Come non inviare nuovamente un documento via fax

I fax stanno ancora trasportando camion negli uffici di tutto il mondo. Le agenzie governative, gli avvocati, i medici e altre organizzazioni a lento movimento spesso richiedono ancora fax - nella migliore delle ipotesi, è un male necessario.

Il fax è spesso considerato più sicuro della posta elettronica, anche se in realtà non lo è. I fax comunicano attraverso le linee telefoniche senza alcuna crittografia e gli apparecchi fax sono spesso tenuti in aree trafficate in cui i documenti possono essere facilmente catturati da chiunque.

Alternative al fax

Esistono molte alternative per l'invio di fax. Se non sei limitato da leggi o perché la persona dall'altra parte richiede l'uso di fax, prova una di queste alternative:

Documenti di posta elettronica: Sì, l'umile e-mail può sostituire molti fax. Probabilmente stai inviando via fax un documento digitato da un computer, quindi perché preoccuparsi di usare un apparecchio fax? Allega il file a un'e-mail o includi semplicemente il testo importante in un'email stessa.
Scansione ed email: Se si dispone di un apparecchio fax che funziona anche come scanner, è possibile utilizzarlo per eseguire la scansione di documenti cartacei sul computer come file PDF. Allegare quei file PDF a una e-mail per inviarli insieme. Potresti anche provare a usare il tuo telefono per scansionare il documento - certo, non sarà la migliore qualità, ma abbiamo visto alcuni fax di bassa qualità.
Carica documenti: Alcune organizzazioni potrebbero consentire di caricare questi file di documenti scansionati sul Web piuttosto che inviarli semplicemente via email.
Usa posta di lumaca: La posta di lumaca è un'alternativa più lenta al fax che è peggio in molti modi, ma non sempre è male. Se non si dispone di un apparecchio fax e il documento non è urgente, in genere è possibile inviare un documento alla maggior parte delle organizzazioni anziché inviarlo via fax. Certo, devi avere a che fare con il sistema postale, ma almeno non devi faxare nulla.

Firma i documenti senza stamparli

Potrebbe essere necessario firmare documenti e inviarli a qualcuno, e una volta stampati potrebbero essere tentati di inviarli via fax. Dopo tutto, l'alternativa sarebbe quella di stampare il documento, firmarlo, scansionarlo di nuovo sul computer e inviarlo via email. Piuttosto che perdere tempo a farlo, puoi utilizzare il software per applicare la tua vera firma a un documento sul tuo computer. È sufficiente acquisire la firma una volta e verrà archiviata come immagine da applicare ai documenti. È possibile firmare facilmente i documenti futuri senza stamparli.

Se hai un tablet con uno stilo, puoi persino usare lo stilo per firmare un documento direttamente sullo schermo.

Invia un documento online via fax

I servizi di fax online ti consentono di inviare un documento via fax senza bisogno di un tuo fax o di una linea telefonica. Si utilizza un'interfaccia basata sul Web per caricare un documento e immettere il numero di telefono del destinatario. Il servizio stesso si occupa di tutto il materiale dell'ultimo miglio, inviando il documento via fax al fax remoto tramite le proprie linee telefoniche.

Se hai solo bisogno di inviare fax raramente, questi servizi ti permetteranno di inviare alcune pagine qua e là senza spendere un centesimo. Se devi inviare documenti via fax più spesso, potresti dover pagare qualcosa - ma dovresti pagare per un fax e una linea telefonica, comunque.

Questi servizi implicano tecnicamente l'invio di fax, ma almeno non sembrano utilizzare un vecchio fax ingombrante e non è necessario disporre di un telefono fisso.

Ricevi un fax online

Ricevere un fax può essere un mal di testa se hai un ufficio in casa. Il tuo fax deve essere acceso e ascoltare i fax tutto il tempo. È necessaria una linea dedicata per ricevere fax in modo da non perdere alcun fax quando si è al telefono. Potresti provare a chiedere alle persone di inviarti via fax un documento in un momento specifico quando sei sicuro che il tuo telefono fisso non sia legato.

Piuttosto che affrontare tutte queste sciocchezze, chiedi alle persone di scansionare e inviare per email i documenti a te. Puoi anche utilizzare altri strumenti se non vuoi fare affidamento sulla posta elettronica, ad esempio puoi utilizzare JotForm insieme a Dropbox per creare una pagina Web in cui le persone possono caricare file PDF e apparire in una cartella nel tuo Dropbox.

Puoi anche provare a utilizzare un servizio che ti fornisce un numero di fax dedicato e ti consente di ricevere fax lì. Questi in genere costano denaro - dopo tutto, il servizio fax deve pagare per un numero di telefono fisso dedicato e monitorarlo per voi. eFax offre 10 pagine in entrata gratuite al mese, anche se non ti danno alcuna pagina in uscita gratuita. HelloFax ti consente di inviare cinque pagine libere, ma il gioco è fatto. Ogni servizio di fax online gratuito ha una presa in questo modo - esiste l'offerta gratuita per attirarti, mentre devi pagare per le funzionalità più importanti. L'invio di fax implica l'interfacciamento con fax e numeri di telefono di rete fissa, e ciò non è gratuito. Viene anche spesso utilizzato a fini commerciali e le aziende sono disposte a spendere soldi per questo genere di cose.

The Last Resort: utilizza una macchina fax reale senza possederne una

Se non si desidera gestire i servizi online o la posta ordinaria e non si ha assolutamente altra scelta che inviare il documento occasionale come fax, esiste comunque un'alternativa all'acquisto del proprio apparecchio fax e all'utilizzo di un telefono fisso. Probabilmente puoi visitare un negozio locale che offre la copia e ti permetteranno di pagare qualche centesimo per inviare un fax. Questo non è l'ideale se si inviano spesso fax, ma se si deve inviare un fax una volta all'anno, questa può essere un'opzione valida.

Naturalmente, questo comporta ancora l'utilizzo di un apparecchio fax. Alcune organizzazioni richiedono solo fax e potresti non sentirti a tuo agio nel caricare documenti estremamente sensibili in un servizio di fax basato sul Web. Non c'è molto che puoi fare se devi confrontarti con un'organizzazione che richiede fax.

Il fax sarà ancora con noi per un po ', anche se solo a causa di normative che incoraggiano l'assistenza sanitaria e le organizzazioni legali a continuare a utilizzare il vecchio sistema fax invece di alternative moderne.

Immagine di credito: Abhisek Sarda su Flickr, racconti di un youkai errante su Flickr, AuthenticEccentric su Flickr