Come utilizzare le funzionalità AutoRecover e AutoBackup di Excel

È sempre una tragedia terribile quando qualcuno perde qualcosa di importante su cui stavano lavorando perché non ha salvato il documento correttamente. Ciò accade più spesso di quanto si pensi agli utenti di Excel e Word!

Fortunatamente, Microsoft ha aggiunto molte funzionalità nell'ultimo paio di versioni che aiutano a ridurre le possibilità di perdere dati a causa di arresti anomali, interruzioni di corrente, cancellazioni accidentali, ecc. Una funzionalità è chiamata AutoRecover e la seconda funzione meno comunemente conosciuta, è chiamato AutoBackup.

In questo articolo, parlerò di come configurare entrambe le opzioni in modo che i tuoi dati siano il più sicuri possibile. Vorrei anche ricordare che le ultime versioni di Office consentono di salvare i documenti direttamente su OneDrive, che è una buona opzione da prendere in considerazione perché potrai ancora accedere al tuo lavoro anche se il tuo disco rigido non funziona.

Excel AutoRecover

La funzione di recupero automatico è attivata per impostazione predefinita e fondamentalmente salva il documento automaticamente in una posizione temporanea dopo un intervallo di tempo impostato. Per visualizzare le impostazioni di AutoRecover, fare clic su File e poi Opzioni.

Clicca su Salvare nel menu a sinistra e vedrai l'opzione AutoRecover sotto Salva cartelle di lavoro.

Per impostazione predefinita, le informazioni di salvataggio automatico vengono salvate ogni 10 minuti. Oltre all'intervallo, Excel deve essere inattivo per 30 secondi prima che i dati vengano salvati. Inoltre, le informazioni salvate automaticamente vengono salvate nel Posizione del file AutoRecover elencato qui. Quindi, come funziona? Fondamentalmente, diciamo che hai un foglio di lavoro come quello qui sotto e lo hai salvato.

Ora diciamo che aggiungo i seguenti dati al foglio di calcolo di Excel e aspetto circa 10 minuti senza salvare il mio documento. Poiché l'intervallo di salvataggio automatico è impostato su 10 minuti, è necessario attendere almeno il tempo necessario per il salvataggio dei dati.

Nel mio caso, ho simulato un arresto anomalo di Excel aprendo il task manager e uccidendo il processo di Excel. Successivamente, ho riaperto Excel e ho visto immediatamente un'opzione chiamata Mostra file recuperati.

Se fai clic su questo, verrà visualizzato un elenco di file Excel che possono essere recuperati. Nel mio caso, aveva il file originale, che aveva dati solo in A1 e A2, e aveva anche il file AutoRecovered, che includeva i dati che non avevo salvato su disco.

Facendo clic su uno qualsiasi degli elementi nell'elenco si aprirà un'altra istanza di Excel che mostra i dati in quel particolare file. Nel complesso, questa è una funzionalità davvero utile per quelle volte in cui non hai salvato tutto il tuo lavoro, ma Excel termina in modo imprevisto.

Lo svantaggio principale di questa funzione è che i dati di AutoRecover sono memorizzati sullo stesso disco rigido del tuo file, quindi se qualcosa accade sul tuo disco rigido, tutto andrà via. È possibile modificare la posizione nelle impostazioni precedenti in un disco rigido separato o persino in un percorso di rete, che consiglio vivamente.

Notare che le informazioni di salvataggio automatico vengono eliminate automaticamente da Excel nelle seguenti circostanze:

1. Si salva il file manualmente o usando File - Salva come.
2. Chiudi il file o esci da Excel (indipendentemente dal fatto che tu salvi il file o meno)
3. Si disattiva AutoRecover completamente o solo per la cartella di lavoro

Quindi, in pratica, ogni volta che si salva il file, si elimina i dati di AutoRecover. Inoltre, se si chiude manualmente Excel e si sceglie di non salvare i dati, verranno eliminati i dati di salvataggio automatico. Tienilo a mente quando usi questa funzione. Se sei un utente di Excel pesante, ti suggerisco di impostare l'intervallo di salvataggio automatico su qualcosa come 2 o 3 minuti anziché 10.

Auto Backup

Un'altra funzionalità che non molte persone conoscono veramente è AutoBackup. Per usarlo, devi prima andare e salvare il file per arrivare al Salvare la finestra di dialogo. Se hai già un documento Excel salvato, vai a File e poi Salva come e scegli una posizione. Quando lo fai, verrà visualizzato il Salva come dialogo.

Nella finestra di dialogo, fare clic su Utensili pulsante che si trova a sinistra di Salvare pulsante. Vedrai un paio di opzioni, una delle quali è Opzioni generali. Quando fai clic su questo, verrà visualizzata una piccola finestra con alcune altre opzioni.

Vai avanti e controlla il Crea sempre backup scatola. Fare clic su OK e ora quando si salva il file, verrà creato anche un file di backup Excel con estensione .XLK. Nota che la prima volta che lo fai, i file saranno esattamente gli stessi. Se si apportano modifiche al file originale e quindi salvate di nuovo, il file di backup rimarrà lo stesso (i dati originali). La terza volta che lo salvi, tuttavia, il file di backup verrà aggiornato con le informazioni fino al secondo salvataggio.

Fondamentalmente, il file di backup è sempre una versione dietro la versione corrente. Quindi, se hai apportato una serie di modifiche, salvato il tuo file e poi volevi tornare alla versione che non aveva queste modifiche, potresti semplicemente aprire il file di backup.

Il file viene salvato nella stessa posizione del file originale e non sembra esserci un modo per cambiarlo. Questa funzione non aggiunge un sacco di sicurezza al tuo documento, ma è utile in determinate circostanze.

Si spera che l'abilitazione di queste funzionalità di backup e ripristino in Excel ti consenta di evitare di perdere dati importanti. È sempre una buona opzione utilizzare l'archiviazione cloud (come OneDrive) come una rete di sicurezza aggiuntiva nel caso in cui il tuo computer fallisca in modo catastrofico. Se avete domande, sentitevi liberi di commentare. Godere!