Codice colore Outlook per una gestione più semplice

Organizzare e tenere traccia di numerose e-mail in ufficio ogni giorno può essere un lavoro a sé. Oggi diamo uno sguardo all'utilizzo dei codici colore per facilitare l'identificazione dei soggetti dei messaggi e chi li invia.

Questa funzionalità è stata disponibile in Office 2007 dall'inizio ma non l'abbiamo mai trattata, ed è stato qualcosa che ho trascurato. Tuttavia, dopo averlo giocato per un po ', ho scoperto che è un buon modo per gestire la moltitudine di e-mail che ricevo ogni giorno. Qui passeremo attraverso la colorazione dei contatti che inviano messaggi in modo che siano più facili da individuare. Anche la categorizzazione degli argomenti in gruppi di colori diversi sembra aiutare a mantenere le cose dritte.

Mittenti di codici colore

Aprire Outlook e fare clic per evidenziare il messaggio che si desidera codice colore.

Vai su Strumenti e quindi Organizza.

I metodi per organizzare la posta in arrivo si aprono e si desidera fare clic su Uso dei colori. Ora puoi selezionare il colore che vuoi associare a quel contatto. Puoi anche scegliere un colore specifico per i messaggi inviati solo a te, che è utile come modo per distinguere tra messaggi di gruppo e messaggi personali.

Ecco un esempio di cosa può essere fatto con i colori. Potresti voler creare solo un paio di colori per il mittente più importante, ma con questo esempio sono stato un po 'esagerato.

Categorie di colore

Un altro modo utile per organizzare visivamente i tuoi messaggi è l'aggiunta di categorie di colori. È possibile personalizzare i soggetti di posta elettronica correlati a ciascuna categoria di colori.

Il messaggio avrà la barra dei colori della categoria nella parte superiore e puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla barra per cambiare il colore.

Puoi anche fare clic con il tasto destro del mouse su un messaggio nella sezione Categorie per modificare la categoria.

Puoi rinominare ogni categoria con qualsiasi cosa abbia senso per te.

Potresti voler creare una nuova categoria per posta diversa. Vai a Azioni \ Classifica e Tutte le categorie.

Nella schermata Categorie di colori, fare clic su Nuovo e assegnare alla categoria un nome e un colore, inoltre è possibile assegnare anche una scelta rapida da tastiera.

Ora puoi ordinare i messaggi e-mail in base al tipo di categoria in cui si trovano.

Se vuoi essere in grado di dare rapidamente un'occhiata alla tua email per avere un'idea di cosa c'è, usare le categorie di colori può essere utile. Speriamo che questo possa iniziare con l'organizzazione delle tue e-mail in modo da sapere cosa i boss dai capelli a punta vogliono che tu faccia in modo più efficace.