Come gestire meglio la posta elettronica in Outlook con passaggi e regole rapidi
Se ci dici che la posta elettronica è passata di moda, ti chiederemo di dare un'occhiata alle nostre caselle di posta. Essere in grado di organizzare e organizzare il pasticcio dei messaggi che arrivano ogni giorno è la chiave per mantenere la sanità mentale del posto di lavoro.
Neanche lo spam. Lo spam esiste ancora, un fastidioso fatto della vita, ma ci sono modi per affrontarlo. È la cotta di altre e-mail che riceviamo - aggiornamenti su software, inviti a eventi, mailing list a cui ci siamo iscritti ma che non ricordiamo mai di cancellare dalla sottoscrizione - tutto ciò richiede un modo per organizzare, ordinare e archiviare i messaggi nel posto giusto , che si tratti di una cartella designata o del cestino.
Abbiamo parlato molto di Outlook, incluse le nozioni di base relative alla posta elettronica come la composizione e l'invio, i modi per aggiungere e ricevere allegati, nonché l'importazione di contatti e la gestione delle rubriche. Vogliamo rivolgere la nostra attenzione ora al quadro più ampio, concentrandoci sulla gestione della posta in arrivo.
Padronanza della posta in arrivo di Outlook
Outlook ha una vasta gamma di funzionalità integrate per aiutarti a filtrare la tua posta nelle sue giuste posizioni. Per iniziare, se fai clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio o su un mouse fino alla barra multifunzione, noterai che c'è una funzione chiamata Quick Steps.
Se lo esponiamo dalla barra, possiamo vedere questa funzionalità per intero.
La prima cosa da ricordare è che i Quick Steps sono fondamentalmente regole (esiste una funzionalità chiamata Rules, di cui parleremo a breve). La seconda cosa da ricordare è che, a differenza di Rules, che funzionano dietro le quinte senza il tuo input, Quick Steps si basa sul tuo input per lavorare.
La prima cosa che farai è selezionare il Quick Step che vuoi creare. Facciamo un semplice esempio per illustrare il nostro punto.
In questo Quick Step, selezioniamo un messaggio che consideriamo miscellaneo e facciamo clic sul Quick Step, che sposta il messaggio nella cartella Misc e contrassegna il messaggio come letto.
Se fai clic sul pulsante "Opzioni", puoi vedere come viene costruito Quick Step e puoi anche modificarlo, come aggiungere o rimuovere parti da o verso di esso.
Ad esempio, in questa schermata, è possibile rimuovere il passaggio in cui i messaggi sono contrassegnati come Lettura, quindi tutto viene spostato nella cartella Varie ma il suo stato rimane invariato.
Ecco come funzionano i Quick Steps, potremmo dedicare un po 'di tempo a mostrarti vari modi in cui possono essere creati e implementati, ma vogliamo passare alle Regole per illustrare la differenza.
Le regole di base delle regole
Come accennato, i Quick Steps sono qualcosa su cui agisci mentre le Regole funzionano automaticamente, dietro le quinte, in base ai criteri specificati. Quando fai clic sul pulsante "Regole", devi scegliere "Crea regola ..." dall'elenco a discesa.
Le condizioni primarie per la creazione delle regole sono piuttosto semplici e potresti non avere nemmeno bisogno di approfondire le opzioni avanzate, quindi andiamo avanti ed esaminiamo alcuni dei loro aspetti più semplici.
Nell'immagine seguente, è possibile rintracciare la posta da determinati mittenti o in base all'argomento o ai destinatari. Da lì, puoi fare in modo che Outlook ti avvisi visivamente e / o con un suono. Puoi anche spostare il messaggio in una cartella specifica, che a differenza dell'utilizzo di Quick Step, potrebbe accadere senza il tuo contributo.
Se fai clic sul pulsante "Crea regola", verrà visualizzata la seguente finestra di dialogo della procedura guidata.
Puoi anche fare clic su "Nuova regola" dalla finestra Regole e avvisi.
Così facendo si aprirà la prima finestra della Creazione guidata Regole, che ti guiderà attraverso il processo.
Le regole sono sorprendentemente semplici se sai già cosa vuoi che faccia la regola. Clicca su "Opzioni avanzate ..." e vedrai cosa intendiamo. Non solo vedrai le opzioni dalla schermata di base Crea regola, troverai un nuovo mondo di altre regole che puoi usare.
Immagina di prendere il Quick Step che abbiamo creato in precedenza e vogliamo trasformarlo in una regola. Vogliamo selezionare i nostri criteri dalle opzioni mostrate sopra e quindi fare clic su "Avanti". In questo caso, sposteremo la posta che viene inviata al nostro account How-To Geek.
Nella schermata successiva, scegliamo l'opzione "sposta in una cartella specificata" e poi in basso facciamo clic sul link sottolineato "spostiamolo nella cartella specificata". Poi vengono mostrate le opzioni che ci permetteranno di indirizzare la posta a qualunque cartella che scegliamo, che in questo caso è "Misc."
Facendo clic su "Avanti", ti verrà chiesto se ci sono delle eccezioni a questa nuova regola. Se non ci sono, puoi fare clic su "Avanti" per avanzare alla schermata finale, dove ti verrà chiesto di nominare la tua nuova regola, se vuoi accenderlo, eseguirlo alla fine e infine , sarai in grado di rivederlo.
È tutto, fai clic su "Fine" e sei pronto per partire. Puoi vedere questa regola facendo clic sul pulsante "Regole" e quindi su "Gestisci regole e avvisi" dalle selezioni a discesa.
Puoi tornare in qualsiasi momento per modificare la regola, aggiungerne di nuove, fare copie, eliminare e altre funzioni. Non dimenticare, se vuoi mantenere una regola, ma non vuoi che funzioni sempre, puoi semplicemente deselezionare la piccola casella accanto ad essa.
Se vuoi saperne di più sullo spostamento automatico dei messaggi in una cartella specifica, ti consigliamo di consultare questo articolo.
Eliminazione e ignoranza dei messaggi e-mail
Riceverai un sacco di e-mail che non vuoi o di cui hai bisogno, che si tratti di attaccanti da un genitore esuberante o di spam, mantenendo la tua casella di posta addomesticata e ben curata sarà una grande sfida se non lo fai sapere come usare gli strumenti a tua disposizione.
Come puoi vedere in primo piano sulla barra multifunzione, c'è una sezione interamente dedicata alla cancellazione di cose, il più notevole è il grande pulsante "Elimina" e la sua X gigante. Puoi anche semplicemente selezionare un messaggio o un gruppo di messaggi e fare clic su quel pulsante o semplicemente tocca "Elimina" sulla tastiera.
Diamo un'occhiata alla sezione Elimina un po 'di più e vediamo cos'altro ha da offrire. Innanzitutto, c'è il pulsante "Ignora".
Cosa fa Ignore? Quando selezioni un messaggio o una conversazione e fai clic su "Ignora", viene visualizzata una finestra di dialogo.
La differenza tra questo e la semplice eliminazione di una conversazione è che ignorandola si applicherà a questo e a tutti i messaggi futuri, il che significa che se sei su una mailing list e gli intervistati continuano a rispondere a tutti, non li vedrai più, il che è dannatamente utile.
L'altra opzione degna di nota è la funzione di pulizia. Facendo clic sul pulsante "Pulisci" si attiverà un menu a discesa con le seguenti opzioni
Qualunque sia l'opzione scelta, verrà visualizzata una finestra di dialogo che offre lo stesso risultato, tutti i messaggi ridondanti verranno eliminati.
Se fai clic sul pulsante "Impostazioni", verrai sostituito dalle opzioni di Pulizia della conversazione. Come puoi vedere, puoi utilizzare la funzione Ripulisci per archiviare conversazioni ridondanti obsolete in una cartella alternativa, che è probabilmente l'opzione più utile qui. Spesso è meglio archiviare semplicemente le cose piuttosto che eliminarle, nel caso in cui sia necessario farvi riferimento in un secondo momento.
Anche se queste funzionalità sono grandiose e ne vediamo l'evidente valore, non avranno alcun effetto su quella piaga di flagelli della posta in arrivo: spam.
Spam, Spam Go Away!!
Lo spam non ha lo stesso tipo di titoli di una volta, perché per la maggior parte, i moderni filtri antispam fanno un ottimo lavoro per estirpare tutto. Se usi Gmail o altri servizi di webmail, probabilmente non ne vedi molto, il che non vuol dire che non ci sia, soprattutto se commetti lo sfortunato errore di consentire a un'azienda di condividere il tuo indirizzo con i loro partner di marketing, oppure fai clic sulla casella sbagliata e ti iscrivi per errore in una lista di distribuzione.
Il punto è che lo spam continua a succedere, ma Outlook ti dà i modi per spera di mantenerlo ampiamente sotto controllo con i filtri junk. Quando si riceve un messaggio chiaramente indesiderato o spam, è possibile selezionare tale messaggio, quindi fare clic sul pulsante "Posta indesiderata" per un elenco a discesa di opzioni. Per i messaggi indesiderati, scegli "Blocca mittente", ma per tutto il resto, ti consigliamo di regolare le opzioni di posta indesiderata.
Più il livello di filtraggio è restrittivo, maggiore è la possibilità che qualcosa che in realtà vuoi o che desideri vedere venga filtrato inavvertitamente. Se ciò accade, dovrai trattare le e-mail interessate usando le scelte viste nella schermata precedente.
È una buona idea passare un po 'di tempo ad esplorare le Opzioni e-mail indesiderate. Puoi impostare whitelist da determinati mittenti e determinati destinatari, bloccando esplicitamente i mittenti che conosci di non fidarti.
Mantenere la tua casella di posta snella e cattiva richiede dedizione e attenzione ai dettagli. Ad essere onesti, alcune regole ben progettate possono compensare un sacco di lavoro, ma ci saranno sempre nuove sfide. Ricorda questi strumenti: passaggi rapidi, regole, ignoramenti e filtri indesiderati e sarai sulla buona strada per domare la tua e-mail.
Sentiamo ora da te. Parlaci dei tuoi passaggi e regole Quick preferiti o di come gestisci lo spam. Il nostro forum di discussione è aperto, quindi ci presti i tuoi commenti e domande.
