Come comprimere ed espandere parti del documento in Word

In Word 2013 è stata introdotta una nuova funzionalità che consente di comprimere parti del documento ed espanderle quando si desidera visualizzare nuovamente il contenuto. Questa funzione semplifica la ricerca e la visualizzazione di ciò che desideri.

NOTA: abbiamo utilizzato Word 2013 per illustrare questa funzionalità.

Per fare ciò, è necessario utilizzare gli stili di intestazione in Word per formattare le intestazioni nel documento. Quando si sposta il mouse sullo spazio a sinistra di un'intestazione, viene visualizzata una freccia destra. Quando fai clic sulla freccia, il testo sotto l'intestazione è nascosto.

Il contenuto sotto l'intestazione si riduce e viene visualizzata solo l'intestazione. Per visualizzare nuovamente il contenuto, fai semplicemente clic sulla freccia a sinistra dell'intestazione.

NOTA: quando si comprime un'intestazione, solo il contenuto fino all'intestazione successiva di valore uguale o inferiore viene compresso. Nota nell'immagine qui sotto che tutto il contenuto sotto "Sezione 1" è collassato fino a "Sezione 2" perché "Sezione 2" è lo stesso livello di intestazione (Titolo 1) come "Sezione 1".

Quando abbiamo collassato "Sottotitolo A", che è un'intestazione 2, collassa il contenuto fino a "Sezione 2" perché quel livello di intestazione è maggiore di "Sottotitolo A." Tuttavia, quando abbiamo collassato "Sezione 1", "Sottotitolo A" e anche il contenuto sottostante è stato collassato perché è un livello di intestazione minore di "Sezione 1".

Word offre un modo rapido per comprimere o espandere tutte le intestazioni contemporaneamente. Per fare ciò, fare clic con il tasto destro su qualsiasi intestazione e spostare il mouse su "Espandi / comprimi" nel menu popup. Quindi, seleziona "Comprimi tutte le intestazioni" dal sottomenu per comprimere tutte le intestazioni nel documento o "Espandi tutte le intestazioni" per espandere nuovamente tutte le intestazioni.

È inoltre possibile impostare Word per comprimere automaticamente determinati livelli di intestazione per impostazione predefinita. Per fare ciò, assicurati che la scheda "Home" sia attiva sulla barra multifunzione. Se non lo è, fai clic su di esso per attivarlo.

Posiziona il cursore in un'intestazione formattata con il livello di intestazione che desideri ridurre (ad esempio Intestazione 1) e fai clic sul pulsante "Impostazioni paragrafo" nella sezione "Paragrafo" della scheda "Inizio".

Sulla scheda "Rientri e spaziatura" della finestra di dialogo "Paragrafo", selezionare la casella di controllo "Comprimi per impostazione predefinita" a destra dell'elenco a discesa "Livello struttura" in modo che nella casella vi sia un segno di spunta. Se non si ha il cursore in un'intestazione, "Collapsed by default" è disattivato e non può essere selezionato.

NOTA: questa modifica si applica solo all'intestazione corrente e non a tutte le intestazioni allo stesso livello, a meno che non si modifichi lo stile di intestazione per includere questo cambiamento.

Tieni presente che puoi solo comprimere ed espandere parti del tuo documento quando lo visualizzi sul tuo computer. Quando si stampa il documento, tutte le intestazioni vengono automaticamente espanse.

Questa funzione è utile per visualizzare il documento come una struttura, anche se puoi anche utilizzare il riquadro di spostamento per visualizzare una struttura del documento e passare facilmente a parti del documento, nonché per riorganizzare il documento.