Come mostrare le ore di lavoro ad altre persone in Outlook

Cosa c'è di peggio che non essere in grado di ottenere un incontro con qualcuno? Ottenere una richiesta di riunione per un momento in cui non stai lavorando. Non possiamo fermarlo, ma possiamo aiutarti a configurare Outlook in modo che almeno le persone conoscano il tuo orario di lavoro.

Quando crei una richiesta di riunione in Outlook, la Riunione> Assistente pianificazione ti aiuta a trovare l'ora in cui tu e i destinatari della richiesta di riunione siete entrambi liberi.

Quando si apre Scheduling Assistant, le ore mostrate per ogni giorno non sono tuttavia da mezzanotte a mezzanotte; sono dalle 8:00 alle 17:00.

Questo è l'impostazione predefinita di Outlook giorno lavorativo, che puoi cambiare in qualunque ora lavorerai. Fai clic su File> Opzioni> Calendario e cerca la sezione "Orario di lavoro". Puoi cambiare il tuo orario di lavoro qui.

Ad esempio, cambieremo il nostro orario di lavoro dalle 10.00 alle 16.00 e poi fare clic su "OK". Se apriamo una nuova richiesta di riunione e facciamo clic sull'assistente di pianificazione, i nostri orari di lavoro sono cambiati per riflettere le nuove ore.

Outlook mostrerà questi orari a chiunque abbia accesso al tuo calendario quando provano a prenotare un incontro con te.

Diciamo che sei un nottambulo che lavora da remoto e puoi impostare le tue ore. Devi essere disponibile nel pomeriggio in modo che ci sia qualche sovrapposizione con i tuoi colleghi mattinieri, ma preferisci un inizio successivo, quindi cambi il tuo orario di lavoro dalle 12 alle 20. Quando crei una richiesta di riunione e aggiungi un collega, Outlook visualizza l'orario di lavoro dalle 12:00 alle 20:00 e le ore in cui non funzionano in questo periodo verranno visualizzate come una barra grigio chiaro.

Quando provano a prenotare un incontro con te, tutte le ore fino alle 12 di sera mostreranno allo stesso modo una barra grigio chiaro per loro.

Puoi anche impostare i giorni lavorativi, quindi se lavori part-time o lavori nel fine settimana, puoi modificarlo in File> Opzioni> Calendario> Settimana lavorativa.

Cambiamo il nostro per mostrare che il venerdì è un giorno non lavorativo. Quando creiamo una nuova richiesta di riunione e guardiamo all'Assistente programmazione, mostra l'intera giornata come una barra grigio chiaro, indicando che non si tratta di ore lavorative per noi.

Potresti aver bisogno di educare i tuoi colleghi su cosa significhi la barra grigia e incoraggiarli a mettere i loro giorni di lavoro e le ore a disposizione, ma una volta che tutti sanno cosa significa, almeno la gente si incolperà solo se prenoterà una riunione con te per un po 'non lavori.