Utilizza la formattazione condizionale per far risaltare importanti messaggi di Outlook
Outlook ti consente di creare e personalizzare le visualizzazioni delle cartelle in molti modi, come aggiungere e rimuovere colonne o raggruppare e ordinare i messaggi. È inoltre possibile applicare regole per rendere Outlook visualizzare i messaggi in diversi modi in base alle loro proprietà (come il mittente, la riga dell'oggetto o il timestamp). Questo è chiamato formattazione condizionale. Diamo un'occhiata a come funziona.
Aggiornare: Uno dei nostri lettori ha portato alla nostra attenzione che la formattazione condizionale è disponibile solo nella versione Windows di Outlook e non la versione macOS. Grazie, Christy!
Iniziare
Per iniziare a configurare la formattazione condizionale, vai a Visualizza> Visualizza impostazioni.
È anche possibile accedere alle impostazioni di visualizzazione avanzate facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla testa della cartella e selezionando il comando "Visualizza impostazioni".
La finestra Impostazioni vista avanzate consente di personalizzare la vista cartella. Fai clic sul pulsante "Formattazione condizionale".
Questo ti porta alla finestra Formattazione condizionale che utilizzerai per impostare regole diverse per la formattazione dei messaggi.
Gli elementi visualizzati nell'elenco "Regole per questa vista" sono le regole predefinite fornite con una vista cartella non personalizzata. Ad esempio, puoi vedere che i "messaggi non letti" sono visualizzati in grassetto, blu font Segoe UI con una dimensione di 11 punti.
Come funzionano le regole
Le "regole" sono le condizioni che un messaggio deve soddisfare per Outlook per applicare la formattazione. Nelle regole predefinite, ad esempio, la regola "Messaggi non letti" viene attivata quando un messaggio viene contrassegnato come non letto. Quando viene attivata questa regola, Outlook utilizza il carattere di Segoe UI grassetto, blu, a 11 punti per visualizzarlo.
Outlook applica le regole in ordine dalla parte superiore dell'elenco. Le regole più in alto nella lista hanno la precedenza sulle regole in basso. Come funziona in pratica? Supponiamo che tu abbia due regole, una in cima alla lista che cambia il carattere in verde, e una in basso nell'elenco che cambia il carattere in rosso. Se un messaggio soddisfa le condizioni di entrambe le regole, il carattere verrà modificato in verde perché quella regola è più in alto nell'elenco: la regola che imposta il carattere su rosso viene ignorata.
Con le regole predefinite, puoi solo cambiare il carattere. Non è possibile eliminare le regole predefinite o spostare l'ordine o modificare le condizioni della regola. Tuttavia, puoi disattivare le regole predefinite deselezionandole nell'elenco "Regole per questa vista".
Come aggiungere una nuova regola
Nella finestra Formattazione condizionale, fare clic sul pulsante "Aggiungi". Una nuova regola chiamata "Senza titolo" sarà aggiunta all'elenco. Dare un nome alla regola e quindi fare clic sul pulsante "Condizione".
La finestra Filtro ti consente di decidere sulle condizioni, o condizioni, che la posta deve soddisfare per essere formattata.
Qui utilizzeremo un semplice esempio e cercheremo messaggi inviati da "Rob Woodgate" e contengano la parola "Outlook" nel campo Oggetto.
Per fare ciò, prima fai clic sul pulsante "Da", che apre la rubrica e seleziona un contatto.
Quindi aggiungiamo "Outlook" nel campo "Cerca la parola (s)", assicurandoti che l'opzione "Solo campo soggetto" sia selezionata dall'elenco a discesa "In". Fai clic su "OK" quando hai finito.
Tornando alla formattazione condizionale, fai clic sul pulsante "Carattere".
Faremo apparire i messaggi che corrispondono al filtro che abbiamo impostato in viola e in grassetto. Imposta il tuo come vuoi, fai clic sul pulsante "OK", fai di nuovo clic su "OK" per chiudere la finestra Formattazione condizionale e poi ancora una volta per chiudere la finestra Impostazioni vista avanzata.
Le regole sono applicate immediatamente. Puoi vedere di seguito che i messaggi che soddisfano le nostre condizioni sono ora in grassetto e viola.
Questo è solo un semplice esempio: puoi aggiungere molte condizioni, anche molto complesse. Di nuovo nella finestra Filtro, puoi passare alla scheda "Altre scelte" per vedere una serie di condizioni aggiuntive che puoi scegliere.
Qui puoi scegliere di abbinare un messaggio sul fatto che:
- È stata assegnata una categoria particolare
- È letto o non letto
- Ha allegati o nessun allegato
- È contrassegnato come priorità alta, normale o bassa
- È stato contrassegnato da te, da qualcun altro, da nessuno, o contrassegnato come completo
- Il testo che stai cercando deve corrispondere al caso
- È una dimensione particolare, maggiore o minore di una dimensione particolare o tra due dimensioni
Passa alla scheda "Avanzate" e puoi creare condizioni complesse.
La scheda Avanzate consente di selezionare qualsiasi campo da qualsiasi posizione in Outlook e selezionare una condizione che si desidera abbinare. Questo potrebbe essere abbastanza semplice, come abbinare il mittente a un indirizzo esatto, ma hai molte opzioni tra cui scegliere. Diciamo che vuoi che la tua regola corrisponda alle e-mail che hai ricevuto. Fare clic sul pulsante "Campo", selezionare "Campi Data / Ora", quindi fare clic sull'opzione "Ricevuti".
Fai clic sul menu a discesa "Condizioni" per scegliere la tua condizione.
Le scelte sono molto più grandi di quanto potreste aspettarvi:
- in qualsiasi momento
- Ieri
- Oggi
- Domani
- Negli ultimi 7 giorni
- Nei prossimi 7 giorni
- La settimana scorsa
- Questa settimana
- La prossima settimana
- Lo scorso mese
- Questo mese
- Il prossimo mese
- Sopra
- Avanti o dopo
- Prima o dopo
- Fra
- esiste
- Non esiste
E gli altri campi che puoi scegliere offrono quantità simili di opzioni.
Seleziona la tua condizione, aggiungi un valore e fai clic sul pulsante "Aggiungi all'elenco".
Puoi aggiungere tutte le condizioni alla lista che desideri. Per darvi un'idea di quanti campi ci sono, ecco uno sguardo al menu "Tutti i campi di posta".
Il menu "Tutti i campi di contatto" ha più di quattro colonne di opzioni, così tante che non siamo in grado di adattarle a uno screenshot sensibile. Quindi non passeremo attraverso tutti i campi e le condizioni, ma ora sai dove sono e come usarli.
Puoi impostare più condizioni in una regola per ottenere le informazioni più specifiche che desideri. Desideri che Outlook visualizzi i messaggi in un font 16pt rosso se provengono da un determinato contatto, ricevuto negli ultimi sette giorni, contengono una parola specifica nell'oggetto, e includere un allegato? Non è un problema.
Come eliminare una regola
Se hai creato una regola e non la vuoi più, è facile da eliminare. Nella finestra Formattazione condizionale, seleziona la regola che vuoi eliminare e fai clic sul pulsante "Elimina". Ricorda solo che puoi eliminare solo le regole che hai creato, non le regole predefinite integrate di Outlook.
Puoi aggiungere tutte le condizioni che desideri e avere tutte le regole che desideri. E come ti abbiamo mostrato prima, una volta che hai impostato le regole di formattazione condizionale nel modo desiderato, puoi copiare la vista in un'altra cartella o in tutte le cartelle se vuoi.
