Come utilizzare la pulizia delle cassette postali per eliminare le cartelle di rifiuti di Outlook
Mailbox Cleanup in Outlook è un insieme di strumenti progettati per sbarazzarsi della spazzatura dalla tua casella di posta. Puoi usarlo per rivedere le dimensioni della tua casella di posta, ripulire gli articoli automaticamente per dimensione e data ed eseguire alcune altre funzioni. Passiamo attraverso di loro e dare un'occhiata.
Innanzitutto, è necessario aprire lo strumento. Vai su File> Strumenti e fai clic su Pulizia casella postale.
Ci sono alcuni strumenti disponibili e inizieremo osservando la quantità di dati nella tua casella di posta.
Controlla la dimensione della tua cassetta postale
La tua casella di posta di Outlook è composta da cartelle - Posta in arrivo, Posta inviata, Archivio e così via - e conoscere la dimensione delle cartelle ti aiuta a vedere dove sono tutte le tue email. Per scoprirlo, fai clic su "Visualizza dimensioni mailbox".
Questo apre la finestra Dimensione cartella, che mostra la dimensione di ciascuna cartella. Per impostazione predefinita, si apre nella scheda Dati locali. I dati locali sono i dati che sono memorizzati sul tuo computer nei tuoi file .pst e.ost.
Le colonne mostrano il nome, la dimensione e la dimensione totale della cartella (che è la dimensione comprese eventuali sottocartelle). La parte migliore di questa vista è che ti mostra cartelle che potresti non considerare normalmente, come il calendario. Se hai diversi anni di appuntamenti e richieste di riunioni, puoi facilmente avere una buona quantità di kilobyte nel calendario che puoi pulire eliminando vecchi eventi.
Se si desidera visualizzare la dimensione delle cartelle sul server di posta, fare clic sulla scheda "Dati server". La prima volta che apri questa scheda, potrebbe essere necessario un po 'di tempo prima che i dati vengano compilati. Questo perché Outlook sta contattando il server Exchange, chiedendo i dati sui tuoi file (che sono calcolati al volo), quindi scaricando e visualizzando i risultati.
Ogni volta che apri questa scheda, il recupero dei dati sarà molto più rapido, poiché Exchange dovrà solo eseguire un'analisi delle differenze e la maggior parte delle cartelle non cambierà molto le dimensioni. Una volta caricata la scheda, verranno visualizzate le dimensioni della cartella sul server di Exchange. Questo potrebbe non essere uguale alla dimensione nella scheda Dati locali perché Outlook non scarica necessariamente tutti i messaggi sul tuo computer.
Ad esempio, nella mia scheda Dati locali la Dimensione totale della cartella Archivio è 116805 kb, ma nella scheda Dati server, la Dimensione totale è 363399 kb, una differenza di 246594 kb (265 MB). Questa è una quantità di posta non visibile nei dati locali. Cosa sta succedendo?
Per impostazione predefinita, Outlook mantiene solo una certa quantità di posta sul client locale per assicurarsi che la tua e-mail non occupi troppo spazio. Sui computer con un disco rigido più grande di 64 GB (che è la maggior parte di questi al giorno d'oggi), Outlook manterrà solo e-mail dall'ultimo anno sul tuo computer. I vecchi messaggi vengono conservati sul server di posta elettronica e tu puoi accedervi. È possibile scaricare i vecchi messaggi e modificare questo valore predefinito se lo si desidera. Ricordare che è possibile modificare l'impostazione predefinita in modo che venga scaricata Di meno anche la posta, quindi se stai lottando per lo spazio, potresti voler cambiare l'impostazione predefinita da 1 anno a 6 mesi (o meno).
(Nota: questo riguarda solo gli account che utilizzano un server Microsoft Exchange, come Hotmail, live.com, O365 e alcuni account aziendali. Se utilizzi Outlook per scaricare la posta da altri provider come Google o Yahoo questa impostazione viene ignorata e la posta viene scaricata).
Ora che sai quanti dati contengono le tue cartelle, puoi dare la priorità a quelle che ripulisci.
Ricerca di posta vecchia o grande
Se hai posta in molte cartelle diverse, puoi cercare nell'intera tua casella di posta per posta più vecchia o più grande.
Questo è molto utile se si desidera trovare mail con allegati di grandi dimensioni che è possibile eliminare o passare da Outlook a un disco rigido o un servizio cloud. Ad esempio, se si desidera trovare tutte le mail superiori a 5 MB, è possibile modificare il campo "Trova elementi più grandi di" a 5000 kb e quindi fare clic sul pulsante "Trova".
Il pannello di ricerca standard di Outlook ritorna con un elenco di mail di almeno 5 MB.
Questi risultati restituiscono solo le email, ma puoi cambiare il campo "Guarda" con qualsiasi tipo specifico di file se vuoi lanciare una rete più ampia.
Dai risultati della ricerca, è possibile aprire ciascuna e-mail ed eliminarle o rimuovere gli allegati. Non dimenticare di salvare gli allegati prima di eliminarli o rimuoverli se è necessario salvarli.
Kicking off a AutoArchive
Puoi impostare i parametri di autoarchiviazione per ogni singola cartella in Outlook, qualcosa che abbiamo trattato prima come parte di un aspetto più ampio per mantenere Outlook senza intoppi. Se hai impostato le regole di archiviazione automatica, puoi eseguire il kick-off nella pulizia delle cassette postali facendo clic sul pulsante "Archiviazione automatica".
Questo processo passa da tutte le cartelle in Outlook e applica le regole di archiviazione automatica che hai impostato. Se non hai impostato nulla, potresti essere preoccupato di premere questo pulsante per sbaglio, ma non preoccuparti: la regola di autoarchivio predefinita è di non fare nulla.
Visualizza e svuota gli elementi eliminati
Se desideri "eliminare" la tua posta spostandoli nella cartella Posta eliminata e raramente la svuoti, questa opzione è per te.
Nota: Alcune persone preferiscono usare la cartella Posta eliminata come una sorta di archivio, lanciando le cose lì dentro e non svuotando mai la cartella. Questa non è una buona idea, perché ci sono molti modi per svuotare la cartella Posta eliminata troppo facilmente. Invece, se hai bisogno di tenere un messaggio, imposta un archivio!
Fai clic su "Visualizza dimensioni cancellate" per vedere quanto spazio occupano gli elementi eliminati, quindi fai un respiro profondo e fai clic su "Vuota".
Questo eliminerà tutti gli elementi dalla cartella Posta eliminata. Se questo ti spaventa, allora prenditi un momento per spostare prima qualsiasi mail importante nel tuo archivio, ma dovresti davvero svuotare gli elementi eliminati regolarmente e non usalo come archivio.
Visualizza ed elimina messaggi di conflitto
L'ultima opzione in Mailbox Cleanup è di eliminare i messaggi di conflitto. Si tratta di e-mail che Outlook ritiene in conflitto con un'e-mail esistente perché hanno le stesse informazioni di intestazione. Normalmente ciò è dovuto a problemi temporanei di sincronizzazione con il server Exchange e dovresti essere in grado di eliminare queste e-mail senza problemi. Per vedere se hai qualche email nella cartella Conflict, fai clic sul pulsante "Visualizza dimensioni del conflitto" per vedere una versione filtrata della finestra Dimensioni cartella.
Se ci sono delle e-mail, chiudere la finestra Dimensione cartella e quindi fare clic sul pulsante "Elimina" nella finestra Pulitura mailbox.
Questo è lo strumento di pulizia delle cassette postali. Non è particolarmente appariscente, ma è efficace e utile.
