Come collegare o incorporare un foglio di lavoro Excel in una presentazione di PowerPoint
A volte, si desidera includere i dati su un foglio di calcolo di Excel in una presentazione di Microsoft PowerPoint. Ci sono un paio di modi per farlo, a seconda che si desideri mantenere o meno una connessione con il foglio Excel di origine. Diamo un'occhiata.
Qual è la differenza tra il collegamento e l'incorporamento?
In realtà hai tre opzioni per includere un foglio di calcolo in una presentazione di PowerPoint. Il primo è semplicemente copiando quei dati dal foglio di calcolo e incollandoli nel documento di destinazione. Funziona bene, ma tutto ciò che fa veramente è convertire i dati in una semplice tabella in PowerPoint. È possibile utilizzare gli strumenti di formattazione di base della tabella di PowerPoint su di esso, ma non è possibile utilizzare alcuna delle funzionalità di Excel dopo la conversione.
Anche se a volte ciò può essere utile, le altre due opzioni - collegamento e incorporamento - sono molto più potenti e sono ciò che mostreremo come fare in questo articolo. Entrambi sono piuttosto simili, in quanto si finisce per inserire un foglio di calcolo Excel nella presentazione di destinazione. Sembrerà un foglio di Excel e puoi usare gli strumenti di Excel per manipolarlo. La differenza sta nel modo in cui queste due opzioni trattano la loro connessione a quel foglio di calcolo Excel originale:
- Se tu collegamento un foglio di lavoro Excel in una presentazione, la presentazione di destinazione e il foglio Excel originale mantengono una connessione. Se si aggiorna il file Excel, tali aggiornamenti si riflettono automaticamente nella presentazione di destinazione.
- Se tu incorporare un foglio di lavoro Excel in una presentazione, quella connessione è interrotta. L'aggiornamento del foglio Excel originale non aggiorna automaticamente i dati nella presentazione di destinazione.
Ci sono vantaggi per entrambi i metodi, ovviamente. Un vantaggio del collegamento di un documento (diverso dal mantenimento della connessione) è che mantiene le dimensioni del file della presentazione di PowerPoint verso il basso, perché i dati sono per lo più ancora memorizzati nel foglio Excel e visualizzati solo in PowerPoint. Uno svantaggio è che il file di foglio di calcolo originale deve rimanere nella stessa posizione. In caso contrario, dovrai collegarlo di nuovo. E dal momento che si basa sul link al foglio di calcolo originale, non è così utile se hai bisogno di distribuire la presentazione a persone che non hanno accesso a quel luogo.
L'incorporazione di tali dati, d'altra parte, aumenta la dimensione della presentazione, poiché tutti i dati di Excel sono effettivamente incorporati nel file di PowerPoint. Tuttavia, ci sono alcuni distinti vantaggi nell'incorporare. Ad esempio, se stai distribuendo quella presentazione a persone che potrebbero non avere accesso al foglio originale di Excel, o se la presentazione deve mostrare quel foglio di Excel in un momento specifico (anziché aggiornarsi), incorporare (e interrompere la connessione al foglio originale) ha più senso.
Quindi, tenendo tutto ciò a mente, diamo un'occhiata a come collegare e incorporare un foglio Excel in Microsoft PowerPoint.
Come collegare o incorporare un foglio di lavoro Excel in Microsoft PowerPoint
Il collegamento o l'incorporamento di un foglio di lavoro Excel in una presentazione di PowerPoint è in realtà piuttosto semplice e il processo per eseguire entrambi è quasi identico. Inizia aprendo sia il foglio di lavoro di Excel sia la presentazione di PowerPoint che desideri modificare contemporaneamente.
In Excel, seleziona le celle che vuoi collegare o incorporare. Se desideri collegare o incorporare l'intero foglio di lavoro, fai clic sulla casella alla giuntura delle righe e delle colonne nell'angolo in alto a sinistra per selezionare l'intero foglio.
Copia quelle celle premendo CTRL + C in Windows o Command + C in macOS. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse su una cella selezionata, quindi selezionare l'opzione "Copia" nel menu di scelta rapida.
Passare ora alla presentazione di PowerPoint e fare clic per posizionare il punto di inserimento in cui si desidera che il materiale collegato o incorporato vada. Nella scheda Home della barra multifunzione, fai clic sulla freccia giù sotto il pulsante "Incolla", quindi seleziona il comando "Incolla speciale" dal menu a discesa.
Questo apre la finestra Incolla speciale. Ed è qui che troverai l'unica funzionalità differente nei processi di collegamento o incorporamento di un file.
Se lo desidera incorporare il tuo foglio di calcolo, scegli l'opzione "Incolla" in alto a sinistra. Se lo desidera collegamento il tuo foglio di calcolo, scegli invece l'opzione "Incolla link". Seriamente, è così. Questo processo è altrimenti identico.
Indipendentemente dall'opzione scelta, dovrai selezionare "Oggetto foglio di lavoro Microsoft Excel" nella casella a destra, quindi fare clic sul pulsante "OK".
E vedrai il tuo foglio di Excel (o le celle che hai selezionato) nella tua presentazione di PowerPoint.
Se tu connesso i dati di Excel, non è possibile modificarlo direttamente in PowerPoint, ma è possibile fare doppio clic ovunque su di esso per aprire il file di foglio di calcolo originale. Inoltre, gli eventuali aggiornamenti apportati a quel foglio di calcolo originale si rifletteranno sulla presentazione di PowerPoint.
Se tu inserito i dati di Excel, è possibile modificarlo direttamente in PowerPoint. Fai doppio clic in qualsiasi punto del foglio di calcolo e rimani nella stessa finestra di PowerPoint, ma la barra multifunzione di PowerPoint viene sostituita dalla barra multifunzione di Excel e puoi accedere a tutte le funzionalità di Excel. È abbastanza bello.
E quando vuoi smettere di modificare il foglio di calcolo e tornare ai tuoi controlli di PowerPoint, fai semplicemente clic ovunque al di fuori del foglio di calcolo.
