Come condividere i notebook in Microsoft OneNote 2016
Microsoft OneNote 2016 è un ottimo strumento gratuito per prendere appunti, non solo per te stesso, ma anche per collaborare a note e progetti con altri, come colleghi o familiari. Ti mostreremo alcuni modi in cui puoi condividere i tuoi appunti OneNote.
Per condividere note e taccuini in OneNote 2016 con altri, assicurati che il tuo notebook sia sincronizzato con il tuo account OneDrive online, in modo che altri possano accedervi. Questo lo sincronizzerà su Internet, ma non lo renderà automaticamente disponibile agli altri. Per fare ciò, devi condividerlo manualmente con gli altri in modo che possano vederlo e, se lo desideri, modificarlo.
Per accedere ai vari strumenti per condividere note e taccuini in OneNote 2016, fare clic sulla scheda "File".
Nella schermata del backstage, fai clic su "Condividi" nell'elenco di elementi a sinistra.
Come condividere un notebook con qualcuno tramite e-mail
È possibile invitare le persone a visualizzare o modificare il blocco note inviando loro un'email utilizzando l'opzione Condividi con persone nella schermata Condividi notebook. Solo le persone che inviti specificatamente potranno accedere al tuo notebook. L'opzione Condividi con persone è l'impostazione predefinita, quindi viene selezionata automaticamente nella schermata Condividi taccuino.
Inserisci un nome o un indirizzo e-mail nella casella "Digita nomi o indirizzi e-mail". Se inserisci un nome nella tua rubrica di Outlook, ti verrà chiesto con i contatti che corrispondono al nome o all'indirizzo email che hai iniziato a digitare, in modo da poter scegliere facilmente la persona che desideri. Puoi anche fare clic sul pulsante "Cerca nella rubrica per i contatti" a destra della casella Nomi di tipo o indirizzi email. Per condividere il tuo blocco appunti con più persone, inserisci un punto e virgola tra ogni indirizzo e-mail.
Quando condividi un notebook con altri, puoi scegliere di consentire loro di visualizzare il blocco note o consentire loro di modificare anche il blocco note. Per specificare se possono modificare il blocco note, seleziona "Può modificare" o "Può visualizzare" dall'elenco a discesa a destra della casella Nomi di tipo o indirizzi e-mail.
Se si desidera includere un messaggio per i destinatari dell'e-mail, inserire una nota nella casella sotto l'indirizzo e-mail.
Fai clic su "Condividi" per inviare un collegamento alle persone con cui hai scelto di condividere il taccuino.
La persona con cui hai condiviso il notebook viene aggiunta all'elenco Condiviso con nella parte inferiore dello schermo.
Se decidi di revocare l'accesso a qualcuno con cui hai condiviso un notebook, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla persona nell'elenco Condiviso con e seleziona "Rimuovi utente" dal menu popup. Puoi anche cambiare il permesso per quella persona in questo menu.
Le persone a cui hai inviato gli inviti riceveranno un'email contenente un pulsante "Visualizza in OneDrive".
Quando fanno clic sul pulsante Visualizza in OneDrive nel messaggio di posta elettronica, il blocco appunti viene aperto in OneNote Online, dove possono essere visualizzati e modificati, a seconda dell'autorizzazione che hai impostato per loro.
Se stai consentendo alle persone con cui hai condiviso il tuo notebook di modificarlo, il pulsante "Modifica nel browser" è disponibile in OneNote Online.
Come condividere un blocco note usando un collegamento
La condivisione di un blocco appunti di OneNote tramite un collegamento è simile alla condivisione con le persone tramite e-mail. La differenza principale è che quando si condivide un notebook con persone tramite e-mail e poi si decide di revocare l'accesso al notebook, è necessario rimuovere ciascun utente separatamente, come discusso nella sezione precedente. Tuttavia, la condivisione di un blocco note tramite un collegamento consente di revocare l'accesso a tutti gli utenti che hanno condiviso il blocco note con un solo clic.
Per ottenere un collegamento di condivisione, accedi alla schermata Condividi Notebook come descritto all'inizio dell'articolo. Fai clic su "Ottieni un collegamento di condivisione" in Condividi.
Per ottenere un collegamento di condivisione che consenta agli utenti di visualizzare il blocco note, ma non di modificarlo, fai clic su "Crea collegamento" a destra di "Visualizza link".
Un collegamento viene visualizzato in una casella sotto Visualizza collegamento. Seleziona il testo del link e premi Ctrl + C sulla tastiera per copiarlo.
Puoi inviare via email il link alle persone con cui desideri condividere il notebook. È inoltre possibile condividere il collegamento con altri utilizzando social media, software di messaggistica istantanea, software di collaborazione, postare il collegamento su un sito Web o qualsiasi altro metodo funzioni per voi.
Quando fanno clic sul collegamento nel messaggio di posta elettronica, il blocco appunti si apre in OneNote Online, proprio come quando abbiamo utilizzato l'opzione Condividi con persone nella sezione precedente. Si noti che poiché il notebook è stato condiviso con un collegamento di visualizzazione, non vi è alcun pulsante Modifica nel browser e il blocco note non può essere modificato.
Se vuoi collaborare a un notebook con qualcuno e consentire loro di apportare modifiche al notebook, fai clic sul pulsante "Crea link" a destra di "Modifica collegamento".
Proprio come con il link Visualizza, otterrai un link che puoi copiare e inviare a qualcuno.
Per revocare l'accesso al notebook, fai semplicemente clic sul pulsante "Disattiva collegamento" accanto al tipo di collegamento che desideri interrompere. Chiunque abbia quel link non sarà in grado di accedere al notebook.
Come condividere un blocco note in formato PDF
In entrambi i casi precedenti, le persone con cui condividete il notebook ottengono l'accesso all'intero notebook. Forse vuoi condividere solo una certa sezione o solo alcune note del taccuino. È possibile creare un file PDF contenente note, sezioni o l'intero notebook e inviarlo a chiunque si desideri condividere il notebook. Fare clic sul collegamento per istruzioni sull'esportazione di una nota in formato PDF.
Come condividere un blocco note con una riunione
Non devi più prendere appunti da solo nelle riunioni. È possibile condividere un blocco appunti di OneNote con gli altri partecipanti alla riunione e chiedere loro di prendere appunti. In questo modo, puoi essere sicuro di non perdere un elemento di azione importante o una decisione chiave presa durante la riunione.
Se si partecipa a una riunione online su Skype o Lync pianificata utilizzando Outlook, è possibile condividere un blocco appunti con gli altri partecipanti alla riunione utilizzando l'opzione Condividi con riunione nella schermata Condividi notebook. Dopo aver fatto clic sul pulsante "Condividi con riunione" e selezionato la riunione a cui partecipi, viene inviato un collegamento al blocco appunti a tutti i partecipanti alla riunione. Possono accedere al notebook e tutti possono aggiungere al notebook contemporaneamente.
È inoltre possibile utilizzare uno dei metodi descritti nelle sezioni precedenti per condividere un blocco appunti di OneNote con altri in una riunione.
Come spostare un blocco note condiviso
Se hai condiviso un notebook e ora hai bisogno di spostare quel notebook in una posizione diversa, puoi spostare il notebook, ma non è così facile come basta selezionare una nuova posizione. Avrai bisogno di notificare a tutti coloro che hai condiviso il notebook e seguire questa procedura per spostare effettivamente il notebook in una nuova posizione.
OneNote è un ottimo programma per raccogliere informazioni, brainstorming, condividere note con i tuoi amici o colleghi e per accedere a note e documenti su quasi tutti i dispositivi. Se hai utilizzato Evernote e desideri passare a OneNote a causa del piano gratuito più limitato o dei piani a pagamento più costosi, Microsoft ora fornisce uno strumento gratuito per migrare facilmente da Evernote a OneNote.
