Cerca le email di Outlook per mittente, data, parola chiave, dimensioni e altro
La ricerca tramite e-mail di Outlook può rivelarsi un compito difficile se sei uno come me con più file PST e decine di migliaia di e-mail che coprono decenni. La maggior parte degli ambienti aziendali utilizza Outlook per la posta elettronica e molte persone finiscono con l'archiviazione di e-mail personali e aziendali in Outlook.
Nelle versioni precedenti di Outlook, ti servivano componenti aggiuntivi di terze parti come Xobni per cercare rapidamente la tua email. Fortunatamente, da Office 2010, Microsoft ha creato una funzione di ricerca utilizzabile che funziona e consente di trovare rapidamente le email utilizzando un'ampia varietà di filtri. Puoi cercare testo, indirizzi, allegati, mittenti, ecc. E puoi filtrare per data, dimensioni, soggetto, importanza e altro.
In questo articolo, ti mostrerò come assicurarti che tutte le tue e-mail siano indicizzate da Windows e come eseguire diversi tipi di ricerche a seconda di cosa stai cercando.
Tieni presente che questo articolo presuppone che tu stia lavorando su Office 2010, 2013 o 2016 poiché tali versioni sono le migliori per la ricerca.
Attiva l'indicizzazione
Prima di poter eseguire ricerche veloci in Outlook, è necessario assicurarsi che tutte le e-mail siano state indicizzate. Per verificarlo, vai avanti e fai clic nella casella di ricerca che vedi nella parte superiore della tua casella di posta elettronica.
Quando fai clic nella casella di ricerca, vedrai il Strumenti di ricerca scheda appare nel nastro. All'estrema destra, fare clic su Strumenti di ricerca e quindi fare clic su Opzioni di ricerca.
Sotto fonti, clicca sul Opzioni di indicizzazione pulsante.
Questo ti porterà su Windows Opzioni di indicizzazione schermata in cui è possibile selezionare e scegliere le varie posizioni che si desidera indicizzare. Se non vedi Microsoft Outlook nell'elenco, è necessario fare clic sul Modificare pulsante.
Vai avanti, controlla Microsoft Outlook e quindi fare clic su OK.
Windows inizierà immediatamente a indicizzare le e-mail e potrai controllare quando è fatto cliccando su Stato dell'indice sotto Strumenti di ricerca come mostrato sopra.
Vedrai un messaggio che indica quanti oggetti sono stati lasciati indicizzare e una volta completato, dirà che Outlook ha finito di indicizzare tutti i tuoi articoli. Ora impariamo come cercare in Outlook.
Esecuzione di ricerche in Outlook
Per iniziare a cercare in Outlook, clicca su Posta in arrivo o fare clic su una cartella specifica. Se fai clic su Posta in arrivo, noterai che la casella avrà Cerca nella casella di posta corrente elencati. Puoi fare clic sul piccolo menu a discesa a destra e scegliere tra altre opzioni come Cartella corrente, Le sottocartelle, e Tutti gli articoli di Outlook.
Quando fai clic su Posta in arrivo, Mailbox corrente viene selezionato automaticamente. Questo cercherà tutta la posta nell'intera casella di posta, incluso tutto in Posta in arrivo, Posta inviata, Posta eliminata, Posta in uscita, ecc. Se fai clic su una cartella specifica, la casella di ricerca verrà Cartella corrente, che cercherà solo l'email in quella particolare cartella, escluse le sottocartelle.
Se hai una cartella con sottocartelle, assicurati di selezionare Le sottocartelle dal menu a discesa per cercare solo le sottocartelle.
Ora che lo comprendiamo, impariamo come eseguire vari tipi di ricerche in Outlook. Ci sono due modi per farlo: usare la barra multifunzione Cerca o utilizzare la sintassi della query di ricerca. Come potresti essere in grado di dire, quest'ultima opzione è più tecnica, ma ti consente di creare ricerche complicate.
Utilizzando gli strumenti di ricerca in Outlook
Iniziamo con il metodo più semplice che funzionerà perfettamente per la maggior parte delle persone. Fare clic nella casella di ricerca dopo aver scelto Posta in arrivo o una cartella, quindi fare clic su Strumenti di ricerca nel nastro. Diamo un'occhiata a tutte le diverse opzioni.
All'estrema sinistra c'è il Scopo, che è lo stesso del box a discesa che ho menzionato sopra. Il prossimo è risultati, che non sarà attivo fino a quando non eseguirai una ricerca. Per impostazione predefinita, Outlook mostra solo gli elementi più recenti che corrispondono a una ricerca e potrebbe non mostrare tutti i risultati. Puoi cliccare Includi risultati più vecchi per mostrare tutti i risultati o scorrere verso il basso fino alla fine dei risultati della ricerca e scegliere Mostra di più.
raffinare è dove possiamo davvero approfondire e trovare esattamente quello che stiamo cercando. In primo luogo, come facciamo a cercare il testo esatto in Outlook? Diciamo che vuoi trovare tutte le email con il tuo SSN o con una parola specifica. In questi casi, usi solo virgolette.
Sopra, ho cercato la parola sherlock inserendolo tra virgolette. Se la parola è nella riga dell'oggetto, verrà evidenziata in giallo. Quando fai clic su una qualsiasi delle email, vedrai anche la parola evidenziata per te, il che è comodo.
Questo è uno dei tipi più comuni di ricerche. Un'altra ricerca comune è per mittente. Questo è veramente facile da fare in Outlook. Basta fare clic sul A partire dal pulsante nella barra multifunzione e inizia a digitare il nome della persona o l'indirizzo email.
Se vuoi aggiungere più criteri di ricerca come visualizzare solo le email di un particolare mittente che ha allegati, devi semplicemente fare clic su Ha allegati pulsante.
Puoi continuare ad aggiungere altri filtri per ridurre il set di risultati delle email. La maggior parte delle altre opzioni sono piuttosto auto-esplicative come Non letto, Contrassegnato, Importante, ecc. Se vuoi cercare per data, puoi cliccare su Questa settimana e otterrai un paio di opzioni come Questa settimana, Questo mese, Questo Anno, ecc, ma questo è tutto.
Se si desidera cercare per data o fare qualcosa come trovare le e-mail più vecchie in Outlook, è necessario utilizzare l'opzione Ricerca avanzata o la sintassi della query. Iniziamo con Ricerca avanzata. Per accedervi, devi fare nuovamente clic su Strumenti di ricerca e scegliere Ricerca avanzata.
Nota che questa ricerca cerca solo la cartella corrente che hai selezionato per impostazione predefinita. Se vuoi cercare tutto, devi cliccare su Navigare pulsante in alto a destra.
Se si desidera cercare tutto, selezionare Posta in arrivo, quindi selezionare Cerca sottocartelle scatola in basso.
Ora nella schermata di ricerca principale, vedrai Tempo in fondo, ma ti dà solo le stesse opzioni del menu a discesa nel nastro. Per fare una ricerca più avanzata, devi cliccare su Avanzate linguetta.
Qui devi costruire i tuoi criteri di ricerca. Clicca su Campo,poi vai a Campi Data / Ora e selezionare ricevuto. Ora fai clic su Condizione e scorrere verso il basso fino a quando non vedi altre opzioni come su o dopo, prima o dopo, e fra.
Se si sceglie fra, allora puoi digitare date come 01/01/2005 e 31/12/2005 e quindi fare clic Aggiungi alla lista. Ecco come appare la mia ricerca.
Si noti che è possibile continuare ad aggiungere più criteri all'elenco per restringere i risultati. Nel mio esempio sopra, ho solo intenzione di ottenere tutte le email in quell'intervallo di date, che probabilmente saranno troppe.
Se si desidera trovare l'e-mail più vecchia in Outlook, selezionare prima o dopo condizione e quindi basta digitare una data che ritieni sia abbastanza vecchia.
Regola la data in base al numero di email che ricevi. Dovrebbe essere abbastanza facile trovare l'e-mail più vecchia dell'intero file di Outlook utilizzando questa ricerca.
Un'altra ricerca popolare è quella di cercare la posta più grande nel tuo file PST. Per fare ciò, fare clic su Più scelte scheda in Ricerca avanzata e vedrai un'opzione per la dimensione in basso. Scegliere più grande di e quindi digitare un valore in kilobyte. Ad esempio, se desideri trovare email superiori a 5 MB, devi digitare 5000.
Queste sono solo alcune delle ricerche che puoi eseguire utilizzando Ricerca avanzata. Inoltre, puoi digitare tutto questo nella casella di ricerca utilizzando la sintassi di ricerca e ottenere gli stessi risultati. Ad esempio, posso semplicemente digitare MessageSize:> 5MB e ottenere gli stessi risultati.
Non esaminerò tutte le diverse opzioni di ricerca in questo post perché Microsoft ha una pagina che elenca tutte le diverse opzioni di sintassi di ricerca. Si spera che, usando gli strumenti di cui sopra, sarai in grado di trovare l'email che stavi cercando. Godere!
