Mail Filters e Star System

La lezione della Geek School di oggi amplierà la nostra discussione sulle etichette in Gmail per includere i filtri e quindi passare al monitoraggio delle e-mail importanti con le stelle.

NAVIGAZIONE SCOLASTICA

1. Conoscere Gmail
2. L'app mobile, la composizione di posta e le conversazioni
3. Gestione posta in arrivo ed etichette
4. Mail Filters e Star System
5. Allegati, firme e sicurezza
6. Inviti e risponditori per le vacanze
7. Utilizza Gmail come Elenco attività
8. Account multipli, scorciatoie da tastiera e Signout remoto
9. Usa il tuo account Gmail per accedere ad altri account
10. Power Tips e Gmail Labs

Le etichette sono grandiose ma possono essere utilizzate in modo molto più efficace incorporando i filtri, in modo che i messaggi che arrivano incontro a determinati criteri abbiano automaticamente un'etichetta o un'etichetta applicate. Ciò aiuta notevolmente l'organizzazione e può ridurre notevolmente il caos della posta in arrivo.

Crea un nuovo filtro usando la casella di ricerca

Per creare un nuovo filtro, specificheremo le opzioni di ricerca nella casella "Cerca" e creeremo un filtro dalla ricerca. Per fare ciò, fare clic sulla freccia giù nella casella "Cerca".

Inserisci i tuoi criteri di ricerca nella casella delle opzioni di ricerca. Puoi scegliere di cercare messaggi da una persona specifica o da un intero dominio (@ example.com), con determinate parole nell'oggetto, nonché altre condizioni.

Per creare un filtro basato su questa ricerca, fai clic sul link "Crea filtro con questa ricerca".

Vengono visualizzate le opzioni del filtro. Seleziona le caselle di controllo che indicano cosa vuoi fare con i messaggi che corrispondono ai criteri di ricerca.

Ad esempio, abbiamo scelto di contrassegnare sempre i messaggi che arrivano dall'indirizzo email specificato con l'etichetta "HTG School" e di contrassegnarli sempre come "importanti". Abbiamo anche deciso di applicare il filtro a tutte le email esistenti di questa persona.

NOTA: se vuoi che le tue etichette si comportino come cartelle, puoi selezionare "Ignora Posta in arrivo (Archiviarlo)" per spostare automaticamente le email sulle etichette non appena arrivano. Ciò mantiene le tue e-mail più organizzate, anche se potresti rischiare di perdere un messaggio importante perché non apparirà automaticamente nella tua casella di posta.

Dopo aver specificato i criteri del filtro, fai clic su "Crea filtro".

NOTA: quando si sceglie di inoltrare un messaggio come azione in un filtro, saranno interessati solo i nuovi messaggi. Qualsiasi messaggio esistente a cui si applica il filtro non verrà inoltrato.

Viene visualizzato un messaggio che indica che il filtro è stato creato. Nota in questa schermata, tutti i messaggi di quella persona sono etichettati con l'etichetta "HTG School".

Anche i messaggi sono stati contrassegnati come importanti automaticamente (le icone dei tag a sinistra dei mittenti sono riempite con il giallo).

Crea un nuovo filtro usando la schermata delle impostazioni

Puoi anche creare un filtro in "Impostazioni".

Accedi alla schermata "Impostazioni" come descritto in precedenza e fai clic sul link "Filtri" in alto.

Fai clic sul link "Crea un nuovo filtro".

Specificare i criteri di ricerca e filtro nello stesso modo indicato nel metodo precedente e fare clic su "Crea filtro" nella finestra di dialogo delle opzioni del filtro.

Invece di finire di nuovo nella tua posta in arrivo, torni alla schermata "Filtri" e il tuo nuovo filtro è elencato. Puoi modificarlo, eliminarlo o selezionarlo per essere esportato (i filtri di esportazione saranno discussi più avanti in questa lezione).

Fai clic sull'etichetta "Posta in arrivo" per tornare alla posta in arrivo.

Utilizzare un messaggio specifico per creare un nuovo filtro

Puoi anche creare un filtro basato su un messaggio esistente. Per fare ciò, seleziona un messaggio nel tuo elenco di messaggi o in un'etichetta.

Fai clic sul pulsante di azione "Altro" e seleziona "Filtra messaggi come questi" dal menu a discesa.

Si noti che il campo "Da" nella finestra di dialogo "Filtro" viene compilato automaticamente. Immettere qualsiasi altro criterio di filtro desiderato e fare clic su "Crea filtro con questa ricerca".

Specificare i criteri del filtro selezionando le opzioni di filtro nella finestra di dialogo successiva come descritto in precedenza.

NOTA: è possibile utilizzare questo metodo per impostare i filtri per eliminare automaticamente le e-mail indesiderate durante la ricezione.

Applica lo stesso filtro a molti mittenti

Puoi utilizzare un filtro per gestire i messaggi da diversi indirizzi email. Ad esempio, possiamo specificare di etichettare i messaggi di più persone con l'etichetta "HTG School". Per fare ciò, apri la finestra di dialogo delle opzioni di ricerca usando la freccia giù nella casella "Cerca".

Aggiungi ogni indirizzo email nel campo "Da", separato con la parola "OR" e fai clic su "Crea filtro con questa ricerca".

Per applicare la stessa etichetta ai messaggi di uno di questi indirizzi e-mail, selezionare la casella di controllo "Applica l'etichetta" e selezionare l'etichetta desiderata dall'elenco popup. Applica altre azioni per questo filtro e fai clic su "Crea filtro".

NOTA: Ricorda di selezionare la casella di controllo "Applica filtro alle conversazioni corrispondenti" se desideri applicare questo filtro ai messaggi che hai già ricevuto da questi due indirizzi email.

Esporta e importa i filtri

Ora che hai imparato come impostare i filtri, probabilmente hai creato alcuni filtri molto utili che potresti voler utilizzare in altri account Gmail. Puoi esportare filtri da un account e importarli in un altro.

Esporta un filtro

Per esportare un filtro, accedi prima alla schermata "Filtri" nella schermata "Impostazioni" (utilizzando il pulsante a forma di ingranaggio "Impostazioni"). Quindi, seleziona il filtro che desideri esportare nell'elenco e fai clic su "Esporta".

NOTA: è possibile selezionare più filtri da esportare contemporaneamente.

Nella finestra di dialogo "Salva con nome", navigare dove si desidera salvare il filtro. Il filtro viene salvato come file XML con un nome predefinito che puoi modificare se lo desideri, ma assicurati di lasciare l'estensione come .xml e fai clic su "Salva".

Ora hai un file che puoi eseguire il backup, il trasferimento su un altro computer, la condivisione con un amico o l'importazione in un altro account Gmail.

Importa un filtro

Per importare un filtro nel tuo account Gmail, accedi a "Filtri" nella schermata "Impostazioni" e fai clic sul link "Importa filtri".

Sotto "Importa filtri", fai clic su "Scegli file".

NOTA: se cambi idea sull'importazione del filtro, fai clic sul link "Annulla importazione".

Nella finestra di dialogo "Apri", accedi alla posizione in cui hai salvato il filtro esportato. Seleziona il file e fai clic su "Apri".

Il nome del file è elencato accanto al pulsante "Scegli file". Fai clic su "Apri file" per aprire il file e importare i filtri al suo interno.

Un messaggio viene visualizzato sotto la casella "Cerca" mentre viene aperto il file del filtro. Questo potrebbe richiedere del tempo, a seconda di quanti filtri ci sono nel file.

Tutti i filtri nel file selezionato sono elencati in "Importa filtri". Seleziona i filtri che desideri importare. Se desideri applicare i filtri importati ai messaggi di posta elettronica esistenti (proprio come faresti quando crei un nuovo filtro), seleziona la casella di controllo "Applica nuovi filtri a posta esistente" e fai clic su "Crea filtri".

Una finestra di dialogo mostra l'avanzamento del processo di creazione del filtro. Puoi annullare la creazione dei filtri facendo clic su "Stop".

Quando i filtri sono stati creati, vengono visualizzati nell'elenco nella schermata "Filtri".

Tieni traccia delle e-mail importanti utilizzando il sistema stellare

Il sistema a stella di Gmail ti consente di contrassegnare le tue email più importanti in modo che tu possa trovarle facilmente in un secondo momento. Per impostazione predefinita, i messaggi speciali sono etichettati con una stella gialla, ma puoi aggiungere altro colore e tipi di stelle.

Le stelle vengono visualizzate a sinistra del nome del mittente nella tua casella di posta.

Aggiungi una stella a un messaggio

Per aggiungere una stella a un messaggio nella tua Posta in arrivo, fai clic sull'icona a forma di stella accanto al nome del mittente, come nella foto sopra.

Puoi anche aggiungere una stella a un messaggio mentre è aperto. Per fare ciò, fai clic sull'icona a forma di stella nell'angolo in alto a destra del messaggio a destra della data. Nelle conversazioni, sarà a destra del primo messaggio nella parte superiore della conversazione.

Per aggiungere una stella a un messaggio che stai componendo, fai clic sulla freccia "Altre opzioni" nell'angolo in basso a destra della finestra "Scrivi".

Muovi il mouse sopra l'opzione "Etichetta" e quindi seleziona "Aggiungi stella" dal sottomenu.

Nella tua etichetta "Posta inviata", il messaggio che hai inviato è contrassegnato come speciale.

Usa disegni a stella multipli sui tuoi messaggi

Gmail ti consente di utilizzare più colori e tipi di "stelle" per differenziare i messaggi l'uno dall'altro.

Questa funzione è utile se si desidera contrassegnare più messaggi con diversi livelli di importanza. Ad esempio, potresti utilizzare una stella viola per i messaggi che desideri leggere di nuovo e un punto esclamativo rosso per i messaggi che devi seguire.

Fai clic sul pulsante "Impostazioni" e seleziona "Impostazioni" dal menu a discesa. Nella scheda "Generale", scorri verso il basso fino alla sezione "Stelle". Trascina le icone dalla sezione "Non in uso" alla sezione "In uso" per aggiungere diversi tipi di stelle. Se hai più di un tipo di stella in uso, facendo clic sull'icona a forma di stella accanto a un messaggio e-mail passa in rassegna tutte le stelle in uso. Se si visualizza un messaggio mentre è aperto, viene applicato solo il primo tipo di stella.

Trova messaggi speciali

Per vedere tutti i tuoi messaggi speciali, fai clic sull'etichetta "Speciali" sul lato sinistro della finestra principale di Gmail. Puoi anche cercare i messaggi speciali digitando "is: starred" nella casella "Cerca".

Trova messaggi con un particolare tipo di stella

Se hai utilizzato diversi tipi diversi di stelle per contrassegnare i tuoi messaggi, puoi cercare un particolare tipo di stella. Per fare ciò, cerca usando "has:" con il nome della stella (ad es. "Has: red-bang").

Per scoprire il nome di una particolare stella, accedi alla scheda "Generale" nella schermata "Impostazioni" e passa il mouse sopra il tipo di stella desiderato. Il nome della stella viene visualizzato in un popup.

C'è anche un elenco di nomi di stelle nell'argomento della ricerca avanzata nella Guida di Gmail.

Mantieni i messaggi speciali dalla scheda principale

Se organizzi la posta in arrivo utilizzando le schede configurabili menzionate in precedenza in questa lezione, i messaggi di altre schede contrassegnati da una stella sono inclusi anche nella scheda "Principale". Se non desideri visualizzare i messaggi speciali dalle altre schede nella scheda "Principale", puoi disattivarlo.

Fai clic sull'icona "+" a destra delle schede.

Nella finestra di dialogo "Seleziona schede da abilitare", deseleziona la casella di controllo "Includi Speciali nella principale" e fai clic su "Salva".

In arrivo…

Siamo qui ora alla fine della Lezione 4 ma già sei sulla buona strada per diventare un professionista di Gmail! In soli quattro brevi giorni, ora sai tutto quello che devi sapere per rendere davvero lucida la tua casella di posta, e i messaggi ora troveranno automaticamente la loro strada verso le etichette designate senza riempire la tua casella di posta.

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