Guida di rete per i blogger Messaggi che vengono notati (parte 6)

La parte precedente della serie riguardava la posta elettronica e vari aspetti di essa. Quanto dovrebbe essere lunga un'e-mail. Qual è una buona linea tematica. Infine, qual è il valore di avere un indirizzo email dall'aspetto professionale.

Questi sono tutti elementi validi, ma non abbiamo ancora toccato il corpo di un messaggio di posta elettronica. E questo è esattamente quello che faremo oggi.

Comunicare via testo è una cosa piuttosto difficile. Parole, frasi e punteggiatura sono gli unici strumenti che puoi usare. Non puoi alzare un sorriso nel mezzo di una frase, non puoi usare i movimenti della mano per enfatizzare un punto, non puoi usare nessun altro tipo di linguaggio del corpo per aiutarti a trasmettere il tuo messaggio.

Solo parole.

E poiché ci sono solo parole, questo crea molte sfide diverse. Ad esempio, quando stai contattando qualcuno per la prima volta l'ultima cosa che vuoi è sembrare disperata, aggressiva, impegnativa o sgradevole in qualsiasi modo.

Nella comunicazione del mondo reale, non importa quello che dici, puoi semplicemente sorridere alla fine di una frase e tutto andrà bene. Ma su internet - sfortuna.

Nota rapida:Questo post fa parte di una serie intitolata - Guida di rete per i blogger. Assicurati di controllare la prossima settimana per di più! Se hai perso il precedente post (s), ecco i link:

Parte 1 - Networking per i blogger: perché è importante
Parte 2 - Networking per i blogger: impostazione degli obiettivi e delle regole
Parte 3 - Networking per i blogger: scegli le persone con saggezza, devi
Parte 4 - Networking per i blogger: come avvicinarsi alle persone
Parte 5 - Networking per i blogger: fare una buona prima impressione

Elementi universali di un messaggio di posta elettronica

Prima di tutto, ci sono sempre alcuni elementi universali che ogni e-mail dovrebbe avere, solo per sembrare seria, e ... beh, reale. Alcuni di questi suggerimenti potrebbero sembrare ovvi, ma sono comunque molto importanti ed è per questo che li sto includendo qui.

"Ciao"

Per i principianti, non dimenticare di semplicemente dì ciao. Questo è davvero un lungo cammino. Un semplice Ciao, o Ciao, con accanto il nome della persona.

Nota una cosa, non c'è un “caro Signore,” o a “A chiunque possa interessare” in questa lista. Solo “Ciao [Nome],” o “Ciao [Nome].” Se stai davvero per usare “a chiunque possa interessare” all'inizio della tua e-mail sei davvero meglio non mandare nemmeno l'e-mail.

introduzione

Se stai contattando qualcuno per la prima volta presentandoti spesso è una buona idea. Non condividere la storia della tua vita qui, “Sono Karol, da newInternetOrder.com” è abbastanza.

Perché stai contattando

Ora la parte più importante: perché stai contattando. Rendilo il più corto possibile e come al punto il più possibile.

Se stai contattando semplicemente per dire ciao, allora semplicemente dì “Sto solo scrivendo per dire ciao, mi piace molto il tuo blog, grazie.” Se si desidera inserire un messaggio guest sulla persona, pronunciarlo in anticipo - “Mi piacerebbe davvero pubblicare un post ospite sul tuo blog. L'idea che ho per questo è _________.“

In un primo momento, questo potrebbe sembrare troppo diretto, ma in realtà, le persone impegnate come le persone che apprezzano il loro tempo e non bazzicano. Inoltre, ricorda che hai solo 5 frasi da usare nella tua email. Pensi davvero che ci sia un posto in cui battere in un cespuglio?

Firma

Infine, non terminare mai la tua email con “non dimenticare di dare un'occhiata al mio blog all'indirizzo ______.” C'è un modo più semplice e intelligente per convincere qualcuno a visitare il tuo blog. Prima di tutto, se vogliono farti visita, lo faranno, senza ulteriori convincimenti. Se non lo fanno, d'altra parte, nessun convincente può cambiarlo.

L'unica cosa che devi fare è fornire un indirizzo. E non c'è posto migliore per l'URL del tuo blog rispetto alla tua firma. Assicurati che l'URL del tuo blog sia la prima cosa nella tua firma subito dopo il tuo nome.

Ecco l'inizio della mia firma, solo per darti un esempio. Nota: gli URL vengono convertiti in collegamenti live per impostazione predefinita in ogni software di posta elettronica.

Per riassumere questa parte del post in alcuni punti elenco, ecco gli elementi universali di ogni email:

Dicendo ciao.
Presentati.
Il motivo per cui stai contattando (ovvero il messaggio effettivo).
La tua firma.

Ora, c'è un'altra cosa veramente importante quando si tratta di comunicazione e-mail. Uno che ho citato brevemente all'inizio di questo post. Cioè: selezionando attentamente la tua voce.

Non importa quello che vuoi scrivere, sfortunatamente puoi sempre sbagliare e sembrare aggressivo, esigente o negativo in generale ... tutto per caso. Tutto ciò che serve è usare una parola sbagliata qui e altre due parole sbagliate lì, più un punto esclamativo alla fine di una frase, e sei fregato.

Scegli la tua voce

Sicuro di sé, educato, umile e amichevole. Questi sono i tipi di tratti della personalità che dovresti presentare. Qualunque sia la ragione per cui hai inviato l'email.

Nessuno risponderà a una e-mail che è impegnativa, o che suona come se la persona pensasse di essere più in alto nella gerarchia della razza umana. Questo perché è più che facile ignorare qualcuno online o addirittura cancellarlo dalla tua casella di posta.

La più semplice regola empirica è ricordare che, di nuovo, le persone non si preoccupano per te. Quindi prova a scrivere la tua email in un modo che a loro non importa di te solo un po 'meno, non di più.

Ognuno di noi ha una voce diversa mentre comunica con gli altri, quindi non esiste una soluzione di proiettili magici. E il diavolo è nei dettagli come sempre. Ma ci sono ancora alcune regole generali che vale la pena seguire:

SCRIVERE IN TUTTO IL MAIUSCOLO - no. Anche se è solo una parola.
Punti esclamativi! - no. Devo ancora imbattersi in un caso in cui un punto esclamativo deve essere utilizzato in una comunicazione basata su e-mail.
Supponendo che qualcuno possa sbagliare qualcosa, no. Ad esempio, una dichiarazione assumendo una cosa del genere: “non essere in ritardo.”
Non usare la frase “senza mancare di rispetto, ma” perché nel 100% dei casi ciò che segue è, in verità, una dichiarazione irrispettosa.
Non sembrare un saputello. Anche se lo sei.
Non dire che sei importante. Se sei importante, il tuo destinatario ne sarà già a conoscenza. Se non sei importante dire che non cambierai nulla.
Non proteggersi. Stai nascondendo quando hai paura di esprimere la tua vera opinione, quindi stai cercando di ammorbidirlo. Esempio: “Penso che ci sia una possibilità che il tuo prodotto sia solo quello di cui i clienti hanno bisogno,” invece di “Il tuo prodotto è fantastico.” Il che mi porta a ...
Non lodare la persona che stai contattando troppo ... “Oh mio Dio, il tuo blog è così bello, e il tuo contenuto è davvero in grado di cambiare la vita per me.”
E, soprattutto, non mentire mai. Se stai scrivendo a qualcuno che stai leggendo il loro blog da due anni, ad esempio, e ancora non riesci a riconoscere il loro nome, o peggio ancora, scrivi il loro nome in modo errato, quindi è probabile che stai mentendo, amico mio.

Queste sono solo alcune regole generali per il mondo online, e oltre a tenerle a mente ci sono molte più cose di cui bisogna fare attenzione. Ogni frase ha il proprio sentimento e messaggio emotivo. Questo a volte è difficile da notare perché tu, come l'autore, sai quali emozioni ti guidano mentre scrivi il messaggio, ma non c'è modo di capire se la persona che lo legge avrà la stessa sensazione.

Ci sono due modi per assicurarsi che il tuo messaggio suoni, effettivamente, come vuoi che suoni.

Fallo leggere da un amico / collaboratore. Un nuovo paio di occhi può dirti cosa c'è di sbagliato (e giusto) con il tuo messaggio.
Utilizzare un software intelligente come ToneCheck.

ToneCheck è una fantastica app che si collega al tuo Gmail account (tra le altre possibilità) e dà un'occhiata a ogni messaggio che scrivi. ToneCheck analizza le tue e-mail e ti informa su tutti i frammenti che trasmettono qualsiasi tipo di messaggio negativo.

Lo ammetto, questo post enfatizza molto sul tono del tuo messaggio stesso, ma è davvero così importante. Se hai sbagliato il tono del tuo messaggio, non c'è nulla che tu possa scrivere per salvarti. Come dici che qualcosa è sempre più importante di quello che dici in realtà.

Ricorda di analizzare sempre ogni messaggio che scrivi, o tu stesso o con l'aiuto aggiuntivo di qualcun altro, o un'app come ToneCheck.

motivi per cui le e-mail rimangono inosservate

Ogni volta che invii qualcosa e non ricevi una risposta, è probabile che la tua linea tematica non sia riuscita a suscitare interesse, che il tuo messaggio sia troppo lungo o che la sua voce non sia piacevole.

Queste sono le tre ragioni più comuni di fallimento. Come potete vedere, sono tutti su di te.

La parte successiva della serie è quella finale. Presenta una tabella di marcia, per così dire, sui passi esatti che puoi compiere mentre ti rivolgi a qualcuno. A partire dal più semplice contatto iniziale e fino alla fine “Mi potete aiutare” e-mail. Essere in grado di inviare a “Mi potete aiutare” email a qualcuno è il passo finale di una relazione online con qualsiasi blogger. Non c'è niente di più grande di questo (cioè, a meno che tu non voglia sposare qualcuno).

Dato che stiamo parlando di chiedere a qualcuno di fare qualcosa ... posso chiederti di fare qualcosa? :) Sii onesto, hai mai omesso di contattare qualcuno in modo efficace perché il tono del tuo messaggio era semplicemente sbagliato?