Come utilizzare Trello per rendere la gestione dei progetti un gioco da ragazzi

Trello può essere un ottimo modo per gestire progetti, comunicare con il tuo team, organizzare idee e servire come una sorta di "lavagna Internet" in cui le persone possono fare brainstorming insieme e collaborare in uno spazio condiviso.

Dopo aver creato una bacheca, puoi iniziare ad aggiungere i membri del progetto che costituiranno il team. Per fare ciò, fai clic sulla scheda "Mostra menu" sul lato destro, qui visibile.

Una volta che tutti i membri della tua board sono stati raccolti e pronti, puoi iniziare ad aggiungere nuovi elenchi. I titoli di queste liste possono essere qualsiasi a seconda del tipo di progetto che stai creando, il flusso di lavoro di come vuoi gestire i singoli compiti e il modo in cui preferisci gestire i tuoi contenuti.

Ad esempio, abbiamo elencato alcune idee diverse di seguito. In ogni elenco troverai l'opzione "Aggiungi una carta", che puoi cliccare qui.

Una volta creata la carta nell'elenco, fai clic su di essa e vedrai una finestra simile a questa:

Ed è in queste carte dove inizia la vera organizzazione. Tutto da aggiungere membri a "Iscriviti a una carta" (nel senso che riceveranno un avviso sia sulla loro e-mail o telefono quando si verifica una nuova azione), per etichettare una scheda per la sua sottosezione avviene nei pulsanti a lato.

Puoi modificare la descrizione di una carta (i.e- "Brainstorm only", un link alla ricerca pertinente, i clip di YouTube, ecc.), Così come creare una "Checklist", vedere qui di fianco.

Gli elenchi di controllo sono un ottimo modo per gestire le singole carte e assicurarsi che tutti i membri del team siano costantemente aggiornati su un dato pezzo del progetto in un dato momento. Per aggiungere un elenco di controllo e popolarlo con nuovi elementi, basta scorrere il mouse sul pulsante "Elenco di controllo", fare clic su "Aggiungi" e iniziare a compilare le attività.

Altre impostazioni in ogni scheda includono l'opzione di aggiungere una data di scadenza, che può essere aggiornata o modificata da tutti i membri a cui è stata data l'autorizzazione sulla carta.

Il feed delle attività può essere trovato nel menu di destra, e fintanto che una carta non è contrassegnata come "Privata", tutte le azioni del tuo team possono essere viste da un flusso semplice a quello successivo.

Un'altra grande caratteristica di Trello è che tutti i tuoi file e cartelle possono essere collegati direttamente nelle carte stesse. Non dovrai più scavare attraverso una serie infinita di cartelle Dropbox con password complicate o cercare di convincere qualcuno a organizzare correttamente le autorizzazioni di Drive, con Trello tutto ciò di cui hai bisogno è pronto e pronto per il download direttamente dal server.

Tuttavia, nel caso in cui il tuo team non sia ancora pronto a "abbandonare" il proprio Dropbox, il servizio si integra automaticamente con molti dei più popolari servizi cloud e ti consente di allegare contenuti direttamente dal tuo account collegato.

Successivamente, è qui che entrano le etichette.

Le etichette sono un moniker universale che può facilmente consentire di separare le sezioni in sottosezioni e così via. Ad esempio, hai qualcosa nella tua lista "Assegnata" ma non sai a quale dipartimento appartiene l'articolo?

Le etichette consentono di codificare rapidamente il contenuto specifico, in modo che chiunque sia collegato alla scheda possa riconoscere rapidamente a chi appartiene e quale sia lo scopo dell'assegnazione. Questo suggerimento visivo rende un sistema organizzativo semplice, non molto diverso dalle schede colorate che vedrai in cima alle cartelle allineate in un raccoglitore.

Infine, puoi scegliere di "condividere" una carta con chiunque via email o semplicemente collegarla allo spazio del tuo flusso di lavoro al di fuori della rete Trello.

Alcune delle caratteristiche extra e più divertenti di Trello includono l'opzione di aggiungere adesivi amichevoli a una carta o ad un membro, alcuni dei quali sono inclusi nell'abbonamento di base, e una libreria intera che si aprirà se ti iscrivi all'oro Trello. Abbonamento mensile.

Business Class ti riceverà gli stessi adesivi, ma invece di pagare $ 5 al mese nel suo complesso, invece, puoi scegliere di concedere l'abbonamento premium a ciascuno dei tuoi dipendenti ad un prezzo scontato a la carte di soli $ 3,75 a persona.

Ulteriori impostazioni nella barra dei menu ti consentiranno di controllare attentamente le autorizzazioni per i membri del tuo team, inclusi chi può leggere le carte, chi può commentarle e chi ha l'opzione di archiviare, eliminare o spostare precedenti incarichi che hanno già servito il loro scopo.

È qui che troverai anche il menu "Power Ups", che include l'opzione di vedere tutti i compiti e i rispettivi proprietari in un formato di calendario completo di date di scadenza e programmi corrispondenti, oltre all'opzione che consente ai membri del tuo team di " votare "su carte particolari.

L'idea alla base del sistema di voto è che se tutti non sono d'accordo su un'idea o su quale incarico lavorare di seguito, puoi aprire la votazione. Qualunque opzione ottenga il maggior numero di voti è il prossimo progetto che viene inviato.

Se una tavola non è sufficiente, c'è sempre la possibilità di fare di più. Segregare la tua forza lavoro in questo modo può aiutare a eliminare troppo crosstalk eccessivo tra i diversi dipartimenti, ed è sempre una buona opzione se sei preoccupato per le autorizzazioni o le persone che vedono i progetti privati ​​in azione prima che siano pronti per il pubblico in generale.

Una volta che una carta è servita al suo scopo, puoi riporla ordinatamente nell'archivio con la semplice pressione di un pulsante. L'Archivio conserverà il contenuto per 30 giorni prima di essere eliminato definitivamente, quindi assicurati di non inviare mai nulla in questa area di Trello a meno che tu non sia assolutamente sicuro di averlo fatto per sempre.

Trello può essere un modo utile e facilmente accessibile per te e per i membri di tutta la tua squadra di rimanere organizzati attraverso il frenetico caos della giornata lavorativa. Utilizzando tutte le sue numerose funzioni e trucchi, puoi mantenere la calma, i progetti in pista e l'ampiezza dei compiti pubblicati in tempo, ogni volta.