Come interrompere qualcuno che inoltra una richiesta di riunione in Outlook
Se hai mai avuto problemi con potenziali partecipanti alla riunione che inoltrano richieste ad altri, abbiamo buone notizie. Se disponi dell'ultima versione di Outlook (2016 o 365) o di un iscritto a Office 365 che utilizza l'app Web di Outlook, puoi impedire alle persone di inoltrare le convocazioni alle riunioni.
Ottenere un incontro con i partecipanti giusti può essere frustrante. Devi trovare un momento in cui tutti sono disponibili. Quindi devi trovare una stanza libera. Quindi sperare che i partecipanti non inoltrino la richiesta di riunione a qualcuno in più che non ha bisogno di partecipare o, peggio, inoltra la riunione a un subordinato per partecipare invece. Non possiamo costringere le persone a essere libere e non possiamo incantarti in una sala riunioni, ma se utilizzi Outlook, possiamo mostrarti come impedire alle persone di inoltrare la richiesta di riunione. Diamo un'occhiata.
Aggiornare: Uno dei nostri lettori ha portato alla nostra attenzione che questa tecnica è disponibile solo nella versione Windows di Outlook e non la versione macOS. Grazie per avermelo fatto notare, Floris!
Interrompere una richiesta da inoltrare in Outlook o Applicazione Web Outlook
Arrestare una richiesta di riunione dall'inoltro è semplice come capovolgere una singola impostazione prima di inviare la richiesta.
Nel client Outlook completo, con una richiesta di riunione aperta, passare alla scheda "Riunione". Fai clic sul pulsante "Opzione risposta", quindi fai clic sull'interruttore "Consenti inoltro" nel menu a discesa per disattivarlo (è attivo per impostazione predefinita).
In Outlook Web App, assicurati di avere una richiesta di riunione aperta e almeno un partecipante aggiunto. Fare clic sul pignone "Partecipanti" e quindi fare clic sul pulsante "Consenti inoltro" per disattivarlo per questo incontro.
Sfortunatamente, non c'è modo di disattivare l'opzione "Permetti l'inoltro" per impostazione predefinita. Devi spegnerlo ogni volta che crei una nuova richiesta.
Quindi, cosa succede se qualcuno cerca di inoltrare la mia richiesta di riunione?
Tre cose possono accadere quando qualcuno cerca di inoltrare un messaggio in cui hai disattivato l'opzione "Permetti l'inoltro":
- Se il tuo partecipante utilizza la stessa versione di Outlook come te (e se lavora per la stessa azienda è molto probabile che lo sia), quindi non verrà data la possibilità di inoltrare la richiesta di riunione.
- Se sono su una versione precedente di Outlook, saranno in grado di inoltrare la richiesta di riunione, ma Microsoft Exchange bloccherà la consegna e invierà al partecipante un messaggio "non recapitabile".
- Se utilizzano un sistema di posta elettronica non Microsoft, come Gmail, potranno inoltrare la richiesta di riunione senza restrizioni. Questo perché i sistemi di terze parti non hanno alcun obbligo di rispettare il flag "non inoltrare" di Microsoft. In futuro è possibile che inizieranno a rispettarlo (questo è spesso un "ti grattami la schiena, e ti gratterò la tua" situazione, dove qualcuno come Google vuole che Outlook rispetti un flag specifico di Gmail, quindi un affare è fatto ), ma è anche del tutto possibile che nessun sistema oltre a Outlook rispetterà mai la bandiera.
Tuttavia, finché organizzi incontri con persone della tua organizzazione, questo dovrebbe funzionare correttamente.
