Aggiungi rapidamente un sommario a un documento di Word

Ora che sono tornato a scuola dopo un lungo periodo, sono tornato anche a dover creare varie presentazioni di PowerPoint e scrivere report in Word. Ci sono molte funzionalità in Word che la maggior parte delle persone non usa mai a meno che non siano a scuola.

Una di queste funzionalità è l'indice. Word ha una grande funzionalità che ti consente di creare automaticamente un sommario di grande effetto se sai quale tipo di titoli usare. Il bello è che anche se hai già un documento Word con molti contenuti, è molto facile modificarlo in modo che tu possa generare automaticamente il sommario.

In questo articolo, illustrerò il processo di impostazione del documento Word con i titoli corretti e quindi parlerò di come creare il sommario. Parlerò anche di come puoi personalizzare il sommario a tuo piacimento.

Imposta e visualizza intestazioni in Word

La prima cosa che vorrai fare prima di poter creare qualsiasi sommario è impostare le tue intestazioni. Per impostazione predefinita, le intestazioni consentite che è possibile utilizzare sono H1 (Intestazione 1), H2 (Intestazione 2) e H3 (Intestazione 3).

Puoi trovare questi titoli nel stili scatola sul main Casa scheda nel nastro. Questi sono gli unici tre che puoi usare per un sommario predefinito. Se aggiungi un sommario personalizzato, puoi anche usarlo H4 (Intestazione 4), H5 (Intestazione 5), H6 (titolo 6), Sottotitolo, Titolo, e Intestazione TOC.

Quando si passa attraverso il documento per aggiungere le diverse intestazioni, sentirsi liberi di scegliere tra le voci sopra menzionate se solo H1, H2 e H3 si sentono troppo limitati. Dovrai solo inserire un sommario personalizzato e modificare alcune impostazioni, che menzionerò anche.

È molto facile applicare i titoli al testo in Word. Basta fare clic sulla linea con il testo e quindi fare clic sullo stile di titolo che si desidera applicare.

Passa attraverso il documento e aggiungi tutti i titoli che desideri. Nota che quando aggiungi le intestazioni, sarà difficile vedere le intestazioni, anche se sono visibili i segni di paragrafo. Per vedere rapidamente tutte le intestazioni in un documento di Word, fare clic su vista scheda e quindi selezionare la casella sotto Pannello di navigazione.

Quando lo fai, un riquadro apparirà sul lato sinistro del documento e sarai in grado di vedere i vari titoli, sottotitoli, ecc..

Facendo clic su uno qualsiasi degli elementi nell'elenco, si verrà indirizzati a quell'intestazione nel documento di Word. Questo è un ottimo modo per vedere rapidamente la struttura delle intestazioni prima di creare il TOC finale.

Aggiungere un sommario in Word

Ora che abbiamo configurato correttamente tutte le nostre intestazioni, andiamo avanti e inseriamo un sommario. Innanzitutto, inizieremo con l'impostazione TOC predefinita in Word. Prima di iniziare, potrebbe essere una buona idea aggiungere una pagina vuota all'inizio del documento.

Per fare ciò, vai all'inizio della prima pagina corrente e poi clicca su Inserire e Pagina vuota. Ora fai clic su Riferimenti, Sommario e scegliere da uno dei Automatico scelte al top.

Una tabella manuale sarà solo un testo di riempimento nel formato di un sommario, ma dovrai apportare manualmente tutte le modifiche. Quando inserisci il TOC automatico, dovresti vedere qualcosa di simile a questo:

Eccezionale! Ora hai un sommario ben formattato nel tuo documento Word! Una volta inserito il sommario, puoi comunque apportare modifiche ai titoli del documento, ma le modifiche non verranno automaticamente riportate nel sommario.

Per aggiornare il sommario, basta fare clic all'interno di esso e quindi fare clic su Tabella degli aggiornamenti in cima.

Ti verrà chiesto se desideri aggiornare solo i numeri di pagina o l'intera tabella. Se hai intestazioni modificate, inserite o cancellate, dovresti scegliere intero tavolo. Se hai appena aggiunto più contenuti al tuo documento, ma non hai aggiunto o rimosso alcun titolo, puoi scegliere solo numeri di pagina.

Personalizza sommario

Se hai usato titoli diversi da H1, H2 e H3, noterai che non appariranno nel sommario. Per usare queste intestazioni extra, devi scegliere Sommario personalizzato quando si inserisce il sommario.

Questo farà apparire la finestra di dialogo delle opzioni per il sommario. È possibile modificare alcune impostazioni di base come se mostrare i numeri di pagina e se allineare i numeri o meno. Sotto Generale, puoi scegliere tra più stili e puoi anche scegliere di mostrare più livelli oltre tre, che è l'intestazione H3.

Se si fa clic su Opzioni, puoi scegliere oggetti extra per costruire il TOC con. Se scorri verso il basso, sarai in grado di selezionare Sottotitolo e Intestazione TOC.

Per personalizzare l'aspetto del sommario, devi fare clic su Modificare pulsante. Se si fa semplicemente clic con il tasto destro sul sommario e scelto Font o Paragrafo, non formatterà il sommario. Quando fai clic su Modifica, otterrai un'altra finestra di dialogo in cui puoi modificare ciascun livello di TOC. TOC 1 è H1, TOC 2 è H2, ecc.

Clicca sul secondo Modificare pulsante e sarete in grado di cambiare la formattazione per quella particolare intestazione. Quindi, se lo desideri, puoi rendere tutte le intestazioni H1 in grassetto e una diversa dimensione del carattere.

Se si fa clic sul Formato pulsante in basso, puoi personalizzare ancora più impostazioni come paragrafo, tabulazioni, bordo, cornice, numerazione, ecc. Ecco il mio sommario con H1 come grassetto e con una dimensione del carattere più grande.

Infine, se premi il tasto CTRL e fai clic su qualsiasi cosa nel sommario, verrai indirizzato a quella pagina. Tuttavia, se trovi fastidioso dover premere il tasto CTRL, puoi cambiarlo andando a File - Opzioni e quindi facendo clic su Avanzate.

Vai avanti e deseleziona il Usa CTRL + Clicca per seguire il collegamento ipertestuale scatola. Ora puoi semplicemente fare clic sugli elementi nel sommario come collegamenti senza tenere premuto il tasto CTRL. Sfortunatamente, questo funziona solo sulla tua copia locale di Word. Quando invii un'email a qualcuno e se non hanno quell'impostazione modificata, dovranno fare CTRL + clic. Questo è tutto quando si tratta di sommario in Word. Godere!