Guida per principianti all'utilizzo della funzione Note in Outlook
Con la quantità di email che ricevi in un dato giorno, è difficile tenerle tutte dritte, indipendentemente da come organizzi la tua casella di posta. Oggi ti mostriamo come utilizzare la funzione Note per aiutarti a organizzarti meglio.
Una delle funzionalità di Outlook di cui non si parla molto e forse sottoutilizzate è Notes. L'utilizzo delle note in Outlook può aiutarti a ricordare idee importanti e organizzare il tuo lavoro. Qui vediamo come utilizzare Notes in Outlook 2010, ma la funzionalità è disponibile in Office 2002 e versioni successive.
Utilizzo di Notes in Outlook 2010
Per accedere alla funzione Note in Outlook 2010, fare clic sul pulsante Note nel riquadro di spostamento.
Puoi anche fare clic sul pulsante freccia per mostrare più o meno elementi. In questo modo puoi far apparire Notes come un pulsante più grande per un accesso più facile se lo usi molto.
La funzione Note si apre e per creare una nuova nota clicca Nuova nota dal nastro.
Dopo aver creato la nota, basta chiuderla e verrà automaticamente salvata nella tua lista.
Sotto la scheda Home in Visualizzazione corrente, puoi modificare le opzioni di visualizzazione delle note. Qui lo abbiamo impostato Elenco delle note così possiamo facilmente vedere il contenuto della nota e altre informazioni dettagliate.
Se li hai visualizzati come icone puoi passare il mouse sopra la nota e vedere un'anteprima del suo contenuto.
È anche possibile ordinare le note in ordine alfabetico in Vista icone. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un'area vuota nella finestra e selezionare Ordina dal menu contestuale.
Nella schermata Ordina selezionare Ordina gli oggetti per soggetto e se vuoi che sia crescente o decrescente e fai clic su OK.
Ecco qua! Le note vengono quindi ordinate alfabeticamente. Puoi anche ordinarli per Colore, Contatto, Icona ... ecc.
Se hai alcune note aperte in Windows 7, puoi accedervi facilmente dalla barra delle applicazioni insieme a tutto ciò che potresti avere aperto in Outlook.
Aggiungi il pulsante Nuova nota alla barra di accesso rapido
Se ritieni di utilizzare molto spesso la funzione Note, puoi aggiungerla alla barra di accesso rapido. Per aggiungerlo, fai clic sul menu a discesa e seleziona Altri comandi.
Le opzioni di Outlook si apriranno ... scendi il menu comandi e seleziona Tutti i comandi.
Quindi scorrere verso il basso ed evidenziare Nuova nota e fare clic sul pulsante Aggiungi.
Dovresti vederlo nella sezione Personalizza barra di accesso rapido, fare clic su OK per chiudere le opzioni di Outlook.
Ora vedrai l'icona Nuova nota nella barra di accesso rapido.
Fare clic e sarà in grado di creare una nuova nota mentre si guarda attraverso la Posta in arrivo senza entrare nella sezione Note.
Note di posta elettronica
Un'altra interessante funzionalità di Notes in Outlook è che puoi inviarli anche via email. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla nota che si desidera inviare e selezionare Inoltra.
Ora spediscilo come faresti con qualsiasi altra email.
Puoi anche collegare Note ai tuoi contatti. Apri una nota e fai clic sull'icona nell'angolo in alto a sinistra e seleziona Contatti.
Digitare ora il nome del contatto a cui si desidera collegare la nota o fare clic sul pulsante Contatti per sfogliare l'elenco dei contatti.
Sposta o copia note sul calendario o su altre cartelle
A volte potresti voler spostare o copiare le tue note in un'altra posizione in Outlook. Qui vedremo come copiare una nota nel calendario. Seleziona il menu a discesa Sposta dalla barra multifunzione, quindi seleziona per spostarlo o copiarlo in un'altra posizione.
Scegli dove vuoi spostarlo o copiarlo in ... in questo caso il Calendario, quindi fai clic su OK.
Il calendario si aprirà e potrai quindi procedere e programmarlo come desideri.Note
Personalizza le tue note
Se non sei soddisfatto dell'aspetto del tipico aspetto giallo dei tuoi appunti, questi possono essere personalizzati. Fare clic sulla scheda File per accedere alla visualizzazione Backstage e fare clic su Opzioni.
Fare clic su Note e Diario e sotto le opzioni Note è possibile personalizzare il colore, il tipo di carattere e le dimensioni.
Ecco un esempio di una nota dopo aver personalizzato il colore, la dimensione e il carattere.
Conclusione
Se vivi in Outlook durante la giornata lavorativa e desideri un modo semplice e veloce per annotare i tuoi pensieri, l'utilizzo della funzione Note può rivelarsi utile. Questa guida dovrebbe sicuramente farti capire e usare Notes in Outlook. E tu? Usi la funzione Note? Li trovi per essere uno strumento utile per organizzare al meglio il tuo lavoro? Lascia un commento e facci sapere.
