Limitazione e protezione di documenti e modelli

Limitare e proteggere un documento garantisce che tu sia l'autorità suprema sui suoi progressi.

NAVIGAZIONE SCOLASTICA

1. Utilizzo dei modelli per garantire layout e formattazione comuni
2. Tenere traccia delle modifiche apportate a un documento
3. Utilizzo dei commenti per indicare le modifiche in un documento
4. Limitazione e protezione di documenti e modelli
5. Controllo delle versioni, confronto e combinazione di documenti

Anche se si potrebbe desiderare che altri revisori suggeriscano modifiche e commenti su un documento, potrebbero esserci delle volte in cui si desidera impedire loro di apportare modifiche e modificare la formattazione.

Inoltre, potresti voler forzare tutto il monitoraggio delle modifiche o limitare i revisori ai soli commenti. Lo scopo di tutto questo è assicurarsi che il tuo documento non possa essere modificato in modo tale da non rispettare la tua visione o il tuo stile.

In questa lezione, ti mostreremo come limitare la formattazione e i tipi di modifica che altri revisori possono eseguire sul tuo documento. Una volta che il documento è vicino allo stato finale, puoi contrassegnarlo come finale per evitare di apportare modifiche involontarie.

Inoltre, potresti voler limitare l'accesso al tuo documento per includere solo il tuo gruppo di revisori. Ti mostreremo come proteggere con password il tuo documento. Quindi, puoi dire solo alla tua squadra la password e nessun altro sarà in grado di aprire il documento.

Inizieremo con l'introduzione di limitare la formattazione in un documento.

Limita la formattazione in un documento

Quando si distribuisce un documento per altri da esaminare, è possibile che non si desideri che modifichi la formattazione del documento. Word consente di limitare tutti o alcuni dei temi e degli stili, oltre a consentire ai revisori di modificare alcuni temi e stili. Per fare ciò, fai clic su "Limita modifica" nella sezione "Proteggi" della scheda "Revisione".

Il riquadro "Limita modifica" viene visualizzato a destra del testo principale. Nella sezione "Restrizioni di formattazione", seleziona "Limita la formattazione a una selezione di stili" e fai clic sul link "Impostazioni ...".

Nella finestra di dialogo "Restrizioni di formattazione", tutti gli stili nella casella "Stili selezionati sono attualmente consentiti" sono selezionati per impostazione predefinita. Per selezionare solo determinati stili da utilizzare nel documento, è possibile utilizzare il pulsante "Nessuno" per deselezionare tutti gli stili e quindi selezionare quelli che si desidera consentire. Puoi anche utilizzare gli stili minimi consigliati da Word per consentire facendo clic su "Minimo consigliato". Scegli ulteriori restrizioni nella sezione "Formattazione" nella parte inferiore della finestra di dialogo, se lo desideri, e fai clic su "OK" una volta terminato.

Viene visualizzata la seguente finestra di dialogo che chiede se si desidera rimuovere gli stili non consentiti. Ti consigliamo di non farlo. Potrebbe accadere che tu voglia usare questi stili nel documento in futuro. Gli altri revisori non saranno in grado di modificarli o applicarli.

Fai clic su "No" per mantenere gli stili non consentiti nel documento.

Prima che queste restrizioni possano essere applicate, è necessario iniziare ad applicare la protezione. Ne discuteremo dopo averti mostrato come limitare la modifica.

Limitare la modifica in un documento

Oltre a limitare la formattazione per i revisori di un documento, è anche possibile limitare il tipo di modifica che i revisori possono eseguire su un documento. Nel riquadro "Limita modifica", selezionare la casella di controllo "Consenti solo questo tipo di modifica nel documento" e selezionare un'opzione dall'elenco a discesa per indicare il tipo di modifica che si desidera consentire nel documento. Puoi consentire ad altri revisori di tenere traccia solo delle modifiche, inserire commenti o compilare moduli. Puoi anche limitare il documento in modo che altre persone possano leggerlo e non apportare modifiche.

Potresti chiedere qual è la differenza tra la limitazione della modifica alle sole modifiche tracciate e il mantenimento delle "Revisioni" bloccate, come discusso nella Lezione 2. In realtà non c'è alcuna differenza; la funzionalità è la stessa. Puoi usare qualsiasi metodo sia più facile per te.

È possibile specificare eccezioni per la formattazione e la modifica limitate o per le persone a cui è consentito modificare liberamente il documento. Fai clic sul link "Altri utenti ..." nella sezione "Eccezioni (facoltativo)" del riquadro "Limita modifica".

Nella finestra di dialogo "Aggiungi utenti", puoi aggiungere utenti dal computer corrente, da un dominio di cui fa parte il computer corrente o inserendo l'indirizzo email di qualcuno. Separa tutti gli utenti e gli indirizzi e-mail con un punto e virgola e fai clic su "OK" quando hai finito.

Le persone che hai aggiunto nella finestra di dialogo "Aggiungi utenti" vengono visualizzate nella casella "Singoli" nella sezione "Eccezioni (facoltativo)" del riquadro "Limita modifica". Seleziona tutto o parte del documento che vuoi che una persona sia in grado di modificare e quindi seleziona la casella di controllo per quella persona nella casella "Individui".

Ora che hai ristretto la formattazione e la modifica del documento come desideri, devi dire a Word di iniziare ad applicare la protezione affinché abbia effetto. Nella sezione "Avvia applicazione" del riquadro "Limita modifica", fai clic su "Sì, Avvia la protezione attiva".

Nella finestra di dialogo "Avvia applicazione della protezione", assicurati che l'opzione "Password" sia selezionata, inserisci una password due volte e fai clic su "OK".

Si noti che una password non è necessaria e non protegge completamente il documento (il documento non è crittografato). Aiuta semplicemente a impedire alle persone di disattivare le restrizioni di formattazione e modifica.

Se scegli "Autenticazione utente" probabilmente vedresti il ​​seguente errore:

"La macchina non è configurata per Information Rights Management (IRM). Per configurare IRM, accedi a Office, apri un messaggio o documento protetto IRM esistente o contatta l'help desk. "

Ti consigliamo di usare una password. È molto più semplice.

Una volta applicate le restrizioni, nel riquadro "Limita modifica" viene visualizzato il testo appropriato che consente al revisore di eseguire solo le attività di modifica e formattazione consentite.