Che cos'è BCC e perché sei una persona terribile se non la usi
Poche amenità nel moderno flusso di lavoro digitale sono così ampiamente disponibili ma ampiamente ignorate (o completamente abusate) come la funzione di e-mail BCC. Se sei colpevole di abuso o trascuratezza del suo potere (e ci sono buone possibilità che tu sia), è tempo di pentirsi e, nel processo, ridurre lo spam e proteggere la privacy dei tuoi amici e familiari.
Che cos'è BCC e da dove viene?
Ci sono tre slot di indirizzo in ogni client di posta elettronica: TO, CC e BCC, che rappresentano "[deliver] in", "carbon copy" e "blind carbon copy", rispettivamente. Queste denotazioni sono un residuo del mondo che ha preceduto la posta elettronica: lettere fisiche e appunti.
Nei promemoria aziendali della metà del secolo, ad esempio, sarebbe presente uno slot TO per il destinatario principale, uno slot CC per le persone che dovevano essere presenti nella comunicazione ma che non erano i destinatari principali e un terzo slot, BCC, per persone che avevano bisogno di essere coinvolte nella comunicazione ma, per qualsiasi ragione, la loro identità sarebbe stata nascosta dai promemoria distribuiti ai destinatari negli slot di indirizzo TO e CC.
Con l'avvento della posta elettronica, sono state copiate le stesse convenzioni utilizzate nella posta cartacea e nei memo, sia per familiarità sia perché sono rimaste utili anche se il messaggio non è stato più copiato e consegnato fisicamente.
Se queste convenzioni esistevano da decenni prima dell'avvento dell'e-mail e hanno continuato a esistere nel mezzo secolo circa, dove si pone allora il problema? Esistono due forme di uso improprio di BCC: la copia passiva di carbonio cieco-aggressivo (la forma di disturbo di forma maligna) e l'abbandono di utilizzare la copia a carbonio cieco per proteggere la privacy (problemi derivanti dall'ignoranza). Diamo un'occhiata a come e perché evitare ciascuno.
Dì no alla copia di carbonio cieco passivo-aggressivo
L'uso peggiore della copia nascosta è di attaccare passivamente in modo aggressivo un collega. Questo tipo di abuso di BCC si manifesta quando i dipendenti ricorrono all'uso della funzione BCC come un modo per chiacchierare indirettamente sui loro colleghi, succhiarli al loro capo, o altrimenti impegnarsi in disorientamenti sul posto di lavoro disfunzionali.
Immagine gentilmente concessa da EC Comics.
Un dipendente, ad esempio, potrebbe mettere il suo capo come destinatario BCC su un'e-mail che sta inviando a un altro dipendente in modo che il suo capo veda che sta comunicando con l'altro dipendente o che l'altro dipendente non riesca a soddisfare una sorta di obbligo o Scadenza. Questo tipo di comunicazione segreta-scoiattolo è generalmente disapprovato sul posto di lavoro e non stiamo per sostenere alcun tipo di comportamento che generi un ambiente di lavoro aggressivo meschino e passivo.
Il nostro unico consiglio in merito è: smettila.
A meno che non sia il reparto risorse umane o il tuo capo espressamente viene a te e ti istruisce a BCC le tue comunicazioni, dovresti evitare la pratica.
Se le persone al di fuori della comunicazione principale devono essere mantenute nel ciclo, anche superiori, la migliore pratica è quella di includerli come destinatari CC e di comunicare ai destinatari TO di chi è stato incluso e per quale motivo.
Questo non solo crea un dialogo più maturo sul posto di lavoro, ma ti aiuta anche a evitare un evento particolarmente imbarazzante: se il tuo capo o altro destinatario BCC utilizza la funzione di risposta tutti si mascherano in modo efficace e rivelano di essere stati al corrente del contenuto dell'email precedente. Prova a spiegarlo al collega che stavi cospirando contro il refrigeratore d'acqua.
Fortunatamente, il numero di persone che usano malevolmente la funzione BCC è piccolo, il che ci porta a coloro che costituiscono la maggior parte dell'abuso: l'inconsapevole.
Amici non amici di copia carbone
Se la maggior parte delle persone non usa maliziosamente la funzione BCC come parte di una campagna di guerra psicologica contro i propri colleghi, allora dove ci lascia? Ci lascia con il milioni di persone che inconsapevolmente trascurano persino di utilizzare la funzione BCC in primo luogo.
Immagine gentilmente concessa dalla Denver Public Library, Western History Collection.
Perché la funzione BCC è così importante? Ti permette di inviare una e-mail a qualcuno senza che quella persona veda tutti gli altri che ricevono l'e-mail, salvaguardando efficacemente le loro informazioni private. Ecco un esempio di email inoltrata, selezionata dai nostri archivi di posta elettronica:
Ogni sfocatura blu nell'immagine filtrata dalla privacy sopra è un indirizzo email. Non solo c'erano più di 40 indirizzi e-mail nell'elenco dei destinatari in avanti in cui eravamo inclusi, ma ci sono due serie di blocchi di inoltro avanzati nella e-mail inoltrata (vista sopra) che includono 13 e 8 indirizzi e-mail, rispettivamente. Ciò significa che ci sono oltre 60 indirizzi email nel corpo completo dell'email.
Ora, ti starai chiedendo "E allora? Che importa? "È importante per diverse ragioni. Innanzi tutto, c'è il semplice problema della privacy e il trattamento della privacy delle persone nella tua lista dei contatti (siano essi amici, familiari o colleghi di lavoro) rispettosamente. Inutile dire che le persone che sparano avanti e le e-mail di massa con dozzine di loro amici e collaboratori non prendono il tempo per contattare personalmente ciascuna di quelle dozzine di destinatari e chiedere se vorrebbero che le loro informazioni di contatto fossero condivise con tutti gli altri sul elenco dei destinatari È assolutamente irrispettoso condividere le informazioni di contatto senza il permesso dell'individuo in questione.
Diventa ancora più irrispettoso e fastidioso, più la folla di persone che sei e-mail è diversa. Se invii dieci persone in una piccola organizzazione civica che si conoscono già, il problema potrebbe essere discutibile. Se sei un insegnante e invii via email decine (se non centinaia) di materiale supplementare, improvvisamente condividi le informazioni di contatto personali di molte persone con molte altre persone con cui potrebbero non voler condividere.
Peggio ancora, se qualcuno colpisce accidentalmente "Rispondi a tutti" a una qualsiasi delle e-mail che invii con gli slot TO e CC completamente caricati, ogni singola persona nell'elenco dei destinatari originali riceve la risposta. Nella migliore delle ipotesi, ciò è relativamente innocuo, ma certamente fa perdere tempo a chiunque altro mentre apre l'e-mail per vedere cosa c'è di nuovo nella discussione. Nel peggiore dei casi, come è successo molte volte nelle aziende di tutto il mondo, l'e-mail può assumere una vita propria in quanto centinaia di dipendenti rispondono, discutono e interagiscono in altro modo con l'e-mail. Tale reazione: tutte le reazioni a catena possono estendersi a migliaia di e-mail e possono anche generare guerre di fiamma (c'è stata una guerra di fuoco a Tandem Computers nel tardo 20 ° secolo che è durata per anni).
In secondo luogo, e di maggiore interesse pratico per quelli di voi che potrebbero interessarsi di meno dell'etichetta e-mail e della protezione della privacy dei propri amici, questi tipi di e-mail in blocco creano inavvertitamente piccoli elenchi di indirizzi e-mail per software dannosi e spammer da raccogliere. Se il tuo indirizzo e-mail finisce con un'enorme e-mail inviata in giro per il mondo proverbiale, puoi essere certo che da qualche parte lungo la linea finirai su una lista di spam. Peggio ancora, se uno degli utenti che finisce con l'email inoltrata che si trova nelle viscere della posta in arrivo finisce per essere colpito da malware che si replica tramite elenchi di contatti e indirizzi e-mail trovati nella posta in arrivo, è probabile che finirà con un messaggio di posta elettronica dannoso trovandoti la strada.
Usando BCC con saggezza
Se ti trovi nel secondo campo, quelli che ignorano la funzione BCC, probabilmente ti stai chiedendo cosa puoi fare per evitare la confusione sulla privacy e sulla sicurezza che abbiamo descritto sopra. Non ti preoccupare, una volta che sei consapevole di quanto sia terribile ignorare la funzione BCC, diventa immediatamente evidente ciò che devi fare per lavarti dai precedenti poveri comportamenti e-mail.
Innanzitutto, e soprattutto, inizi a chiedertelo "Devo davvero inviare questa email a tutti i membri della mia lista di contatti? Trenta di loro? Qualcuno di loro? "La risposta a queste domande per la maggior parte delle e-mail è: No, non è necessario inviare una e-mail personale o inoltrare a tutti i membri della propria lista di contatti.
Secondo, quando tu fare ti trovi con un motivo legittimo per inviare email a un sacco di persone contemporaneamente. Ad esempio, stai passando a un nuovo provider di posta elettronica o se desideri inviare il tuo nuovo indirizzo postale a un centinaio di tuoi amici e parenti, l'unica cosa appropriata da fare è inserire i loro indirizzi nello slot BCC. Questo assicura che tutti i mali delle e-mail di massa in TO / CC siano eliminati: gli indirizzi e-mail di tutti i destinatari sono tenuti privati, non c'è possibilità di spam bot o malware nel computer di un destinatario che raccoglie l'email di un altro destinatario, e se qualcuno di loro ha bisogno di rispondere a voi per fare una domanda o qualcosa del genere, essi non faranno saltare la loro domanda o commento ad ogni altra persona.
BCC aumenta la privacy, aumenta la sicurezza e riduce la posta in arrivo che i tuoi amici e colleghi devono guadare. Non c'è assolutamente alcun motivo per evitare di usarlo quando si fa è semplice come mettere gli indirizzi in uno slot di indirizzo diverso.
