Come inviare un'e-mail al professore e ottenere una risposta rapida

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I professori sono alcune delle persone più occupate in giro. Devono tenere lezioni, tenere ore di ufficio, lavorare con studenti e colleghi laureati, partecipare a conferenze e altri eventi pubblici, e condurre, pubblicare e presentare ricerche. Ma anche se sono a corto di tempo, ci sono modi per comunicare con loro via e-mail e ottenere una risposta tempestiva in modo da poter continuare a fare il tuo lavoro con meno battute d'arresto.

Metti una faccia al nome

È ideale incontrare di persona il tuo professore prima di inviare quella prima email. Presentati durante la prima settimana di scuola. Consenti al tuo professore di conoscere i tuoi interessi, le tue domande o qualcos'altro a te riservato. Dimostrare che ti interessa abbastanza per conoscerli più personalmente li incoraggia a rispondere tempestivamente quando si tratta delle tue richieste. La migliore impressione che lasci, meglio possono ricordarti.

Quando arriva il momento di inviare la prima email con domande su un incarico, il tuo professore sarà in grado di mettere il tuo viso al tuo nome. Questo li aiuta a mettere la tua email nel contesto. Se hanno già comunicato con successo con te in passato, saranno più disposti a comunicare di nuovo senza esitazione. E forse avranno già fiducia che tu sia uno studente serio.

Usa una riga dell'oggetto dettagliata

La linea dell'oggetto è tutto quando si tratta di ottenere una risposta tempestiva alla posta elettronica. Prima di tutto, quando le persone ricevono email da mittenti che non conoscono, guardano alla riga dell'oggetto per trovare indizi. Basandosi solo sulla riga dell'oggetto, possono eliminare la posta che sembra spammata o semplicemente non importante per loro.

Ora, i professori sono obbligati a rispondere alle e-mail degli studenti per questioni amministrative e di classe. Ma la linea tematica è ancora importante per arrivare velocemente al tuo professore. Crea una linea tematica in modo che, dopo averla vista, il tuo professore si apra e la rileggi immediatamente, anziché archiviarla per una lettura successiva. (Il prossimo obiettivo è creare l'email in modo tale che subito dopo la lettura, il tuo professore risponde immediatamente, ma ci arriveremo in una sezione successiva.)

Quindi, prima di inviare la tua email, restringila al suo scopo specifico. Indica quello scopo il più direttamente possibile nella riga dell'oggetto.

Invece di utilizzare "Mi piacerebbe iscriverti alla tua classe", specifica in particolare il nome della classe e come possono aiutarti ad iscriverti:

Quanto più specifici puoi essere, tanto più facilmente lo fai per il tuo professore. Un titolo molto specifico permette loro di sapere in un colpo d'occhio cosa ci si aspetta da loro.

Sii cortese e formale

Una volta che hai usato una buona riga dell'oggetto, devi assicurarti che la tua apertura non impedisca al tuo professore di leggere il messaggio completo. Non vuoi dire "Ehi" e poi vai avanti con il tuo messaggio. Questo imposta un tono non professionale che può essere una barriera per una comunicazione efficace. Vuoi sbagliare dalla parte della cortesia.

Scrivi il tuo messaggio nel modo più cortese e rispettoso possibile, anche se ciò significa consentire l'inesattezza. Ad esempio, supponiamo che tu stia frequentando un corso universitario in comunità durante l'estate per soddisfare i requisiti generali. Il tuo istruttore non è tecnicamente un professore, ma ha appena iniziato a insegnare a tempo parziale quest'anno.

Desideri comunque affrontarli come "Professore" perché è formale, educato e dimostra che sei desideroso di stabilire una buona comunicazione. Err sul lato della cortesia fino a quando corretto - quando il tuo istruttore insiste a fare riferimento a loro come "Mr. Bob "o" Joey ".

Ecco alcuni altri modi per mantenere cortese il tuo messaggio:

• Abbonati sempre con il tuo nome, preferibilmente primo e ultimo se ci sono molti studenti nella classe.
• Chiudi con una frase o frase che dimostra il tuo apprezzamento per la lettura del tuo messaggio. Può essere una frase prima di firmare il tuo nome, ad esempio "Apprezzo la tua ricerca in questo Professor John". Oppure può essere semplicemente un "Grazie", seguito dal tuo nome.
• Rimani in argomento; andare in tangenti indica che non rispetti il ​​loro tempo, poiché probabilmente hanno centinaia di altre email da raggiungere.
• Non dare per scontato che faranno qualunque cosa tu richieda. Ci sono alcune cose che i professori devono fare per gli studenti, come ad esempio il permesso di entrare in un corso se si soddisfano i prerequisiti. Ma anche così, non dare per scontato che faranno tutto quello che chiedi. Non vuoi mostrare mancanza di rispetto o dare loro ragione per riconsiderare come e se vogliono aiutarti. Quindi chiedi educatamente, indicando il minor numero possibile di ipotesi.

Usa nomi e marchi appropriati

Come già visto, usa le etichette appropriate all'interno della tua specifica linea tematica e rivolgiti cortesemente al tuo professore. Assicurati di avere etichette, numeri, date e orari corretti. Se non si è chiari su un orario di riunione o si fa accidentalmente riferimento al test sbagliato, il professore dovrà dedicare più tempo per ricontrollare e possibilmente inviarlo via email per maggiore chiarezza. Ciò trasforma una risposta potenzialmente rapida a una conversazione che si estende su più e-mail.

Attenersi al punto

Quando vai su una tangente in un'email o divulgi più informazioni (personali) di quanto sia necessario per l'attività in corso, alla fine sprechi il prezioso tempo di lettura del tuo professore - così come il tuo tempo. Attenersi al punto è uno dei tanti modi per ridurre il tempo impiegato per l'invio di e-mail e ridurre la necessità di scrivere e-mail aggiuntive per chiarimenti.

Colpisci parole e frasi non necessarie, tipo "Mi stavo chiedendo se" o "Pensi che potresti ..." Invece, fai solo la domanda. Può essere intimidatorio essere così franco con il tuo professore, ma con la pratica non sarà il caso per molto tempo. Perché imparerai a ottenere il punto in modo professionale e questo aumenta la fiducia.

Ecco un esempio di un messaggio che richiede più tempo per leggere ed è più distratto nella sua forma più lunga:

Come puoi vedere, la forma condensata trasmette il messaggio in modo più efficace:

Tenerlo breve

Mantenerlo breve è simile a rimanere sul punto. Idealmente, non si desidera più di tre o quattro frasi in un paragrafo. E tu non vuoi riempire un messaggio con troppi paragrafi. A meno che tu non stia condividendo feedback o una storia personale che possa aiutare il tuo professore a conoscerti meglio e capire come possono aiutarti.

Fai una richiesta diretta

Anche se hai una buona linea tematica, devi comunque seguire il messaggio stesso. Lo fai rendendo la tua richiesta diretta. Potrebbe essere più chiaro se la domanda viene formulata come domanda. O se usi l'apertura di "Please ... [request here]." Ricorda che se invii via email al tuo professore solo per avere la loro opinione su un argomento, questa è comunque una richiesta perché stai chiedendo che si prendano il tempo per condividere quello che sanno.

Fai in modo che la tua richiesta sia così chiara che il tuo professore non avrà domande su ciò che chiedi loro. Se riesci a compiere questo importante passo, puoi aiutare il tuo professore ad agire immediatamente dopo aver letto la tua email. E non solo avrai una rapida risposta da loro, ma anche tu entrerai in quella classe di attesa molto prima.

Azione supplementare

Anche se applichi correttamente i principi sopra riportati inviando un'email al tuo professore, e non ricevi una risposta tempestiva, potrebbe essere che il tuo professore non abbia ancora ricevuto la tua email o non sia al momento disponibile per un certo periodo. Non preoccuparti di quali siano le ragioni, segui semplicemente cortesemente se non ne hai più sentito parlare tra oltre due giorni. Diversi campus hanno politiche o culture diverse (anche se non scritte) per quella che viene considerata una risposta tempestiva, quindi può variare a seconda della tua istituzione o del contesto.

Applica i principi di esempio elencati sopra alla tua email di follow-up. Se per qualche motivo non riesci ancora a passare, un'altra email di follow-up potrebbe essere appropriata dopo altri tre o quattro giorni (di nuovo, a seconda della situazione). O potrebbe essere il momento di parlare con il tuo professore di persona. In questo caso, assicurati di scoprire da loro come comunicare al meglio via email.

Comunicare in modo efficace con il tuo professore, se necessario, migliora notevolmente le tue possibilità di successo in una particolare classe. Mantieni questa comunicazione tempestiva, fluida e produttiva per rimanere concentrato sul tuo lavoro.