Come creare e gestire i contatti in Outlook 2013

Outlook non è molto utile se non si hanno contatti. Certo, è possibile inserire gli indirizzi e-mail mentre si va, ma è tempo e soggetto a errori. È meglio avere i tuoi contatti già in Outlook, in modo da poter eliminare un messaggio rapido in pochi clic.

In un recente articolo, abbiamo discusso su come iniziare a utilizzare Outlook, e oggi vogliamo estenderlo per includere il lavoro con i contatti. I tuoi contatti saranno al centro della tua esperienza di Outlook, quelli con cui corri e come usi l'applicazione.

Come ci si potrebbe aspettare, si può fare molta gestione dei contatti con Outlook, e avere un set di indirizzi prima di iniziare ad usarlo ha molto senso.

Creazione di una rubrica

Per iniziare a gestire i tuoi contatti, la prima cosa che vuoi fare è aprire la modalità Persone in modo da poterti mettere al lavoro. Ci sono diversi modi per aggiungere contatti alla tua rubrica. All'inizio, è probabile che tu importi la tua rubrica da un'altra fonte come la tua webmail o altro programma di posta elettronica.

Nota, per ogni account e-mail che hai, avrai una rubrica. In questa particolare situazione, abbiamo una rubrica locale per il nostro file di dati Outlook locale, e ne abbiamo un'altra associata al nostro account di posta elettronica.

In ogni caso, copriamo le nozioni di base in modo che se non si dispone di una rubrica da importare, è possibile iniziare ad aggiungere i contatti manualmente. Nello screenshot seguente vediamo una parte della nostra nuova rubrica, che per ora è completamente vuota.

Per iniziare, basta fare clic sul pulsante "Nuovo contatto" e si aprirà una nuova finestra di contatto. La prima cosa che potrebbe saltarti addosso è proprio quanto sembra impegnata, ma non temere, se guardi oltre le molte funzionalità della barra, vedrai che è una forma di contatti standard, piuttosto ordinaria.

Andiamo al dunque e facciamo un contatto per How-To Geek riempiendo i valori appropriati. Puoi anche aggiungere un'immagine, che non è necessaria, ma comunque un bel tocco alla blanda e noiosa rubrica.

Dopo aver inserito i contatti o i contatti, fare clic su "Salva e chiudi" oppure fare clic su "Salva e nuovo" per generare un altro contatto. Facciamolo. Abbiamo una scelta tra la creazione di un nuovo contatto o un nuovo contatto per la stessa azienda.

In questo caso, scegliamo quest'ultimo per risparmiare tempo durante la digitazione, dopodiché faremo clic su "Salva e chiudi" per rivelare le nostre nuove voci della rubrica.

Non male, abbiamo già due contatti che possiamo inviare via e-mail ma, uomo, è questo che richiede tempo. Sarebbe molto più semplice se potessimo spostare le informazioni di contatto da un'altra fonte a Outlook.

Se utilizzi un servizio webmail o un altro, i tuoi contatti sono probabilmente lì e dovranno essere importati in Outlook. Se si desidera inserire ciascun contatto uno per uno, si è sicuramente invitati a farlo, ma si consiglia di importare l'elenco dei contatti principali, che sia di Thunderbird o Gmail o un altro servizio di posta elettronica.

Importazione ed esportazione dei record dei contatti

Indipendentemente dal fatto che utilizzi Gmail o Yahoo Mail !, o che tu abbia un account e-mail del 1997 mantenuto e mantenuto con cura, contatti e tutto, inevitabilmente potresti aver bisogno di mettere i contatti nei tuoi contatti di Outlook in massa.

Per fare ciò, è possibile esportare i contatti da un'altra fonte e quindi importarli in Outlook. Normalmente questo si ottiene facilmente semplicemente accedendo alle impostazioni o alle opzioni dal tuo account e-mail o dal client e quindi scegliendo l'opzione di esportazione dei contatti.

Normalmente, tutto ciò che devi fare è quindi importarli in Outlook. Questo è un processo abbastanza semplice e sarà simile nella maggior parte delle applicazioni di posta elettronica. Ti consigliamo di leggere il nostro articolo, che spiega come esportare e importare i contatti in Outlook e viceversa.

vCard? Cos'è una vCard?

Potresti aver sentito vCard (Virtual Card File o .VCF), forse ne hai persino ricevuto uno o usarne uno. vCard, sono un formato di biglietto da visita elettronico standard che è possibile scambiare con altri, ad esempio tramite una firma o un allegato di posta elettronica.

Indipendentemente da ciò, ci sono diversi modi in cui puoi gestire le vCard in Outlook. Lo scenario più probabile è dove potrebbe essere necessario importare un contatto o esportarlo in una vCard. How-To Geek ha una descrizione completa di questo processo, che ti renderà rapidamente conto.

A volte, potresti avere molte vCard memorizzate in un singolo file vCard. Se si tenta di convertire questo file, tuttavia, verrà importata solo la prima vCard nel file. Per superare questa limitazione, è necessario prima convertire in un file .CSV e quindi importarlo in Outlook. Ti consigliamo di leggere questo articolo per una descrizione completa di quel processo.

Infine, è possibile esportare tutti i contatti su singole vCard o una vCard master singola, come descritto nel paragrafo precedente. Ancora una volta, abbiamo un piccolo tutorial su come fare questo, quindi con quello dovresti essere veloce su come ottenere vCard dentro e fuori da Outlook con relativa facilità.

Crea e gestisci gruppi di contatti

Discutiamo ora dei gruppi poiché riuscire a sbarazzarsi rapidamente di un messaggio in un gruppo selezionato di anime assicura che non dimentichi di includere qualcuno e ti eviti di digitare ogni nome nel campo A:.

Per impostare un gruppo di contatti, fare clic su "Nuovo gruppo di contatti" sulla barra multifunzione.

Una volta aperto, dovrai prima decidere quello che vuoi chiamare il tuo gruppo (qui chiamiamo il nostro "CES 2015") e quindi fare clic su "Aggiungi membri" e selezionare "Dai contatti di Outlook". Puoi anche creare un nuovo contatto sul vola, o scegli un'altra rubrica, ad esempio se vuoi includere persone dalla directory della tua azienda.

Dalla lista, selezioniamo i membri del nostro gruppo. Ricorda, puoi selezionare i membri tenendo premuto "CTRL" e facendo clic con il tasto sinistro su ciascun membro. Indipendentemente da ciò, ogni volta che desideri aggiungere nuovi membri, devi selezionare il nome o i nomi e fare clic sul pulsante "Membri ->", che li aggiungerà al gruppo.

Al termine, fai clic su "OK".

Verrai reindirizzato alla schermata di gestione del gruppo, dove puoi esaminare i membri del tuo nuovo gruppo e apportare altre modifiche. Ad esempio, è possibile inoltrare il gruppo come contatto Vcard o Outlook, aggiungere note al gruppo, inviare per e-mail l'intero gruppo o creare una riunione solo con i membri del gruppo..

Nel nostro caso, faremo semplicemente clic su "Salva e chiudi" per creare ufficialmente il gruppo e tornare alla finestra principale di Outlook. Vediamo ora il nostro nuovo gruppo nel nostro elenco di contatti, indicato dall'icona di gruppo. A destra, puoi vedere il membro del gruppo e le icone su cui eseguire le azioni. In questo esempio, è disponibile solo l'icona e-mail, oltre al pulsante "Modifica".

Dovresti notare che il modo più rapido per inviare email a un gruppo è semplicemente digitarne il nome nel campo A: in questo caso, potremmo digitare "CES 2015" e Outlook saprebbe che inviare il messaggio a tutti in quel gruppo.

Opzioni di persone

Se fai clic su "File -> Opzioni", puoi configurare Outlook in diversi modi in diverse categorie.

Ecco le opzioni della tua gente. A differenza di altre categorie nelle opzioni di Outlook, le opzioni People sono poche e abbastanza facili da ordinare.

Le opzioni che troverai qui ti permetteranno di decidere come vengono depositati i nomi, se mostrare un indice aggiuntivo e visualizzare stati e fotografie online.

La gestione dei contatti di Outlook è abbastanza semplice, ma come hai visto, puoi fare molto di più per mantenerli correttamente gestiti. Fornisce molto di più per completare la tua esperienza di Outlook se hai più informazioni nei tuoi contatti che solo un nome e un indirizzo email.

Detto questo, se sei ancora parziale nell'utilizzare qualcosa come Gmail come principale provider di posta elettronica, puoi comunque utilizzare Outlook per aiutarti a gestire i tuoi contatti, mantenendoli sincronizzati con il tuo account Gmail.