Dimentica i Gimmick Ecco il modo migliore per organizzare la tua casella di posta Gmail
Gli espedienti della casella di posta elettronica continuano a spuntare. Prima Google ha introdotto Posta prioritaria e ora utilizza le schede delle categorie. Dropbox acquistato Mailbox, che trasforma la tua casella di posta in più di una lista di cose da fare. Microsoft Outlook.com ha una funzione Sweep che pulisce automaticamente la tua casella di posta.
Tutti questi sono tentativi di gestire la tua casella di posta elettronica per te. Questi espedienti non sono mai intelligenti come te, quindi puoi rendere la tua email molto più intelligente assumendo un ruolo più attivo.
Qui utilizzeremo Gmail, ma i principi dovrebbero essere simili per qualsiasi client di posta elettronica.
Utilizzare una casella di posta classica
Per prima cosa, ci libereremo di qualsiasi casella di posta ingannevole che Gmail utilizza oggi. Queste caselle di posta non hanno mai perfettamente le categorie e le priorità. Ti costringono a leggere tutte le tue e-mail per assicurarti di non perdere nulla e incoraggiarti a continuare a ricevere e-mail inutili e spammanti spazzandole sotto il tappeto.
Per utilizzare una casella di posta più classica in Gmail, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio e seleziona Impostazioni. Fare clic sulla scheda Posta in arrivo, fare clic sulla casella Tipo di posta in arrivo e selezionare Prima non letti. Tutte le schede e le opzioni di priorità svaniranno.
Cancellati dall'e-mail che non ti interessa
Con categorie tab e priorità disabilitate, tutte le tue e-mail saranno ordinate in un'unica grande pila. Tutte quelle e-mail di notifica e newsletter inutili di social network che non ti interessano saranno nella tua casella di posta insieme alle tue e-mail importanti.
Questo è buono - piuttosto che semplici e-mail che non vuoi vedere sotto il tappeto, devi impedire loro di arrivare completamente.
Considera il tipo di email che non vuoi vedere. I tipi comuni di e-mail inutili includono notifiche su Facebook e Google+, e-mail promozionali e newsletter a cui potresti aver inavvertitamente aderito. Ogni volta che un'email che non vuoi vedere arriva, aprila e usa il link Annulla iscrizione - generalmente troverai questi nella parte inferiore dell'email - per cancellarti dall'e-mail e impedirgli di arrivare in futuro.
(Nota che non dovresti usare il link Annulla iscrizione se un'e-mail è effettivamente spam, dato che lo spammer prenderà questo come un segno qualcuno sta leggendo l'e-mail e invia ancora più spam a tuo modo. Fai clic sul pulsante Spam se è una vera e-mail di spam e fai clic su Annulla iscrizione se si tratta di un'organizzazione legittima.)
Certo, in realtà l'annullamento dell'iscrizione è un po 'più di lavoro in anticipo, ma rende la tua posta elettronica molto più gestibile a lungo termine. Ogni volta che arriva un'e-mail che non ti interessa, utilizza il link Annulla iscrizione e previeni immediatamente l'arrivo di e-mail.
Invia email inutili Non è possibile annullare l'iscrizione al cestino
Secondo la legge statunitense (in particolare, la legge CAN-SPAM), è in realtà illegale per una società non fornire un link di annullamento dell'iscrizione nelle proprie e-mail in modo da poter scegliere di non ricevere più email. Tuttavia, alcune aziende non hanno ricevuto il promemoria o non se ne preoccupano. Piuttosto che intraprendere azioni legali per rimuovere le loro liste di e-mail, puoi semplicemente creare un filtro che manda tutte le future email da loro nel cestino, dove non devi vederle.
Quando si tratta di una simile email in Gmail, aprila, fai clic sul link Altro e seleziona Filtra messaggi come questi. Ottimizza il filtro per bloccare le email: ad esempio, se non ti interessa ricevere altre email da quel mittente, puoi filtrare in base al loro indirizzo email. Usa il tuo filtro per inviare tutte queste e-mail al cestino.
Archivia automaticamente le email che non vuoi vedere
Alcune e-mail sono importanti da avere, ma potresti non volerle vedere comunque. Ad esempio, i negozi online possono inviarti una ricevuta di conferma ogni volta che acquisti qualcosa da loro. È bene avere tali ricevute nel caso in cui ne hai bisogno, ma se acquisti frequentemente prodotti e non vuoi mai vedere tali e-mail, potresti voler impedire loro di raggiungere la tua casella di posta in primo luogo.
Ciò si applica a molti tipi diversi di e-mail: ad esempio, PayPal ti invia un'e-mail "Stiamo trasferendo denaro alla tua banca" ogni volta che prelevi denaro. Potresti volere questa email per i tuoi dati, ma potresti non volerlo vedere nella tua casella di posta.
Se archivi automaticamente tali e-mail mentre arrivano, puoi mettere questo processo sul pilota automatico. Basta aprire una e-mail di questo tipo, fare clic sul pulsante Altro in Gmail e selezionare Filtra messaggi come questi. Accorda il filtro per racchiudere le email che vuoi catturare - probabilmente in base all'oggetto, se è sempre lo stesso. Chiedi a Gmail di archiviare automaticamente le email e contrassegnarle come letti in modo che non ti infastidiscano.
Puoi anche fare in modo che Gmail applichi automaticamente un'etichetta, ad esempio "Archiviazione automatica" o un'etichetta più specifica. Ciò ti consentirà di trovare rapidamente le email in futuro se ne hai effettivamente bisogno.
Imposta etichette automatiche
Se hai seguito questa procedura, dovresti essere in grado di ridurre il volume delle email in arrivo. Ora ti aiuteremo a ordinare le email che ti interessano.
Questa parte è facoltativa, ma può essere utile se ricevi molte email, in particolare per scopi diversi. Ad esempio, potresti aver riunito diversi account Gmail in un'unica casella di posta e ottenere tutte le tue e-mail personali e di lavoro nello stesso posto.
Prova a creare filtri che ordinano automaticamente la posta in arrivo in etichette specifiche. Ad esempio, puoi ricevere email dalla tua banca automaticamente con l'etichetta "Banca". È possibile che le e-mail personali ricevano un'etichetta "Personale" e le e-mail di lavoro abbiano l'etichetta "Lavoro". Le ricevute per i prodotti acquistati potrebbero ottenere un'etichetta "Ricevute". Non è necessario eseguire questa parte manualmente: è sufficiente configurare Gmail in modo da ordinare automaticamente le tue email in categorie.
Codice a colori tutte queste etichette e il tuo client di posta elettronica può classificare automaticamente le tue e-mail e mostrarti a colpo d'occhio da dove provengono. Per codificare il colore di un'etichetta in Gmail, fai clic sulla relativa casella di colore nel riquadro di sinistra e seleziona un nuovo colore.
Con un tale sistema di etichette, puoi persino avere l'app Gmail su Android e i notificatori e-mail su altre piattaforme ti avvisano solo quando arrivano nuovi messaggi in etichette importanti, prevenendo un sovraccarico delle notifiche.
Se ci sono alcune e-mail che vuoi essere evidenziate - forse le e-mail del tuo capo o del tuo coniuge - puoi impostare un filtro per contrassegnare automaticamente i messaggi da quel mittente quando arrivano. Puoi selezionare un tipo di casella di posta "Speciali per la prima" nelle impostazioni della Posta in arrivo di Gmail, pertanto tali e-mail importanti verranno automaticamente visualizzate nella parte superiore della Posta in arrivo. Ciò avverrebbe esattamente in base al modo in cui configuri Gmail: non dovrai combattere con il sistema di posta in arrivo e provare a insegnare a Gmail cosa è realmente importante.
Questo non è un processo set-it-and-forget-it. Certo, dopo l'annullamento dell'iscrizione dall'e-mail o l'impostazione di un filtro, il tuo client di posta elettronica continuerà a intervenire su tutte le e-mail in arrivo, ma ci saranno sempre nuovi tipi di e-mail in arrivo. Dovrai intervenire per annullare l'iscrizione e filtrarli correttamente, impedendo che la tua casella di posta elettronica venga nuovamente disorganizzata.
Gli espedienti per le e-mail cercano di automatizzare questo processo: tentano di nascondere automaticamente le e-mail che non vuoi vedere, evidenziano le informazioni importanti e categorizzano la tua posta elettronica per te. Ma, con un po 'più di lavoro frontale, puoi impostare la tua casella di posta per funzionare esattamente come vuoi, eliminando la necessità di tutti questi espedienti.
