Prepara il tuo documento di Word per la distribuzione di massa

Questo articolo per gli ospiti è stato scritto da Askar, il geek dietro al sito tecnologico DemoGeek.

Se lavori in una squadra o quando hai a che fare con i tuoi clienti, potresti essere certo di distribuire i tuoi documenti nel modo giusto affinché le informazioni nel documento raggiungano il pubblico giusto e la riservatezza delle informazioni sia rispettata.

Word 2007 ha una funzionalità con cui è possibile preparare formalmente il documento di Word per una corretta distribuzione a un gruppo di persone o anche a qualsiasi individuo con un determinato fattore di credibilità.

Preparazione

Avvia Word 2007 e crea il documento nel modo desiderato.

Una volta che sei soddisfatto del documento e sei pronto per la distribuzione, fermati un attimo prima di toccare l'applicazione di posta elettronica e segui questi semplici passaggi per preparare il documento alla distribuzione. Tieni presente che questi passaggi sono isolati e ciò significa che puoi scegliere i passaggi che desideri seguire.

Clicca sul Pulsante di ufficio e fare clic su "Preparare"Opzione di menu. Ci sono 7 diverse opzioni che dovresti essere in grado di vedere. Spiegherò ognuna di queste opzioni in modo che tu possa scegliere e scegliere la giusta combinazione di opzioni per i tuoi requisiti di distribuzione.

Proprietà del documento

Il primo della lista è il "Proprietà' opzione con cui è possibile inserire le informazioni sui metadati sul documento.

È possibile inserire il nome dell'autore del documento, titolo, oggetto, parole chiave, categoria, stato e commenti.

Alcuni di questi possono essere visualizzati attraverso il File >> Proprietà dialogo.

Tieni presente che una volta finalizzato il documento non sarai in grado di vedere queste proprietà ma fino ad allora puoi associare le proprietà con il tuo documento affinché altri possano avere un'idea del documento prima di aprirlo.

Ispeziona il documento

La seconda opzione nella lista è la "Ispeziona il documento" opzione. Come parte della preparazione per la distribuzione del documento, è possibile esaminare il documento per commenti, revisioni, segni di revisione, annotazioni sull'inchiostro. Puoi controllare i metadati nascosti o qualsiasi informazione personale che è stata salvata con il documento. È possibile ispezionare qualsiasi dato XML personalizzato che è stato memorizzato con il documento. Puoi anche controllare eventuali informazioni su intestazioni, piè di pagina e eventuali filigrane. Infine, puoi anche ispezionare eventuali testi nascosti nel documento.

Scegli le opzioni di ispezione che avresti voluto accertare prima di distribuire il documento e quando premi "Ispezionare"Il pulsante Word controllerà il documento e ti informerà di tutti gli elementi che trova sul suo controllo.

Gli articoli che richiedono la tua attenzione saranno contrassegnati da un punto esclamativo e puoi scegliere di riesaminarli se lo desideri.

Criptare il documento

Terzo nella lista è il "Criptare il documento" opzione. Scegli questa opzione se desideri che il documento venga visualizzato solo da determinate persone di cui ti fidi. Ti permette di criptare il documento con una password a tua scelta e gli utenti devono inserire questa password per visualizzare il documento.

Scegli una password che puoi distribuire al gruppo. Il mio consiglio è di non scegliere una password che usi personalmente ma piuttosto una password che nessuno può utilizzare per risalire ai tuoi account online o agli account sensibili che usi personalmente.

Conferma la password ancora una volta. Le password fanno distinzione tra maiuscole e minuscole e assicurarsi di conservare / ricordare la password in quanto non c'è modo di recuperare la password se si dimentica e non c'è modo di aprire il file se si dimentica la password.

Una volta crittografato, dovresti essere in grado di vedere che l'opzione di menu ha un piccolo colore di sfondo per indicare che questo documento è crittografato.

Quando le persone del tuo gruppo di distribuzione cercano di aprire un documento crittografato, ti verrà richiesto di inserire una password.

Senza una password non saranno in grado di aprire il documento.

Limitare l'autorizzazione

Quarto nella lista è il "Limitare l'autorizzazione" opzione. È possibile utilizzare l'opzione "Limita autorizzazione" per limitare ciò che le persone possono fare con il documento. Se il documento è sensibile, è possibile utilizzare "Limita autorizzazioni" per impedirgli di modificare, copiare e stampare il documento.

Restriction Permission utilizza il client Windows Rights Management per implementare le restrizioni.

Potrebbe essere richiesto di installare il Gestione dei diritti di Windows strumento. Non preoccuparti, vai avanti e installalo, è dalla fonte attendibile. Una volta installato, dovresti essere in grado di configurare ciò che le persone possono fare con il documento.

Aggiungi una firma digitale

Il quinto nella lista è il "Aggiungi una firma digitale" opzione. Le firme digitali garantiscono l'integrità del documento. Pensa alle firme digitali come a una firma cartacea ma fatta per via elettronica per comodità. Quando un documento ha una firma digitale, significa integrità e affidabilità del documento. Questo sarebbe utile se stai distribuendo il documento a un gruppo molto ampio di pubblico.

Clicca sul "Aggiungi una firma digitale"Opzione e Word ti chiederà con la finestra di dialogo sopra per cercare i fornitori di firme digitali su Office Marketplace.

Sul suo Office Online Marketplace dovresti essere in grado di trovare un fornitore di firma digitale che puoi utilizzare per firmare il documento.

Eseguire il correttore di compatibilità

Passiamo all'ultima opzione "Eseguire il correttore di compatibilità" primo. Se hai utilizzato funzionalità specifiche di Word 2007 e sospetti che il tuo pubblico possa utilizzare versioni precedenti di Word, potresti voler eseguire il Compatibility Checker per assicurarti che il tuo documento possa essere letto da tutto il pubblico.

Word 2007 eseguirà una serie di controlli di compatibilità predefiniti e se riscontra problemi di compatibilità li elencherà nella finestra di dialogo precedente, se non si è pronti a passare alla fase finale prima di distribuire il documento.

Segna come finale

Questo dovrebbe essere l'ultimo passo che avresti voluto seguire prima di distribuire il documento al gruppo. Come indica il nome questa azione segnerà il documento come tutti impostati per la distribuzione.

Poiché questo apporta modifiche significative al documento, ti verrà richiesto di assicurarti di contrassegnare il documento come definitivo.

Una volta che un documento è contrassegnato come Finale, il documento non può essere modificato e verrà pulito da eventuali letture di prova, commenti, ecc.

I documenti finalizzati ottengono una nuova icona sulla barra di stato che assomiglia di più a una striscia di gomma su un foglio.

Ottenere un documento preparato per la distribuzione può aiutarti a evitare alcuni errori evidenti che comporti quando distribuisci un documento a un grande gruppo di persone. Non devi seguire tutti i passaggi; piuttosto puoi scegliere quello che vuoi / preferisci. Word 2007 è abbastanza flessibile da fare ciò che gli si chiede di fare quando si prepara un documento per la distribuzione.

Spero che tu lo abbia trovato utile e spero che tu faccia uso delle funzionalità di Word 2007 per finalizzare correttamente un documento prima della distribuzione. Se avete domande o commenti, fatemelo sapere nei commenti.