6 suggerimenti per non avere riunioni inutili
Che sia stato ad hoc o programmato, la maggior parte delle riunioni non sembra affatto di aiuto quando si tratta di lavorare. Si potrebbe pensare che far sì che chiunque sia coinvolto nel progetto di sedersi e parlare dei problemi che emergono, quindi di confrontarsi con il brainstorming per trovare un modo per risolverli, sarebbe utile in un modo o nell'altro. Bene, questi ragazzi di WebEx dicono che gli incontri sono inutili. E sono abbastanza sicuro che molti di voi sono d'accordo, perché qualcuno è andato e fatto questo: una calcolatrice per capire quanti soldi sono stati sprecati solo avendo delle riunioni!
Scherzi a parte, un incontro mal gestito allontanerà gli impiegati da quello che viene pagato per fare, lasciando i telefoni incustoditi, e-mail senza risposta. E, peggio ancora, la maggior parte delle volte le persone escono dall'incontro con altro da fare che da realizzare - grande, proprio quello di cui avevo bisogno, più cose da fare. Ma questo non vuol dire che gli incontri dovrebbero essere completamente esclusi dal posto di lavoro. Ecco alcuni suggerimenti per velocizzare le cose in una riunione.
1. Sono passati sessanta minuti
Dovrebbe essere un crimine per le riunioni durare più di un'ora. Diamine, dovrebbe essere un peccato per in programma incontri per durare a lungo. La logica è semplice: qual è il punto nel prendere i dipendenti lontano dal loro lavoro in modo che possano parlare su quello che stanno facendo?
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Se si tratta solo di un rapporto, possono sempre inviarti una proposta, o farlo con un allegato e-mail di 23 KB. Se tutto quello che vuoi è essere tenuto nel circuito, porta il capo del dipartimento nel tuo ufficio o prendi una tazza con lui dopo il lavoro, prendi le informazioni necessarie e poi rilascialo in libertà 15 minuti dopo.
Gli incontri settimanali sul progresso non possono essere d'aiuto, poiché la maggior parte del lavoro richiede più di una settimana per giungere a buon fine, e così via voluto essere sciocco semplicemente sedersi e fissarsi l'un l'altro se non abbiamo nulla da riferire.
Il punto è: Le riunioni dovrebbero aumentare la produttività, non ritardare i processi. Fai in modo che ogni riunione sia importante e fagli contare.
2. Nod-ders, tieni fuori
Ci sono molti incontri in cui c'era principalmente una persona che parlava e tutti gli altri erano d'accordo con il discorsoER. Se gli incontri fossero lì solo per sentire il sostegno dell'eco alle persone, si potrebbe anche mettere una registrazione dell'altoparlante nella sala riunioni affinché tutti possano annuire.
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Per risolvere questo problema, hai solo i decisori nella stanza. E vuoi quelli che non hanno paura di dire le loro menti. Vuoi l'esecutivo che combatterà per la parte del budget del tuo dipartimento. Vuoi il manager che può respingere il carico di lavoro aggiuntivo e irrilevante parlando a tuo nome. Vuoi che il tuo coraggioso supervisore dica al tuo capo, "No, papà. Noi siamo non farti una macchina nuova. Il team vuole andare a Bangkok quest'anno e andremo a bere champagne durante il volo! "
Il punto è: Se sarai bloccato in una riunione, avere un po 'di diversità nelle decisioni prese renderà la tua ora degna.
3. Di cosa stiamo parlando di nuovo?
Quante volte durante una riunione, chiedi a uno dei tuoi colleghi di chiedere al tuo manager qualcosa di irrilevante sull'argomento in questione e trascorrono almeno un'ora (altra) cercando di capirlo mentre tu giochi con il telefono, cercando di non sembrare infastidito?
Non è raro che una serie di pensieri derubati da una domanda improvvisa, ma se rispondendo a questa domanda, e tutte le altre questioni in fondo alla lista del programma non hanno risposta, ciò influenzerà la produttività del resto del personale.
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Rendilo un punto per avere un limitato numero di ordine del giorno da raggiungere attraverso ogni riunione e assicurarsi che colui che presiede l'incontro ottenga gli ordini prestabiliti; Ne più ne meno. Usa il segno dei sessanta minuti come impulso per far sparire gli ordini del giorno il prima possibile. Se ci sono altre cose a cui partecipare, e se è solo tra poche persone piuttosto che tutta la squadra che è seduta nella sala riunioni, chiedi loro di portarla fuori, prima o dopo l'incontro.
Il punto è: Resta in pista per rendere il tuo meeting utile.
4. Le idee sono economiche; vieni con le soluzioni
Niente segna un brutto finale per un incontro piuttosto che avere partecipanti che entrano con una mente vuota. Al giorno d'oggi, i suggerimenti vuoti semplicemente non lo taglieranno. I capi vogliono i record. I manager vogliono il ROI. I dirigenti vogliono fattibilità. E non vogliono solo lampadine accese, vogliono la prova che un'idea può e volontà lavoro. Per ottenere quella prova, dovresti prima fare la tua ricerca.
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Quando non lo fai, succede.
Ashkin Fureit: Sai cosa, penso che dovremmo provare a passare a un nuovo fornitore.Tu: Chi hai in mente??Ashkin Fureit: Oh, non conosco nessun nuovo fornitore. Ho solo pensato che sarebbe stata una buona idea passare a una nuova perché è sempre tardi.
Il gruppo inizia a far girare la palla, perdendo altri 15 minuti, prima di saltare al prossimo ordine del giorno. Nella prossima riunione, lo stesso fornitore è ancora utilizzato.
Se Ashkin avesse già tra le sue mani i contatti di fornitori alternativi, le loro quotazioni e le date di consegna proposte, il team potrebbe decidere lì e quindi quale nuovo fornitore prendere. Questo problema sarebbe stato risolto in meno di cinque minuti.
Il punto è: Prendi possesso delle tue idee e inizia. Smetti di suggerire idee brillanti solo per aspettare che qualcuno lo esegua.
5. Crystal Clear potrebbe tagliarlo
Quante volte esci da un incontro pensando che il tuo manager abbia detto una cosa, ma non è quello che hai sentito? Ottieni tutto chiarito prima di svuotare. Se la comunicazione è un problema persistente, è una buona idea che il tuo manager si ripeta da solo mentre hai altri testimoni nella stanza.
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Il punto è: Chiarisci gli obiettivi della tua squadra prima che inizi a correre su diversi pali della porta.
Se questo non funziona, prova il suggerimento successivo.
6. Dammi un minuto
I verbali delle riunioni sono ottimi strumenti per far funzionare le cose se sai come farle nel modo giusto. Per cominciare, dovrebbe avere un certo numero di cose: cosa è stato deciso; cosa deve essere fatto e chi è incaricato di farlo; e le scadenze per questo. La prima cosa assicurerebbe che l'incontro fosse effettivamente utile per qualcosa, il secondo assicura che a tutti siano stati assegnati i rispettivi ruoli, e il terzo li fa letteralmente sudare.
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Se esci non sapendo cosa è appena successo nella sala riunioni, il minuto aiuterà te e tutti gli altri a fare i conti. Altrimenti, a cosa servono le riunioni?
Il punto è: Nessuno si diverte quando le cose si inchiostrano.
Conclusione
Uno sa meglio di generalizzare, ed è per questo che mi piacerebbe conoscere il tuo punto di vista sulle riunioni: funzionano? Sono necessari nel mondo del lavoro di oggi? Il tuo ufficio ha rinunciato allo stressante rituale settimanale o mensile che è la riunione dell'ufficio? Condividi i tuoi pensieri nella sezione commenti qui sotto.
