Come utilizzare lo strumento di pulizia delle conversazioni in Outlook

Alcune persone preferiscono mantenere le proprie cartelle di Outlook perfettamente controllate, con e-mail ordinatamente categorizzate e archiviate in una struttura di cartelle logica e minimale. La maggior parte di noi non è così, quindi Microsoft ha fornito strumenti per aiutare. Uno di questi strumenti è il poco conosciuto strumento Conversation Cleanup, che elimina o sposta le e-mail ridondanti da una conversazione. Ecco come funziona.

È possibile eseguire lo strumento Pulitura conversazioni su una singola conversazione, una cartella o una cartella e tutte le relative sottocartelle. Cerca e-mail che sono ridondanti, il che significa quelle che sono incluse per intero in un altro messaggio nella conversazione. Elimina quindi (per impostazione predefinita) o sposta queste e-mail in un'altra cartella, a seconda di come l'hai impostata. Ciò aiuta a mantenere la tua casella di posta piena di più copie dello stesso messaggio.

Innanzitutto, è necessario impostare i parametri di pulizia della conversazione. Vai su File> Opzioni> Posta e scorri verso il basso fino alla sezione "Pulizia della conversazione".

Per impostazione predefinita, Conversation Cleanup elimina gli elementi, ma se si desidera spostare elementi ridondanti in una cartella, è possibile fare clic su "Sfoglia" e scegliere la cartella in cui si desidera spostarli. Questo è utile se vuoi verificare da solo che i messaggi che lo strumento trova sono veramente ridondanti. Lo strumento di pulizia delle conversazioni è affidabile nella nostra esperienza, ma a volte non c'è alcun sostituto per il controllo di te stesso.

Probabilmente puoi lasciare le altre opzioni di default così come sono perché hanno molto senso, ma se la tua situazione o le tue preferenze sono diverse, vai avanti e attiva o disattiva i parametri come meglio credi. Dopo aver ottenuto le impostazioni nel modo desiderato, fare clic su "OK" per tornare a Outlook.

Ora, è necessario aprire lo strumento. Nella scheda "Home", fai clic sul pulsante "Pulisci". Il menu a discesa ti offre la possibilità di ripulire la conversazione attualmente selezionata nella cartella, l'intera cartella o l'intera cartella e tutte le sottocartelle.

Puoi anche accedere a questo menu facendo clic su Cartella> Pulisci cartella se non hai bisogno dell'opzione "Pulisci conversazioni".

Andremo con "Pulisci cartella" per ora, ma il processo è lo stesso sia che pulisci una conversazione, una cartella o una cartella e le sue sottocartelle. E per l'opzione con un clic, puoi sempre fare clic con il pulsante destro del mouse su una cartella nel riquadro Navigazione e selezionare "Pulisci cartella".

La prima volta che esegui questo strumento, viene visualizzato un avviso che ti dà la possibilità di modificare le impostazioni, eseguire lo strumento o annullare l'operazione.

Se vuoi che lo strumento funzioni senza visualizzare questo popup, abilita l'opzione "Non mostrare più questo messaggio".

Fai clic su "Pulisci cartella" per eseguire lo strumento (se hai attivato l'opzione "Non mostrare più questo messaggio", da questo momento in poi lo strumento verrà eseguito non appena lo selezioni). Quando lo strumento è in esecuzione, che può richiedere un po 'di tempo se lo stai eseguendo per la prima volta su una cartella con molti messaggi, nella barra in fondo a Outlook viene visualizzato un avviso di stato.

Puoi continuare a utilizzare Outlook mentre è in esecuzione. Una volta che l'avviso di stato scompare, lo strumento è finito. Non ti dirà che è finita - lo strumento è progettato per funzionare in background per aiutarti, non bombardarti di messaggi - ma ti dirà se non riesce a trovare alcun messaggio da ripulire.

Questo è tutto ciò che c'è da fare. Quando abbiamo eseguito questo strumento su una cartella di esempio contenente 2487 e-mail, abbiamo trovato 502 messaggi che potrebbero essere eliminati. Oltre un quinto delle e-mail nella cartella era ridondante, quindi è un apripista e uno strumento che vale la pena usare se stai esaurendo lo spazio o sei stanco di guadare attraverso le conversazioni.