si imposta viene visualizzato sotto il pulsante Imposta password. Se si è scelto di impostare una password di autorizzazione (proprietario), le opzioni sul lato destro della finestra di dialogo diventano attive. Se non si desidera che nessuno stampi il documento o apporti modifiche al documento, selezionare "Non consentito" in Stampa e modifiche. Se si desidera limitare il tipo di stampa e le modifiche che è possibile eseguire, selezionare un'altra opzione in Stampa e modifiche. Se non vuoi che qualcuno copi il contenuto dal tuo file PDF, assicurati che la casella "Abilita la copia del contenuto" sia deselezionata. Per motivi di accessibilità, è consigliabile lasciare selezionata la casella "Abilita accesso al testo per gli strumenti di accessibilità". Fai clic su "Esporta".
Nella finestra di dialogo "Esporta", accedere alla cartella in cui si desidera salvare il file PDF protetto da password. Inserisci un nome per il file nella casella "Nome file" e fai clic su "Salva".
Se hai assegnato una password (utente) aperta al file PDF, ti verrà chiesta la password la prossima volta che la apri.
Verrà visualizzato "(SECURED)" a destra del nome del file nella barra del titolo, ad indicare che si tratta di un file PDF crittografato.
Se hai applicato una password di autorizzazione (proprietario) al file PDF e hai scelto di non consentire la stampa, noterai che l'opzione "Stampa" è disattivata quando fai clic sulla scheda "File".
Le procedure per aggiungere password aperte e permesse a un documento e quelle per convertire un documento in un file PDF protetto da password sono le stesse in LibreOffice Calc, Impress e Draw anche.
