Come condividere il tuo calendario di Outlook
Condividere il tuo calendario di Outlook è facile, ma come fai, conta se non vuoi che le persone con cui lo condividi riescano ad accedervi. Diamo un'occhiata a come condividere un calendario di Outlook, se il destinatario si trova nella stessa organizzazione o meno.
Se condividi il tuo calendario di Outlook con qualcuno all'interno della tua organizzazione (ovvero, persone con lo stesso dominio di posta elettronica che hai) al di fuori della tua organizzazione, il processo di condivisione è simile. Tuttavia, il modo in cui il destinatario accede al tuo calendario condiviso è un po 'diverso, specialmente se la persona esterna alla tua organizzazione non utilizza Outlook. È ancora piuttosto semplice, e tratteremo come funziona in modo da poter indirizzare le persone qui se hanno difficoltà ad accedere al tuo calendario condiviso.
Condivisione del tuo calendario con un collega
Se vuoi condividere un calendario con qualcuno che lavora per la stessa organizzazione, il processo è abbastanza semplice. Apri il calendario in Outlook e quindi fai clic su Home> Condividi calendario> Calendario.
Se utilizzi Outlook per più di un account, assicurati di selezionare il calendario per l'account che desideri condividere.
La finestra "Proprietà calendario" si aprirà nella scheda "Autorizzazioni", che mostra chi ha attualmente accesso al tuo calendario. Per impostazione predefinita, Outlook è impostato in modo che chiunque nella tua organizzazione sarà in grado di vedere quando sei occupato, ma nient'altro. Le tue persone IT potrebbero averlo modificato in molti modi diversi, quindi ci concentreremo sulla condivisione del tuo calendario con un individuo della tua organizzazione.
Per condividere il tuo calendario con qualcuno, fai clic sul pulsante "Aggiungi".
Questo aprirà la tua rubrica e per impostazione predefinita mostrerà le persone della tua organizzazione. Aggiungi la persona con cui desideri condividere il tuo calendario e fai clic su "OK".
La persona che hai scelto appare nella finestra Autorizzazioni. Per impostazione predefinita, avranno un livello di autorizzazione "Può visualizzare tutti i dettagli", che è possibile modificare se lo si desidera.
Quando hai finito, fai clic su "OK" per condividere il tuo calendario.
Per visualizzare un calendario condiviso da qualcuno con te, fai clic su Home> Aggiungi calendario> Apri calendario condiviso.
Nella finestra visualizzata, inserisci il nome della persona che ha condiviso un calendario con te, quindi fai clic su OK.
Il calendario verrà ora visualizzato per essere visualizzato nell'elenco "Calendari condivisi" sul lato sinistro.
Condivisione del tuo calendario con qualcuno esterno
Se si desidera condividere un calendario con qualcuno che lavora al di fuori della propria organizzazione, il processo è molto simile. Apri il calendario in Outlook e quindi fai clic su Home> Condividi calendario> Calendario.
Se utilizzi Outlook per più di un account, assicurati di selezionare il calendario per l'account che desideri condividere.
La finestra "Proprietà calendario" si aprirà nella scheda "Autorizzazioni", che mostra chi ha attualmente accesso al tuo calendario.
Per condividere il tuo calendario con qualcuno, fai clic sul pulsante "Aggiungi".
Questo aprirà la tua rubrica. Nel menu a discesa "Rubrica Indirizzi", fai clic su "Contatti".
Questo mostrerà tutti i contatti esterni nella tua rubrica. Se vuoi condividere il tuo calendario con una persona esterna e non vengono mostrati qui, dovrai prima aggiungerli come contatto.
Aggiungi la persona con cui desideri condividere il tuo calendario e fai clic su "OK".
La persona che hai scelto verrà aggiunta alla finestra Autorizzazioni. Per impostazione predefinita, avranno il livello di autorizzazione "Può visualizzare tutti i dettagli", che è possibile modificare se lo si desidera. A differenza della condivisione con le persone della tua organizzazione, non puoi dare diritti esterni ai membri "Può modificare" o "Delegare".
Quando hai finito, fai clic su "OK" per condividere il tuo calendario.
Il modo in cui il destinatario accetta il tuo invito a visualizzare un calendario è il punto in cui il processo differisce un pò dalla condivisione con qualcuno all'interno della tua organizzazione.
La persona che hai condiviso il tuo calendario viene inviata un'email.
Se fanno clic su "Accetta e visualizza calendario", verranno indirizzati a Outlook.com per accedere a un account Microsoft, in cui verrà reso disponibile il calendario condiviso.
Questo processo è abbastanza semplice, ma non è di grande aiuto se il destinatario utilizza un prodotto non Microsoft. Ti mostreremo come aggiungere il calendario condiviso a un calendario di Google, in quanto questa è l'app di calendario più popolare, ma puoi aggiungere un calendario condiviso a praticamente qualsiasi app di calendario decente che ti interessa menzionare.
Nella parte inferiore dell'email c'è un link "questo URL".
Fai clic con il pulsante destro del mouse su questo URL e fai clic su "Copia posizione di collegamento" (o il comando equivalente a seconda del programma che stai utilizzando per visualizzare la posta).
Apri il tuo Google Calendar, fai clic sui tre punti accanto a "Aggiungi calendario", quindi seleziona "Dall'URL".
Incolla l'URL copiato dall'email e fai clic su "Aggiungi calendario".
Il calendario verrà visualizzato nell'elenco "Altri calendari" sul lato sinistro.
Questo non è un formato molto amichevole, specialmente se c'è più di un calendario condiviso da mostrare. Puoi rinominarlo passando con il mouse sopra il nome, facendo clic sui tre punti che compaiono alla fine, quindi facendo clic su "Impostazioni".
Cambia il campo Nome per essere quello che vuoi che sia e poi fai clic sulla freccia indietro accanto a "Impostazioni".
Ora hai un nome di calendario molto più amichevole.
L'URL che hai copiato dall'email è un URL del calendario condiviso nel formato iCalendar (.ics), che nonostante la somiglianza dei nomi non ha nulla a che fare con Apple. Invece, è un formato aperto per le informazioni del calendario che esiste da oltre 20 anni. Ogni app di calendario che probabilmente utilizzerai accetterà un calendario in formato .ics, quindi, mentre abbiamo analizzato il processo di aggiunta a un calendario di Google, il link dovrebbe funzionare in Calendario Apple, Yahoo! Calendar, Lightning for Thunderbird o qualsiasi altra app di calendario che usi.
