Come collegare o incorporare un foglio di lavoro Excel in un documento di Word

A volte, si desidera includere i dati su un foglio di calcolo di Excel nel documento Microsoft Word. Ci sono un paio di modi per farlo, a seconda che si desideri mantenere o meno una connessione con il foglio Excel di origine. Diamo un'occhiata.

Qual è la differenza tra il collegamento e l'incorporamento?

In realtà hai tre opzioni per includere un foglio di calcolo in un documento di Word. Il primo è semplicemente copiando quei dati dal foglio di calcolo e incollandoli nel documento di destinazione. Per la maggior parte, funziona solo con dati veramente semplici perché quei dati diventano semplicemente una tabella di base o un insieme di colonne in Word (a seconda dell'opzione di incolla scelta).

Anche se a volte ciò può essere utile, le altre due opzioni - collegamento e incorporamento - sono molto più potenti e sono ciò che mostreremo come fare in questo articolo. Entrambi sono piuttosto simili, in quanto si finisce con l'inserimento di un vero foglio di calcolo Excel nel documento di destinazione. Sembrerà un foglio di Excel e puoi usare gli strumenti di Excel per manipolarlo. La differenza sta nel modo in cui queste due opzioni trattano la loro connessione a quel foglio di calcolo Excel originale:

• Se tu collegamento un foglio di lavoro Excel in un documento, il documento di destinazione e il foglio Excel originale mantengono una connessione. Se si aggiorna il file Excel, tali aggiornamenti si riflettono automaticamente nel documento di destinazione.
• Se tu incorporare un foglio di lavoro Excel in un documento, la connessione è interrotta. L'aggiornamento del foglio Excel originale non aggiorna automaticamente i dati nel documento di destinazione.

Ci sono vantaggi per entrambi i metodi, ovviamente. Un vantaggio del collegamento di un documento (diverso dal mantenimento della connessione) è che mantiene le dimensioni del documento del documento di Word verso il basso, poiché i dati sono per lo più ancora memorizzati nel foglio Excel e visualizzati solo in Word. Uno svantaggio è che il file di foglio di calcolo originale deve rimanere nella stessa posizione. In caso contrario, dovrai collegarlo di nuovo. E poiché si basa sul link al foglio di calcolo originale, non è così utile se hai bisogno di distribuire il documento a persone che non hanno accesso a quel luogo.

L'incorporamento di un documento, d'altra parte, aumenta la dimensione del documento di Word, poiché tutti i dati di Excel sono effettivamente incorporati nel file di Word. Tuttavia, ci sono alcuni distinti vantaggi nell'incorporare. Ad esempio, se stai distribuendo quel documento a persone che potrebbero non avere accesso al foglio Excel originale, o se il documento deve mostrare quel foglio di Excel in un momento specifico (anziché aggiornarlo), incorporare (e interrompere la connessione al foglio originale) ha più senso.

Quindi, tenendo tutto ciò a mente, diamo un'occhiata a come collegare e incorporare un foglio Excel in Microsoft Word.

Come collegare o incorporare un foglio di lavoro Excel in Microsoft Word

Il collegamento o l'incorporamento di un foglio di lavoro Excel in una parola è in realtà piuttosto semplice e il processo di esecuzione di entrambi è quasi identico. Inizia aprendo sia il foglio di lavoro di Excel sia il documento di Word che desideri modificare contemporaneamente.

In Excel, seleziona le celle che vuoi collegare o incorporare. Se desideri collegare o incorporare l'intero foglio di lavoro, fai clic sulla casella alla giuntura delle righe e delle colonne nell'angolo in alto a sinistra per selezionare l'intero foglio.

Copia quelle celle premendo CTRL + C in Windows o Command + C in macOS. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse su una cella selezionata, quindi selezionare l'opzione "Copia" nel menu di scelta rapida.

Ora, passa al documento di Word e fai clic per posizionare il punto di inserimento nel punto in cui desideri che il materiale collegato o incorporato vada. Nella scheda Home della barra multifunzione, fai clic sulla freccia giù sotto il pulsante "Incolla", quindi seleziona il comando "Incolla speciale" dal menu a discesa.

Questo apre la finestra Incolla speciale. Ed è qui che troverai l'unica funzionalità differente nei processi di collegamento o incorporamento di un file.

Se lo desidera incorporare il tuo foglio di calcolo, scegli l'opzione "Incolla" in alto a sinistra. Se lo desidera collegamento il tuo foglio di calcolo, scegli invece l'opzione "Incolla link". Seriamente, è così. Questo processo è altrimenti identico.

Indipendentemente dall'opzione scelta, dovrai selezionare "Oggetto foglio di lavoro Microsoft Excel" nella casella a destra, quindi fare clic sul pulsante "OK".

E vedrai il tuo foglio di Excel (o le celle che hai selezionato) nel tuo documento di Word.

Se tu connesso i dati di Excel, non è possibile modificarlo direttamente in Word, ma è possibile fare doppio clic ovunque su di esso per aprire il file di foglio di calcolo originale. E tutti gli aggiornamenti apportati a quel foglio di calcolo originale si rifletteranno quindi nel documento di Word.

Se tu inserito i dati di Excel, è possibile modificarlo direttamente in Word. Fai doppio clic in qualsiasi punto del foglio di calcolo e rimani nella stessa finestra di Word, ma la barra multifunzione di Word viene sostituita dalla barra multifunzione di Excel e puoi accedere a tutte le funzionalità di Excel. È abbastanza bello.

E quando vuoi interrompere la modifica del foglio di lavoro e tornare ai controlli di Word, fai semplicemente clic ovunque al di fuori del foglio di calcolo.

Nota: se lavori su un documento di Word e vuoi includere un foglio di lavoro che non hai ancora creato, puoi farlo. È possibile inserire un foglio di calcolo Excel direttamente dal menu a discesa Tabella sulla barra multifunzione.