Come attivare e personalizzare la visualizzazione della conversazione in Outlook

Indietro in Outlook 2010, Microsoft ha introdotto il Conversation View, che funziona come il threading di conversazione di Gmail. È attivato per impostazione predefinita nelle versioni più recenti di Outlook, ma non se è stato aggiornato da una versione precedente in cui è stato spento. Quindi, se non sapessi che era lì, potrebbe essere il momento di dare un'occhiata.

Cos'è la vista conversazione?

Sebbene Microsoft abbia parlato molto della Conversation View quando l'hanno introdotta, la maggior parte delle persone al di fuori dei dipartimenti IT aziendali e dei lettori di siti Web tecnologici di alta qualità probabilmente non ne erano a conoscenza. Dopo tutto, quando è stata l'ultima volta che hai cercato e letto l'articolo "nuove funzionalità" su un'app che usi?

Questo è un peccato perché Conversation View è una funzionalità utile che molte persone volevano dopo aver visto il threading delle conversazioni nel nuovo Gmail di Google, che ha debuttato nel 2004/5. Tale era la domanda che improvvisamente tutti stavano parlando di come utilizzare la colonna "Conversazione" per raggruppare le e-mail in Outlook 2003, anche se questo raccolse solo e-mail nella stessa cartella. Quindi alcune soluzioni complicate sono state modellate utilizzando le cartelle di ricerca dinamiche, ma questo era tutto un po 'grezzo rispetto alla facilità di Gmail di Gmail..

Microsoft è arrivato sul caso e ha aggiunto una corretta visualizzazione per la conversazione, una che estrae le email da tutte le cartelle, quando è stato lanciato Outlook 2010. Potrebbe sembrare un po 'tardi, visto che la loro versione precedente usciva 3 anni prima (Outlook 2007), ma si può solo supporre che i product manager di Microsoft abbiano impiegato un po 'di tempo per capire quanto fosse popolare la visualizzazione della conversazione in threading di Gmail, a quel punto era troppo tardi per aggiungerlo al 2007. Non importa, Outlook 2010 lo ha ottenuto ed è stato un sforzo decente che ha funzionato bene in tutte le iterazioni da allora.

Poiché Outlook 2013 è stato attivato per impostazione predefinita, in molte aziende è ancora disattivato per impostazione predefinita dal reparto IT. Inoltre, se è stato disattivato nella versione precedente di Outlook, rimane disattivato quando si esegue l'aggiornamento a una nuova versione. Uno dei nostri smanettoni lo ha spento cinque anni fa in Outlook 2013, ed è ancora spento ora che si trovano su Outlook 2019. È attivato per impostazione predefinita anche nell'app Web di Outlook, quindi è più utilizzato lì, ma per molte persone, il client Outlook è la loro principale app di posta elettronica.

Diamo un'occhiata a come riattivare Conversation View e quali sono le opzioni di personalizzazione disponibili. Meglio tardi che mai!

Come attivare e disattivare la visualizzazione della conversazione

Puoi attivare e disattivare la visualizzazione per conversazione tramite un semplice interruttore, quindi se la provi e non ti piace, è facile disattivarla. Per accenderlo, attiva l'opzione Visualizza> Mostra come conversazioni.

Outlook visualizza un messaggio di conferma che ti dà la possibilità di attivare la vista in ogni cartella ("Tutte le cassette postali") o solo la cartella corrente ("Questa cartella").

Prova ad attivare "Questa cartella", che ti darà la possibilità di vedere se ti piace prima di accenderlo ovunque. Per disattivare completamente la visualizzazione per conversazione, attiva nuovamente l'opzione Visualizza> Mostra come conversazioni.

Cosa fa la visualizzazione conversazione?

Conversation View organizza i tuoi messaggi in un thread in ordine cronologico, con il nuovo messaggio in cima. Questi sono inizialmente nascosti sotto il messaggio principale, con un triangolo sul lato sinistro per indicare che c'è una discussione sotto.

Facendo clic sul triangolo si espande il thread e mostra le e-mail.

Il messaggio più importante è l'intestazione della conversazione e non è un messaggio. Invece, contiene il nome della persona che ha iniziato la conversazione e il soggetto. Se fai clic su di esso, non vedrai nulla nel riquadro di lettura.

Se fai clic su uno dei messaggi sotto l'intestazione, Outlook li visualizza nel riquadro di lettura normalmente. I nuovi messaggi vengono automaticamente aggiunti all'inizio della conversazione sotto l'intestazione e mostrati in grassetto corsivo per indicare che non sono ancora stati letti.

Una conversazione con un nuovo messaggio viene automaticamente inviata all'inizio della cartella, quindi le conversazioni più recenti sono sempre in primo piano.

Ciò dimostra anche una delle caratteristiche più forti della Conversation View, vale a dire che raccoglie e-mail da qualsiasi posizione in Outlook e lo mostra in un unico luogo, con il nome della cartella che contiene la posta in evidenza. In questa conversazione ci sono mail nella cartella corrente, nella Posta in arrivo e anche nella cartella Posta inviata. Se dovessimo applicare la Conversation View alla Posta in arrivo, vedremmo la stessa identica conversazione.

Come personalizzare la visualizzazione della conversazione

Sotto l'opzione Visualizza> Mostra come conversazioni, c'è l'opzione Impostazioni conversazione. Clicca su questo per mostrare le opzioni di conversazione.

Le opzioni sono:

• Mostra messaggi da altre cartelle: Visualizza i messaggi nella conversazione indipendentemente dalla cartella in cui si trovano. Se questo è disattivato, vedrai solo i messaggi di conversazione presenti nella cartella che stai visualizzando.
• Mostra mittenti sopra l'oggetto: Visualizza il nome del mittente nella parte superiore della conversazione, anziché l'oggetto, quando è in modalità compatta (la visualizzazione predefinita per le cartelle in Outlook). Le schermate seguenti mostrano quando l'impostazione è attiva e disattiva, rispettivamente.

• Espandi sempre la conversazione selezionata: Visualizza la conversazione attualmente selezionata in modalità estesa per tutto il tempo, anche se lasci la cartella e ritorni ad essa. Se vuoi che una determinata conversazione appaia sempre in modalità estesa in ogni cartella che contiene una mail nella conversazione, dovrai abilitare questa opzione in ognuna delle cartelle.
• Usa la vista classica rientrata: Visualizza i messaggi in un rientro in pendenza, con il vecchio il messaggio maggiore è il rientro. Questa è un'impostazione di cartella che verrà applicata a ogni conversazione nella cartella.

È disponibile un'ulteriore impostazione di personalizzazione, che puoi trovare in File> Opzioni. Scegli la categoria "Posta" sulla sinistra e scorri verso il basso fino alla sezione "Altro" per trovare l'impostazione "Non espandere automaticamente le conversazioni quando usi la tastiera per cambiare i messaggi".

Per impostazione predefinita, questa impostazione è disattivata, quindi quando si utilizzano le frecce Su e Giù sulla tastiera per spostarsi all'interno di una cartella, le conversazioni vengono automaticamente espanse quando le si seleziona. Se si attiva questa impostazione, le conversazioni rimarranno contratte quando selezionate utilizzando la tastiera e sarà possibile utilizzare i tasti freccia SINISTRA e DESTRA per espandere e contrarre manualmente. Questo è particolarmente utile se sei il tipo di persona che preferisce usare la tastiera quando possibile.

Questa è la Conversation View, il tentativo di Microsoft di collegare le conversazioni. Riteniamo che sia abbastanza buono, con una personalizzazione sufficiente per attrarre utenti diversi, ma non così tanto da essere difficile da usare. E se non ti soddisfa, puoi disattivarlo disattivando nuovamente l'opzione Visualizza> Mostra come conversazioni.